İdari İşler Yetkilisi, İstanbul

Coca-Cola CCI

İdari İşler, İstanbul ekibimizde yer almak üzere İdari İşer Yetkilisi pozisyonumuz için aradığımız yetkinlikler aşağıdaki gibidir.

Ana Görev ve Sorumluluklar;

İstihkak Sistemi & İdari İşler Depoları

• İstihkak, Depo malzeme teslim alma, sayım ve raporlama sistemlerinin kurulması
• Mevcut stok sistemlerinin kurulması ve işlerliğinin sağlanması
• Belirli periyotlarda istihkak ürünleri depo sayımının yapılması ve stok miktarlarının sistem ile doğrudan kontrolünün yapılması
• Depo Görevlisi Yönetim, Sevk ve idaresi
• Depo ürün giriş-çıkış faaliyetlerinin doğru bir şekilde planlanması
• Depo giriş ve çıkışlarının aksaksız, hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesi
• Resmi evrak (tutanak, fatura, imha, sevk, çıkış, irsaliye vb.) hazırlanmasında kurallara tam olarak uyulması
• Depoda sayım açığı veya fazlası olması durumunda tutanakla kayıt altına alınması
• Sevkiyatlarda ürün kolilerinin muntazam ve evraklara uygun olarak hazırlanması
• Depo temizliğinin, düzeninin sürekli olarak sağlanmasının koordine edilmesi
• Depo giriş-çıkış faaliyetleriyle ilgili aylık raporların hazırlanması

Temizlik

• Temizlik şirketinin şartnamede belirtilen taahhütlere uygun olarak hizmet verdiğinin kontrol ve denetimi
• Bu amaçla iç kaynak ve dış kaynak kullanarak denetimler organize edilmesi
• Günlük saha denetimleri yaparak tespitlerin raporlanması ve çözüm takibi
• Firma uygunsuzlukları ile ilgili tespitlerde resmi yazışmaların (sözlü, yazılı uyarı ihtarname vb) yapılması
• Firma çalışanlarının yıllık izin ve fazla mesailerinin kontrolü
• Firma çalışanlarının şartnamede belirtilen sayılarda personelle hizmet verdiğinin takibi ve kontrolü
• 6 Aylık ve yıllık tedarikçi değerlendirmelerinin yapılması

Muhaberat

• Muhaberat görevlisi sevk, idare ve yönetimi
• Muhaberat sisteminin işlerliğinin kontrolü
• Muhaberat odası, gönderi kutuları ve genel sistem performans denetim ve değerlendirmelerinin yapılması
• Dağıtım
• İdari İşler Departmanı sorumluluğunda bulunan veya orumluluğu alınan, çalışanlara dağıtılacak hediyelerin, aksaksız, hızlı ve hatasız bir şekilde dağıtımın koordine edilmesi

Yemekhane

• Yemekhane menülerinin incelenmesi. Menülerin yağ, protein karbonhidrat dengelerinin kotrol edilmesi ve onaylanması
• Yemekhane günlük hijyen denetimlerinin yapılması. Tespitlerin aynı gün firmaya iletilmesi
• Dış kaynak denetimlerin organize edilmesi. Denetim bulgularının çözümü için firmadan aksiyon planı alınması ve sonuçların takip edilmesi
• Yemekhane hakkedişlerinin onaylanması
• Yemekhane atık gıdalarının raporlanması
• Atık yağların yönetmeliklere uygun bir şekilde bertaraf edilmesinin takibi
• Mutfağın, HACCP, TSE ve ilgili diğer standartlara uygun bir şekilde kullanılmasnın sağlanması. Aksi kullanımların derhal raporlanması.
• Şartnameye uyumun sürekli kontrolü
• Şartnamede belirtilen hammaddelerin doğru kullandığının ve depolandığının kontrolü
• Gıda ile ilgili sevkiyat, saklama, depolama, üretim ve sunum tüm aşamaların aksaksız yönetmelik ve standartlara uygun yönetilmesinin sağlanması

Resepsiyon

• İdari İşler Sorumluluğunda bulunan Resepsiyon bölgesinin 5 yıldızlı otel standartlarında, kesintisiz ve sorunsuz hizmet vermesinin sağlanması resepsiyon görevlilerinin sevk ve idaresi
• Mesai ve mola kullanım takibi
• Yıllık izin ve puantaj onaylarının verilmesi
• Santral Çağrı raporlarının kontrolü.

Saha Denetim

• Günlük Saha Denetimlerinin yapılması.
• Hergün tüm sahanın gezilmesi. Tespitlerin Teknik gruba iletilmesi
• Düzelmeyen sorunların İdari İşler Müdürüne rapor edilmesi
• Ay içinde tespit edilen bulgularla ilgili ay sonu aylık tespit raporu hazırlanması.
• Aylık raporda tespitlerin görselleri ve  tamamlanma durumlarının belirtilmesi.

Toplantı Yönetimi

• Toplantı salonların temizlik, tertip ve düzenin sağlanması ve sürekli takibi
• Toplantı Salonlarındaki kırtasiye eksiklerinin giderilmesi
• Salonlardaki ergonomi sorunları veya teknik aksaklıkların anında raporlanması
• Toplantılara sağlanacak olan ikramlık ürünlerin siparişlerinin geçilmesi
• Toplantı salonları içecek tezgahlarının dizayn, tertip ve sürekliliğinin sağlanması

Pozisyon için beklenen yetkinlikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden Mezun (Tercihen Mühendislik Bölümleri)
• 2-4 yıl sektör tecrübesi olan
• İlişki yönetimi güçlü, ekip çalışmasına yatkın, planlama ve organize etme yeteneği yüksek
• Bina yönetimi, elektrik, HVAC (Isıtma, Havalandırma ve İklimlendirme) konularında teknik bilgi sahibi
• Akıcı Türkçe & Orta Seviye İngilizce
• Yüksek problem çözme ve karar alma yetkinliği
• Stratejik bakış açısı ve planlama yetkinliği

Eşit fırsatlar sunan bir işvereniz. Tüm başvurular; ırk, cinsiyet, renk, ulusal veya sosyal köken, etnik köken, din, yaş, maluliyet, cinsel yönelim, toplumsal cinsiyeti ifade eden tanımlar, siyasi görüş veya geçerli yasalarla korunan diğer statüler bazında ayrımcılık yapmadan değerlendirilecektir.