Toplantıların 5 ana sorunu ve çözümleri

0

Sonu gelmeyen, bir türlü karar alınamayan ve bir sonraki uzun toplantıya kadar gündeme gelmeyen proje planları… Günümüz beyaz yakalıların en büyük çıkmazı toplantının toplantısı sorununun neden olduğu verimsizlik giderek büyüyor. Yapılabilecek bir şeyler olmalı...

uzunsurentopanti3333

Verimli çalışma temposunu yakalayabilmek için yapılacak birçok yeniliğin içerisinde ilk sıralarda verimli toplantılar düzenlemek geliyor. Bilgi alışverişi yapmak, çeşitli plan ve projeleri hayata geçirmek, önceden alınan kararları düzeltmek gibi nedenlerle organize edilen toplantıların süresi uzadıkça sonuca varması zorlaşıyor. Uzayan toplantılar, tamamlanmayan günlük işlere ve böylece süreçlerin sarkmasına neden oluyor. Çalışanlardan yöneticilere kadar pek çok beyaz yakalının sorunu olan verimsiz toplantıları verimli hale getirmek mümkün mü?

İşte toplantıların 5 ana sorunu ve çözüm önerileri:

Gereğinden uzun toplantılar 

Toplantıların verimsiz geçmesinin nedenlerinin başında sonu gelmeyen uzunluktaki toplantılar yer alıyor. Toplantı öncesinde süre kısıtlamasının yapılması verimli toplantıların ilk adımlarından biri. Katılımcılara toplantının süresi hakkında bilgi verilmesi de katılımcıların toplantıda daha aktif olmasını sağlıyor. Aksi taktirde süre uzadıkça konudan uzaklaşılıyor, konu bütünlüğü ortadan kalkıyor ve verimsizliğe davetiye çıkarılıyor.

Geç kalanlar – hiç gelmeyenler 

Zaten gereğinden uzun sürecek bir toplantıya daha en başından geç kalan katılımcı en önemli zaman kaybı nedenlerinden biri.  Geç kalan katılımcılar diğerlerinin de dikkatinin dağılmasına, toplantı bütünlüğünün bozulmasına, konunun baştan alınmasına, dahası toplantı süresinin daha da uzamasına neden oluyor. Oysa toplantı vaktini doğru seçerek toplantının kesintisiz ve planlandığı şekilde yapılması da mümkün. Örneğin toplantıya mesainin ilk dakikaları içinde başlamak trafik ya da farklı etkenler nedeniyle gecikmelere neden olabiliyor. Bu nedenle toplantının mesainin başlama saatinden bir saat sonra yapılması daha gerçekçi bir zamanlama anlamına geliyor. Aynı şekilde gün sonundaki toplantılar da tüm günün yorgunluğu nedeniyle dikkat dağınıklığı ortamı yaratabiliyor.  Son bir geç kalma önlemi ise toplantı saatini saat başlarında ya da buçuklu vakitler yerine dikkat çekici saatlerle mümkün olabiliyor. Örneğin saat 10.25’de başlayacak bir toplantı kimin dikkatini çekmez?

Birden çok odak noktası

Toplantıların verimsiz geçmesinin bir başka nedeni de toplantıda birden fazla konuya değinilmesi. Toplantıda birden çok konuya değinmek hem katılımcıların dikkatlerinin dağılmasına hem de konudan konuya geçilmesi nedeniyle toplantının bir türlü amacına ulaşamamasına neden oluyor. Bu durumu engellemek için toplantının sadece tek bir amaç için organize edilmesi, daha etkili bir toplantının yapılmasını sağlıyor.

Hazırlık yapmayan katılımcı 

Tüm katılımcıların zamanları organize edildi, projenin ön bilgileri paylaşıldı ama toplantı günü geldiğinde hiçbir hazırlık yapmadan gelen katılımcılar bulunuyor. Katılımcıların konuya hakim olmaması gereksiz detayların konuşulmasına, farklı konular üzerinde yoğunlaşılmasına böylece giderek amaçtan uzaklaşılmasına etki ediyor. Katılımcıların ana gündem maddesini bilerek ve hazırlık yaparak toplantıya gelmesi  daha hızlı sonuç alınmasında bire bir katkıda bulunuyor.

Görev dağılımı yapılmaması

Toplantılar bir sonuca ulaştığında ve ulaşılan sonucun görev sahipleri belirlendiğinde mânalı hale geliyor. Toplantıyı organize eden kişinin toplantı sonunda bir sonraki adıma geçmek için görev dağılımı yapması,  görevin ya da projenin bir sonraki aşaması için son teslim tarihi (deadline) vermesi ve hatta anımsatıcı kurması toplantının doğru amaca hizmet etmesini sağlıyor.

Önceki İçerikYeni mezun öğretmenlere ipuçları
Sonraki İçerikGrafik tasarım alanında kariyer yapmak isteyenlere öneriler
Yazar Hakkında
Mehlika Akgün
Marmara Üniversitesi’nde Türk Dili ve Edebiyatı Bölümü’nde lisans, Gazetecilik Bölümü’nde de yüksek lisans eğitimini tamamladı. Meslek hayatına Cumhuriyet Gazetesi’nde muhabir olarak başladı. Fransa’daki L'association Labomedia’da medya üzerine çalışmalar yaptıktan sonra Marketing Türkiye dergisinde web editörü olarak çalıştı. 2016 yılında Kariyer.net’e içerik yöneticisi olarak katılan Mehlika Akgün, İK Blog, Kariyer Rehberi ve Kariyer Dergi için içerik üretiyor.

YORUM YAP

Please enter your name here
Please enter your comment!