İdeal bir toplantı düzeni kurmak oldukça zor. Sıklıkla işlevsel olmayan bir şekilde toplanma ve zaman kaybı olarak nitelendirilen toplantının, herkesin tek tek katkıda bulunduğu, sorunlar ve projeler üzerinde birlikte kafa yorulan bir hale dönüşmesi için değişmesi gereken noktalar var. Harvard Business Review tarafından yapılan araştırmaya göre sessiz ve içine kapanıklar, kadınlar ve freelance çalışanlarla ilgili dönüşüm gerçekleştiği zaman toplantılardan tam olarak verim almak da mümkün hale gelebilir.
Harvard Business Review tarafından yapılan araştırmaya göre iş dünyasında sessizler, kadınlar ve freelance çalışanlar olarak nitelendirilen üç grup sıklıkla görmezden geliniyor, bu da toplantılardan istenen verimin alınamamasına neden oluyor. Araştırma, iyi bir lider olmanın özellikle bu üç grubun seslerinin duyulması ve toplantılardan iş yapış biçimlerine kadar süreçlere dahil edilmesi ile ilişkisine değiniyor. Buna göre toplantılar başta olmak üzere iş yerinde tam verimlilik için önyargıların yıkılması ve süreçlere tüm çalışanların eksiksiz katılması noktasında yöneticilere büyük iş düşüyor.
Sessizler
Dışa dönük çalışanlar, hızlı düşünmeleri, kendilerini hızlı ifade etmeleri ve hızlı hareket etmeleri ile genellikle her zaman ön planda yer alıyor. Araştırmada yer alan sessiz, içe kapanık ama çalışkan diğer çalışansa çoğunlukla tüm süreç boyunca izleyici konumunda kalıyor. Düşünmeden konuşmak istemiyor, beklemek ve süreci sindirerek ilerlemek istiyor, çoğu kez de sıra ona gelmiyor. Araştırma bu tür bir karakter özelliği için kimseyi suçlayamayacağımızı bunun yerine ortak noktada buluşmak gerektiğini vurguluyor. Buna göre toplantıya bu bilgiyle girmek ve sessiz çalışan için süreci kolaylaştırmak çok önemli. Çok da zorlamadan sessiz çalışana düşüncelerini sormak, onu konuşmaya teşvik etmek ve toplantının verimli geçmesini sağlamak yöneticinin elinde. Bir başka yol da toplantı öncesinde toplu bir maille konuşulacak konuya dair katılımcıların tek tek fikirlerinin alınması. Araştırmaya göre önceden düşüncesini ifade eden sessiz katılımcı için toplantıda daha aktif olmak bu şekilde kolaylaşabilir.
Kadınlar
Harvard Business Review Araştırması başta olmak üzere pek çok araştırma kadınların çoğu yerde olduğu gibi toplantı odasında da sıklıkla görmezden gelindiğini gösteriyor, düşünceleri erkek baskın iş ortamı söz konusuysa çok da umursanmıyor. Kadınların iş hayatına tam randımanla katılabilmeleri için yöneticiye düşen görev çok büyük. Toplantılarda kadınların erkeklerle eşit oranda söz alması ve dikkate alınması öncelikle kurum kültürünün yerleşik olması ile ilişkilendiriliyor. Buna göre kadınların konuşmasını, fikir yürütmesini destekleyen, görmezden gelinmesini fark eden ve buna yönelik yaptırımlarda bulunan bir kurumda bu tür sıkıntıların yaşanmayacağı da açık. Yöneticilerin kurum kültürünün taşıyıcısı olarak kadınların düşüncelerini rahatça ifade edebileceği bir ortam oluşturması ve toplantıyı eşitlikçi bir bakış açısıyla yönetmesi gerekiyor.
Freelance çalışanlar
Büyük şirketlerin çoğunun kadrosunda uzaktan çalışan kişiler de var. Araştırmaya göre freelance çalışanların toplantıya uzaktan verimli bir katkıda bulunması için toplantı öncesi hazırlık şart. Freelance çalışanın gerçek zamanlı Skype ya da video konferans gibi bir araçla toplantıya katılımının sağlanması önemli. Toplantının orada olmayan kişiye uygun bir şekilde basitleştirilmesi gerekiyor. Toplantının amacının, materyallerinin ve gidişatının önceden belirlenmesi, freelance çalışan kişinin diğer çalışanlarla tam uyumu ve toplantıya eşit katkısı açısından şart.
Verimli toplantı yapmayı öğrenmek şirketin kolektif düşünme gücünü geliştiriyor. Kolektif düşünebilen bir şirketin tüm işgücüyle daha iyi üreteceği ve potansiyelini artıracağı kesin. Şirketin kolektif düşünebilmesi bir yandan tüm çalışanların sürece katılımının teşvik edildiği dinamik bir yapılanma anlamına da geliyor. Bu yapılanmada çeşitlilik ve eşitlik şart. Sessiz çalışan, kadın çalışan ya da freelance çalışanın diğer çalışanlardan hiçbir farkı yok.
