Toplantılar liderlik için yeterince etkili bir araç mı? 

1

Her organizasyon için geçmiş dönemlerde başvurulan, günümüzde ve de gelecek dönemde de başvurulması muhtemel en güçlü yönetim aracı nedir? diye sorduğumuzda, kuşkusuz cevap olarak toplantı diyenler çok olacaktır. Peki, gerçekten öyle mi?

Toplantılar, çalışma yaşamı içerisinde kuşkusuz çok yer tutan bir olgu olmakla beraber, bir organizasyonda bazen tanışma amaçlı, bazen bir konuyu ve projeyi iyice anlaşılır kılmaya yönelik, bazen oluşan sorunlar için çözüm arayışına yönelik bilgi ve görüş alış verişi, beyin fırtınası ve sinerji için yapılıyor. Bazen de bir konuda ortak akıl veya yeni fikirlere zemin sağlamak amacıyla, çok genel olarak da yönetimsel koordinasyon sağlamak, bazen genel durum değerlendirmesi ile sorun ve çözüm önerilerinin tespiti bakımından rutin kontrol enstrümanı olarak başvurulan bir genel yönetim aracı.

Neredeyiz? Nereye varmak istiyoruz?

En çok da neredeyiz, nereye varmak istiyoruz, bunun için neleri, ne zaman, kimlerle ve nasıl yapmalıyız? soruları toplantıları gündeme getiriyor. Yani toplantılar için veri toplama ve bu verilerin analizinden bir enformasyon sağlayarak bu referanslar doğrultusunda da oluşan veya öngörülen risklere karşılık gerektiğinde önlem, inisiyatif ve yeni kararlar alma ve hedeflere dönük süreçlerin etkin, etkili şekilde yönetilmesinde en önemli araçlardan biri diyebiliriz.

Hal böyle iken bir işletmenin veya bu işletme çarkının değişik aralık dişlilerinin işleyişinden sorumlu tüm iş görenlerin en önemli kaynaklarından biri de zaman ve dolayısıyla zaman yönetimi. Bununla beraber kaynakların etkin ve verimli kullanılması ile zaman, maliyet ve kalite döngüsünün olabildiğince optimum yönetilmesi de en önemli yönetsel başarı anahtarı.

Bunun bir yönetim aracı ve çeşitli amaçlara yönelik başvurulacak bir yöntem olduğunda sanırım hemen hemen bütün iş ve yönetim profesyonelleri hemfikir.

Toplantı yönetimi, ama nasıl?

Önemli bir diğer husus ise hiç kuşkusuz toplantının kendisinin de iyi bir planlama ve de yönetim gerektirdiği. Öte yandan toplantılarımızın gerçek manada etkili sonuçlar sağlaması için bu sürecin nasıl kurgulanıp ne şekilde uygulanması gerektiği tarafı ise, bu işin deyim yerindeyse kritik eşik noktası.

Şimdi etkili ve verimli bir toplantı gerçekleştirmeyi toplantı planlayan her çalışan ister istemesine de, bu nasıl mümkün olabilir? İşin bu tarafı elbette çok önemli. O zaman hemen şu soru karşımıza çıkıyor: Etkili ve verimli bir toplantı gerçekleştirebilmek için ne yapmalı, hangi yöntemleri izlemeliyiz?

Etkili toplantı nasıl yapılır?

Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle konunun dört ekseni olduğunu bilmemizde fayda var. Bunlar sırasıyla;

  • Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu
  • Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu
  • Oturum yöneticisinin sorumluluğu
  • Katılım sağlayacak olan katılımcıların sorumluluğu

Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu

  • Toplantı için bir plan hazırlamış mı?
  • Amaç açık şekilde belirlenmiş mi?
  • Belirlenen gündem, toplantının yer ve saati katılımcılara bildirilmiş mi?
  • Toplantıya kimlerin katılacağı diğer tüm katılımcılara iletilmiş mi?
  • Toplantı için atılan bildirimler ilgililere ulaştı mı?
  • Toplantıya davet edilen katılımcıların dönüşleri sağlanıp kayıt altına alındı mı?
  • Oturumu kimin yöneteceği belirlendi ve kendisine hazırlık kaynakları sunuldu mu?
  • Toplantı yeri ve ortamı önceden görülüp, fiziki mekan etüdü yapıldı mı?
  • Toplantılara tam zamanında başlanabiliyor mu?
  • Toplantı öncesi başkan tarafından genel bir bilgilendirme sunuluyor mu?
  • Toplantı süresine sadık kalma anlayışı önemseniyor mu?
  • Öncesi varsa bu toplantıya ışık tutacak konu geçmişi özeti yapıldı mı?
  • Toplantıda görüşülen konular ve varsa alınan kararlar imza altına alınıp tutanağa dönüştürüldü mü?
  • Toplantı sonuç raporu tüm katılımcılara duyuruldu mu?

Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu

  • Organizasyonu gerçekleştiren işletmenin bu konudaki deneyim düzeyi.
  • Organizasyon yapmanın önemli tarafları yeterince test edilebilmiş mi?
  • Toplantı çalışmasının genel fotoğraflaması doğru yapılabildi mi?
  • Toplantı için gerekli olan fiziki ortam analizi sağlıklı şekilde yapılabildi mi?
  • Toplantının ara gereksinimi olan ortam ve ikramların hazırlığı titiz şekilde gerçekleştirildi mi?
  • Ses, ısı ve aydınlatma düzenlemeleri teker teker yeniden test edildi mi?
  • İş bölümü etkili şekilde sağlanıp tüm görevlilere tebliğ edilmiş mi?
  • Çalışma sırasında tüm görevliler kendilerine ayrılan işi en iyi şekilde ikame edebiliyor mu?

Oturum yöneticisinin sorumluluğu

  • Oturum yöneticisi organizasyonun kültürüne vakıf mı?
  • Oturum başkanı gündem konusuna yeterince hakim mi?
  • Oturum yöneticisi kendi temsil alanı açısından gerekli hazırlıklarını yaptı mı?
  • Toplantıda katılımcılara eşit düzeyde söz verme özenini sergileyebiliyor mu?
  • Zaman yönetimi için önce toplantıların yönetilmesi gerektiğini biliyor mu?
  • Katılımcıların süre kullanımlarını kontrol etme ve gelişen aksamaları inisiyatif alarak yönetme becerisi yeterince gelişmiş mi?
  • Katılımcıların gerçek katılımlarının zihinsel katılımları olduğunun bilincinde mi?
  • Katılımcıların ilgilerinin devamını sağlayacak ara bildirimleri sağlayabiliyor mu?
  • Kendisininde aslında en etkili katılımcı olduğunu hissettirebiliyor mu?
  • Toplantı yönetiminin de tüm diğer beceriler gibi geliştirilebilir bir beceri olduğunu toplantı yöneticisi ne kadar biliyor?

Katılımcıların sorumluluğu

  • Katılımcıların bu toplantı için bir hazırlık planları var mı?
  • Zaman yönetiminin ortak sorumluluk alanı olduğuna ilişkin farkındalıkları yeterince kurulmuş mu?
  • Toplantı planının yürütülmesinden ve nihayet toplantının tüm başarısından oturum yöneticisi kadar, tüm katılımcıların da ortak sorumluluk sahibi oldukları mesajı alındı mı?

Netice olarak bu dört önemli pencereden bakıldığında her bir başlığın en az yüzde 70 düzeyinde hazırlıklar örüntüsü kurulmuş olarak görülebiliyorsa, bu durumda işletmeler de üretimlerine gerçek manada katkı yapmaya dönük toplantılarla buluşmuş diyebiliriz.

Aksi durumda da; toplantı her işletme yönetimi için çok gereklidir. Ancak zaman aralığı belirsiz, amacı ve gündemi tanımlanmamış, gerçek manada katılım ve katkı sağlamaktan uzak toplantılar, bir organizasyonun zamanını çalan en önemli unsur olarak karşımıza çıkacak, bunun öngörülememesi durumunda ise, kaybedilen yalnızca zaman değil, idari işleyiş olacaktır.

Paylaşmak sevgidir, berekettir.

İnsan Kaynakları Proje Yöneticisi Nedim İleri

nedimileri.com

YORUMLAR

CEVAP VER

Please enter your name here
Please enter your comment!