YÖNETİM ASİSTANI
 (ref: MT-YS-01)
 Mil-Ten Holding İştirak Şirketleri
İlan Bilgileri
İlan ilk yayın tarihi bilgisi: 02.09.2011
İlan Güncelleme Tarihi: 25.05.2015
İlan kapanma tarihi bilgisi: 17.07.2015
Genel nitelikler:

 


Bölüm
işin bulunduğu yer, varsa artı rapor verdiği işin (Organigramı iliştirin).

MİLTEN   – GM/ASİST. Zincirlikuyu /  İstanbul – Türkiye
Genel Müdüre veya icra direktörüne bağlıdır    rapor verir.
Genel Müdür  tarafından atanır. Bağlı Yardımcısı vardır .
 
 Amaç
 işin ne için var olduğu, tek cümle  ile

Yönetim Kurulu Başkanı  ve Genel Müdür ile  Üst Yönetim Ekibinin  görev ve sorumluluklarını koordinasyon i çerisinde verimli şekilde yerine getirmelerine yardımcı olmak
 
Görev için Kullanılacak Demirbaşlar ve Satın Alma Yöntemleri
Şirket Demirbaşları – İş takibi sırasında kullanabileceği idari işler bünyesindeki araçlar , Yöneticinin onayı halinde Araç Tahsisi
Şirket Telefon Faks Bilgisayar Vs
İşin yapılabilmesi için kullanabileceği  olağan  üstü avans ve Satın Alma  yetkisi :   1000 Euro karşılığı TL  
 
Asgari deneyim süresi
Yaş Aralığı

6  yıl   ( Benzer Yönetim Kademesi  )
25 – 35
 
Ücret ve Diğer Sosyal Haklar
Şirketlerimizde Brüt Saat ücreti uygulanmaktadır. Yönetimin asiste edilmesi nedeni ile  mesai  başlangıç ve bitiş saatleri  iş önceliklidir. 
Net  Ücret --TL Brüt maaşın Netidir. Brüt Maaş sabittir. Maaş deneyimi  ve görevindeki başarısı  ile orantılı.
Çalışma günleri :   Yönetim kararına bağlı olarak  işin gerektirmesi halinde hafta içi günlere ilaveten  cumartesi günleri  ½  veya tam gün çalışılmaktadır . Tam zamanlı
Özel Sağlık Sigortası: Uygulanmıyor
 
Nitelikler/
Gerekli Beceriler

görevli kişi için gerekli olan başlıca nitelik ve becerileri tanımlayınız (örneğin teknik bilgi, deneyim, sosyal beceriler, idari beceriler)
Üniversite veya Yüksek okul ( Halkla İlişkiler-Kamu Yönetimi – Sekreterlik Büro-İK  )
İngilizce (okuma-anlama-yazma) iyi derece
Müşteri Odaklama
Etkin iletişim kurma yeteneği
Maliyet Bilinci
Şirketi temsile edebilme becerisi
Zaman yönetimi
 
Boyutlar
işin etkisi altında bulunan, birimin işletme masrafı (rakamlar +/-20%) da dahil olmak üzere ilgiliyıllık rakamların (masraflar, gelirler, marjlar vb.)seçilmesi
 
 
Gelir/direk  ilgisi yok
 
Astları
1-Yönetim Koordinatörü Yardımcı  Asistan    121010001
2-Ofis Hizmetlisi 121010000101
Üst Amiri
1-Genel Müdür 121
2-Yönetim Kurulu Başkanı 12
 
 
Başlıca Sorumluluklar
Görevli kişinin gün ay ve yıl sonunda sorumlu tutulabileceği en önemli sonuclar
Genel Müdürün randevularını yapılacak işlerini düzenlemek- Her gün basında ve Resmi gazete ile internette yer alan şirket Sektör veya ilgi çekici önemli konular hakkındaki haberleri inceleyerek Yönetici özeti hazırlamak .
İnternet üzerinden İhale takip programlarından  şirketin ilgi alanına giren her türlü inşaat ve üretilen ürünler ile ilgili  satın alma  satış bilgileri Enerji ve Turizm Sektörü  hakkında yönetici özeti hazırlamak  
Departmanlardan alınması gereken Aylık faaliyet raporlarını her ayın en geç 15 ine  kadar ilgili birimlerden temin ederek Yöneticiye  teslim edilmesi Her departman sorumlusu ile bire bir ayda en az bir kez  – Ayda bir kez de Tüm departman yöneticileri bir arada toplantı yapılmasını planlamak ve uygulamak
Finansman yazılarının scan edilerek bilgisayarda kayıt yapılarak fiziki evraklar dosyalanması ,  kaşelenmesi isim hesap çek no kontrolları ile genel md imzalarının alınması evrakların finansa imza ile teslimi 
Genel Müdürün ödeme evrakları ile Mahsup yazılarını hazırlatmak genel md imzası alarak Muhasebeye iletmek tahakkuk yapılmasını takip ile Genel müdüre ödenmesini takip etmek .
Yönetici  tarafından Outlook üzerinden verilen veya fiziki evrakla verilerek outlooka girilmesi istenen   Outlook görevlerinin  yazılması  ilgililere gönderilmesi  sürelerinde cevapların ve sonuçların  alınması  alınan cevap ve sonuçların Yönetici Outlook ekranına ve takip için kendi Outlook programına  girilerek sonuçlar yöneticiye   iletilerek   bilgiye gore yenı görev yazılması  veya görevin kapatılması
Genel Müdürün Dahili ve Harici ziyaretçilerine randevu organize etmek ziyaretçileri karşılamak  ağırlamak Uçak Otel rezervasyonlarını yapmak
Genel Müdüre  sunmadan önce Proje bazında yönetim Ekibinin masraf  hesaplarını ,  Evrakların hazırlanışını  şekli açıdan kontrol ederek aynı zaman da , imzalarını ve hesaplarını önceden  kontrol etmek. Bir  proje veya kampanya yürütülürken destek sağlamak görevlendirilmesini temin etmek işini planlamak izin vs gibi özlük işlemlerini yapmak 
Yönetmeliklerin Genel Müdür ile koordinasyon içerisinde güncel halde tutulmasını sağlamak , revizyonların yazılması ve dosyalanması ile takibini yapmak , Organizasyon görev tanımları personelin niteliklerini belirlemek yazılı hale getirmek ,Personel işe giriş sözleşmelerinin yapılmasını takip etmek giriş işlemleri yapılmadan sözleşmelerin imzalanmış olduğuna dair  rapor almak . ISO – Kalite Yönetimi konusunda belgelerin alınması Proje liderliğini yapmak
Bağlı Yöneticinin  günlük iş programını planlamak – iç dış görüşmeleri toplantı saatlerini  düzenlemek .
İç Dış yönetsel sorunlardan  haberdar olmasından itibaren gerekli araştırmaları yaparak sorunun çözümü konusunda hazırlık yapmak sureti ile çözüm üretmek  sorunu çözememesi halinde  çözüm odaklı olarak  yöneticiyi bilgilendirmek Yöneticinin verdiği diğer görevleri yerine getirmek
 
Başlıca Sorumluluklar
Arsıv ve Dosyalamaların takıbını yapmak , Muhaberat yönetmeliğine uygun olarak Arşiv programını uygulamak uygulatmak bılgısayar da kayıtlı evrak kayıt ve no ları ıle fızıkı dosyaların bulunduğu dolap ve rafların planlamasını yapmak istendiği anda evrakların bulunabileceği şekilde arsıvı duzenlı kontrol etmek yönetmek Yöneticinin  hazırlanması gereken Harici Dahili yazılarını  hazırlamak onay almak
Yabancı dille gelen evrakları  arşivlenmesi ve hata yapılmasını engellemek maksadı ile tercüme etmek ettirmek teknik yoğunluğu fazla yazıları dış tercüme bürolarından yardım alarak   tercüme ettirmek yöneticiye  orijinal metinle tercüme metnini  birlikte sunmak
Satın alma Programı MSA da hazırlanarak Yönetici onayı için Islak imza atılması gereken Bölge ve merkez satın almalarda üretilen  sipariş Formlarını hazırlayarak Yöneticinin ıslak imzasını almak sureti ile işlem yapılmak sureti ile ilgili departmanlara zimmet defteri ile teslim etmek
Sosyal aktiviteler düzenlemek iş ilişkisinin bulunduğu yerel halk ile iletişim halinde olmak sorunlarını dinlemek çözümler üretmek – Yerel halkı bilgilendirmek Dernekler kooperatifler veya sosyal amaçlı yapılar kurarak şirket hakkında olumlu imaj yaratmak Bu amaçla Yörede Muhtarların ve yerel yöneticilerin içinde bulunduğu yardımlaşma dernekleri kurmak aktif olarak katılmak . Bolhgeler de yerlesık genc nufusun egıtımıne atkıda bulunmak uzere Burs yonetmelıgını uygulamak  
Hergün mesaı bıtımınde devam eden ısler ve görevler hakkında yöneticiye  sonuç durumlarını gosterır tum ıslerı kapsayan ozet rapor sunmak
Şirketlerin ve Derneklerin Genel Kurul tarihlerini takip etmek planlamak zamanında yapılmasını sağlamak .Yönetim Kurulu gündemlerini Yönetici ile birlikte oluşturmak takip etmek üyelere zamanında bildirmek  toplantıların zamanında eksiksiz yapılmasını sağlamak.Toplantı kararlarını hazırlamak imzalatmak ilgili yerlere göndermek toplantıda alınan kararları takip etmek sonuçlandırmak üyeleri bilgilendirmek . Bu amaçla oluşturulacak Web  sayfalarında gündem ve kararların yer almasını sağlamak . Web sayfasının güncel olarak takibini sağlamak
Şirket ve Dernekler ve  Sektör hakkında bilgilerin yer alacağı Bülten veya Dergi çıkarılmasını sağlamak. Yayının Tüm sektöre yerel ve merkezi yöneticilere ulaşmasını temin etmek .
Şirket içi personel ile önemli kişilerin ve aktif veya muhtemel müşterilerin yılbası bayram dogum gunu vs gıbı onemlı günlerini kayıt etmek , tebrik kutlama yazıları gondermek acılı gunlerını ızlemek ılgılı gunlerde tazıyelerı ıletmek saglık konularında duyarlı olmak genel müdürü anında bilgilendirmek 
 Iş akışı ve toplantıları koordine etmek için ofis takvimini yönetmek  Müşteri, personel ve ajans bilgilerinin  tüm yönleriyle gizliliğini korumak.
Bilgi İşlem ve organizasyonun web sitesi bakımı 
Müşterileri, satıcıları ve ziyaretçiler ile etkin etkileşim kurmak .
Telefon karşılamayı  yönetmek  , göreve  uygun personel transfer etmek üst düzey görüşmeleri doğrudan  yapmak  .
Dosya ve örgütsel dokümanlar, kayıt ve raporları almak. Yönetime  gelen yazışma, faks ve e-posta dahil olmak üzere onayları oluşturmak yapılacak işleri belirlemek  ve ilgililere dağıtmak. Benzer teslim paketlerine aynı işlemleri yaptırmak Yazışmaları içeren rutin sorular ve yanıtlarını hazırlamak  Yönetim Krl Karar  defterlerini  tutma, kopyalama,  genel büro görevlerini yerine getirme
personel ve Yönetim Kurulu sunum
Set up ve toplantılar ve konferanslar koordine. etmek
Kuruluşun Yönetim Kurulu ile etkileşimini sağlamak
 
 
 
 
 
 
Başlıca Sorumluluklar
 
Toplantı gündemlerini hazırlamak ve kurul, Yönetim Kurulu ve diğer toplantılar için gerekli düzenlemeleri yapmak . 
Kararları tutanaklara kaydetmek   için Yönetim Kurulu, komite toplantılarında ya da talep edilen diğer toplantılara katılmak  , Outlook üzerinden alınan kararları sorumlularına görev olarak iletmek sürelerinde cevapları takip edip genel md iletmek Derleme, yazı  ve toplantı tutanaklarını  dağıtmak.
Personel, yönetim kurulu ve STÖ yönetim krl üyeleri  için seyahat düzenlemeleri yapmak .
Ofis ekipmanları ve sarf malzemelerinin envanter toplamak ve korumak.
Araştırma, fiyat ve alım ofis mobilya, ekipman ve sarf malzemeleri ile ofis ekipmanlarının tamir ve bakımı için düzenlemek   
Yöneticisinin  vereceği  diğer görevleri yapmak 
 
 
BAŞARI TANIMI
 

ŞİRKETİN  PLANLANAN HEDEFE ULAŞMA  BAŞARISI   
İlişkide Bulunduğu Departman veya Kurum
İÇ –DIŞ :
Şirketler arası ve şirket   içi   Tüm Departmanlar – tüm ilgili idareler  ve ilişkide bulunulan  tüm özel ve tüzel kişiler
Ticaret ve Sanayi Odaları ile Dernek – Birlik  Oda ilgili Kuruluşlar  - TMD -GEMAD – YMGV  - DİĞER
 
 
 
 
İÇ YÖNETMELİKLER
1-Personel Yönetmeliği Manueli   :  İK SORUMLUSU      
2- Satın Alma İTA Yönetmeliği     : DENETLEME MD YRD  
3-Araç Bakım Tahsis Yönetmeliği: MAKİNA MD
4-Güvenlik Yönetmeliği               : GÜVENLİK MD  
5-Muhaberat  Arşiv Yönetmeliği   : YÖNETİM ASİSTAN YRD  
Diğer  Yönetmelikler ve Uygulamalar hakkında her aşama da Genel Müdürlük den  bilgi alınacaktır.
 
PERSONEL SÖZLEŞMESİ
Personel çalışma usul ve esaslarını düzenleyen  işe başlangıçta  karşılıklı anlaşma koşullarına yer verilen  standart sözleşme uygulanmaktadır.
 
 
 
 
KARAR VERME YETKİSİ
Üst veya alt seviyeden ziyade bu iş gerektirdiği en çok dikkat gerektiren karar türleri
1-Yukarıda belirlenen sorumlulukların  yerine getirilmesi  için gerekli konularda Karar ve verme   yönlendirme   Tam yetkisi vardır . Diğer departmanların yetki ve sorumluluk alanına giren konularda koordinasyon içerisinde karar verir  , yorum gerektiren konularda yönetici onayı alır.
2-Yukarıda yer almayan , başka departmanların yetki ve sorumluluk  alanına giren   özellikle 3 ncü kişileri ilgilendiren veya Hukuki ihtilafa ya da önemli miktarda Mali yaptırıma  neden olabilecek konularda doğrudan karar veremez  bu konularda Yönetici Onayı alarak   karar üretir .
       

Pozisyon Hakkındaki Diğer Bilgiler
Şehir/Ülke: İstanbul(Asya), İstanbul(Avr.)
Personel sayısı: (Belirtilmemiştir)
Firma Sektörü: Madencilik - Metalurji
Pozisyon Tipi: Sürekli / Tam zamanlı
İş Alanı: İdari İşler, Sekreterya
Pozisyon Seviyesi: Uzman
Aday Bilgileri
Tecrübe: En az 10 yıl tecrübe
Yabancı Dil: İngilizce (Okuma: İyi, Yazma: İyi, Konuşma: İyi)
Eğitim Seviyesi: Üniversite (Mezun), Yüksek Lisans (Öğrenci), Yüksek Lisans (Mezun), Doktora (Öğrenci), Doktora (Mezun)
Askerlik Durumu: Yapıldı,Muaf,Tecilli






 
Görüntülenme Sayısı
13918
Başvuru Aralığı
3000 - 3500 arası





Kariyer.net Mobil
Kariyer.net Sosyal Medya
Kariyer.net İştirakleri
Unisbul.com
Oyun ablası, part-time iş ve eleman bulmanın en doğru yolu
İşteSosyal
On binlerce iş ilanıyla, Türkiye`nin ilk sosyal kariyer platformu
Tüm İşler Burada
Türkiye’deki tüm iş ilanları ve ücretsiz iş ilanı verme sitesi
Yetenek.li
Yeteneklerini sergile, yeni yeteneklerini bul
HRVenue
İş görüşmesinin yeni yolu
Kariyer.net bir
iştirakidir
Kariyer.net Elektronik Yayıncılık ve İletişim Hizmetleri A.Ş. Özel İstihdam Bürosu Olarak 31/08/2012-30.08.2015 tarihleri arasında faaliyette bulunmak üzere, Türkiye İş Kurumu tarafından 03.08.2012 tarih ve 183936 sayılı karar uyarınca 170 nolu belge ile faaliyet göstermektedir. 4904 sayılı kanun uyarınca iş arayanlardan ücret alınması yasaktır. Şikayetleriniz için aşağıdaki telefon numaralarına başvurabilirsiniz. Diğer iller için tıklayın. Türkiye İş Kurumu İstanbul İl Müdürlüğü: 0212 249 29 87 Türkiye iş Kurumu İstanbul Çalışma ve İş Kurumu Ümraniye Hizmet Merkezi : 0216 523 90 26
Copyright © 1999-2015 Kariyer.net