Geçtiğimiz yüzyılın son 5-10 yılı göz önüne alındığında teknolojinin hızlı gelişimi, ekonomik şartların değişmesi, ticarette sınırların kalkmasıyla yeni bir döneme girilmesi, büyük çapta bir değişimin habercisi oldu. Bu değişimin bir uzantısı da bilgiye verilen önemin daha da artmasıydı. İşletmelerin iç pazarda ve global piyasada karşılaştıkları rekabet ortamı, tüketicinin eski pasif konumundan etkin bir kimliğe bürünmesi, bu rekabetin daha da sert yaşanmasına neden oldu. Bu noktada piyasada ayakta kalabilmek ve müşteri memnuniyetini sağlamak için firmalar çeşitli yöntemler geliştirmeye başladılar. Bu değişim sürecine dahil olamayan firmalarsa bir süre sonra yavaş yavaş piyasadan çekilmek zorunda kaldılar. Değişim arayışları ve piyasada kalıcı olma çalışmalarının sonucunda geliştirilen yöntemlerden biri de "Benchmarking"'dir.

Bu uygulama ilk olarak Japonya'da ortaya çıkmış, sonrasında önce Amerika ve nihayet Avrupa'da belli bir sisteme oturtulmuştur. Bir yönetsel araç olarak ifade edilebilen benchmarking, bu ad altında ilk kez Amerika'da Xerox firmasında tarafından kullanılmıştır.

Benchmarking, hızla değişim gösteren rekabetçi piyasada, bir firmanın zayıf noktalarını güçlendirmesi ve performansını yükseltmesi için kendi sektöründeki lider firmaların en başarılı uygulamalarını araştırması ve kendi uygulamalarıyla karşılaştırması, öncelikli gelişme hedeflerini bu çerçevede belirlemesi, rekabet gücünü arttırması, müşteri memnuniyetini sağlaması ve bu işlemleri taklit ederek değil, kendi firma kültürü çerçevesinde sentezleyerek yapmasıdır. Yani benchmarking'in bir tür kıyaslama ve ölçme yolu olduğu söylenebilir. Bu süreç içinde önemli olan, bu kıyaslama sonrası elde edilen verilerin firma içinde gerektiği gibi kullanılmasıdır.

Özetle benchmarking, firmaların şu an piyasadaki durumlarını değerlendirmeleri ve gelecekte olmak istedikleri yere gelmeleri için ne tip stratejiler geliştirmeleri gerektiğini anlamaları için oldukça etkili olan bir yöntemdir.

Benchmarking'in amaçlarına örnek vermek istersek; her firmaya uygun, ideal başarının tespit edilmesi ve bu örneğin geliştirilip, uygulamaya koyulmasını verebiliriz. Bu noktada dikkat edilmesi gereken bir konu, örnek aldığınız firmanın yapısıyla sizin firmanızın benzerlik göstermesidir. Her firma kendi potansiyeli, kar marjı ve piyasadaki konumunu temel alarak, kendine en uygun olan firmayı seçebilmelidir.

Benchmarking, sürekli güncellenmesi ve geliştirilmesi gereken bir süreçtir. Bunun tersinin olduğu durumlarda, uygulama kesintiye uğrar ve firmanın hedeflerine ulaşması oldukça zor olur. Benchmarking sisteminde dikkat edilmesi gereken bir nokta da; bu sistemi kullanacak olan firmanın atılımcı bir yaklaşım içinde olması ve yönetim tarzının benchmarking uygulamasını gerçekleştirmek için elverişli olmasıdır. Benchmarking'in kapsamı bütün ayrıntılarıyla belirlenmeli ve dışa dönük, müşteri bazlı bir süreç olduğu göz önünde bulundurularak, müşteri beklentilerilerinin neler olduğu tam olarak öğrenilmelidir. Eleştiriye açık bir yönetici liderliğinde müşteri ile karşılıklı fikir alışverişi yapmak, firma için önemli olan noktaların belirlenmesinde büyük önem taşımaktadır.

Benchmarking firmanın amaç ve hedeflerini saptamaya yardımcı olurken, firma içi giderlerin kontrolünde de önemli paya sahiptir. Benchmarking sisteminde maliyetler düşürülür ve firmanın stratejik olarak yönetilmesi sağlanır.

Benchmarking'in başarılı ve etkili olması için gerekli belli kurallar vardır. Öncelikle benchmarking ile elde edilmek istenenler dikkatlice belirlenmeli, hedefler açık ve net olmalıdır. Benchmarking'den en etkili sonucu almak için alt kadrolarla üst yönetim koordinasyon içinde çalışmalıdır. Yöneticiler çalışmaların uygulanışını takip etmeli, benchmarking uygulamalarını kolaylaştırıp geliştirecek bir sistem kurmalı ve bu uygulamaların doğru liderler önderliğinde yürütülmesine özen göstermelidir. Ayrıca benchmarking sistemi her zaman planlama sürecine dahil edilmeli ve bu sürecin bir parçası haline getirilmelidir. Ayrıca benchmarking'in sonuçları dikkatle analiz edilmeli ve uygulamaya geçirilmelidir. Örnek alınan firmanın kendini sürekli yenilemesi nedeniyle, firma içinde benchmarking sürekli güncellenmelidir.

Takım çalışması her konuda olduğu gibi benchmarking sisteminde de oldukça önemli bir yere sahiptir. Bireysel katılım yerine takım ruhu ile fikirler geliştirip çalışmak işlerin hem daha hızlı hem de daha etkin yürütülmesine olanak verecektir. Ayrıca firmadaki birey potansiyeli tam kapasite ile kullanılmış, her kademede çalışan bireylerin fikirleri ve yönetime katılımları sağlanmış olur. Bu şekilde gelişen bir uygulama, çalışanların motivasyonlarının artmasını sağlayacaktır.

Benchmarking uygulamasında eğitim de oldukça önemlidir. Uygulamaya öncelikle eğitim ile başlanmalı ve eğitim tüm benchmarking uygulaması boyunca devam etmelidir. Çalışanlara eğitim verilmesi salt gider olarak değil de, geleceğe yapılan bir yatırım olarak düşünülmelidir. Çalışanların başarısı, takımların başarılı olması anlamına gelecektir.

Benchmarking, ülkemizde yavaş yavaş uygulanmaya başlandığı için henüz literatüre geçmiş tam bir karşılığı olmamakla beraber, birçok değişik şekilde ifade edilmektedir. Bunlar kıyaslama, örnek alma, örnek edinme şeklinde sıralanabilir. Benchmarking uygulamalarının ülkemizde pek yaygın olmamasının temel nedeni olarak, firmaların gelişim ve ilerleme teknikleri, iç programları ve eğitim programları ile ilgili dışarıya bilgi vermek istememeleri gösterilebilir. Bu nedenle de doğru ve yeterli bilgi toplananamakta ve benchmarking uygulamaları belli kısıtlamalar içinde devam ettirilmektedir.