Ofis Yönetimi Asistanı

Exacons Proje ve Taahhüt A.Ş.

Petrol & Gaz Endüstrisinde faaliyet gösteren ulusal ve uluslararası şirketlere Proje Yönetimi, Mühendislik, Anahtar Teslim Proje Yapımı ve Tesis Bakım – Onarım alanlarında hizmetler sunan şirketimizde ve şirketimizin iştiraklerinde görevlendirilmek üzere “Ofis Yönetimi Asistanı" arayışımız bulunmaktadır. Görevlendirilecek adayda istenilen nitelikler aşağıdaki gibidir:

Aranan Nitelikler

• Tercihen üniversitelerin Doküman Yönetimi, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Mütercim Tercümanlık Bölümlerinden mezun.
• En az 3-5 yıl benzer iş deneyimine sahip.
• İyi derecede İngilizce bilen.
• İşine ve kendisine özen gösteren, diksiyonu düzgün, sözlü ve yazılı iletişim yönü kuvvetli.
• Takipçi, dikkatli ve sonuç odaklı çalışan, planlama ve  zaman yönetimi konularında başarılı.
• Teknolojiyi yakından takip eden, MS Office (Word, Excel, Power Point ve Outlook) programlarına hakim.
• Doküman Yönetim Sistemleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi.
• Temsil, organizasyon ve koordinasyon yeteneklerine sahip Ekip Arkadaşı.

Yetki ve Sorumlulukları

• Yönetim Kurulu’nu günlük ajandanın oluşturulmasında, iş programının takibinde desteklemek ve ihtiyaç duyulan araştırma, rapor, metin ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak.
• Araç Takip Sistemi’nin takip ve raporlamasını yapmak.
• Günlük devam çizelgesini tutmak ve Yönetim Kurulu ile paylaşmak.
• Yurt içinde ve yurt dışında çeşitli oteller ile temas kurup, Yönetim Kurulu’nun fiyat ve konaklama politikasına en uygun olanlarını seçmek. Yönetim Kurulu ve diğer personel için yolculuk, araç ve konaklama rezervasyonu yapmak, vize taleplerini karşılamak.
• Yönetim Kurulu ofislerinin ve toplantı odalarının sürekli temiz ve düzenli olmasını sağlamak. Ofis içi toplantılar için toplantı odalarını organize etmek.
• Yönetim Kurulu’nun talebi ile Merkez Ofis’te görev yapan diğer bölümlere destek vermek.
• Ofise gelen telefonları, kargoları, postaları ve tüm resmi ve gayriresmi evrakı karşılamak, kaydını yapmak, yönlendirmek ve ilgilisine aktarmak.
• Yurt içi ve yurt dışı kargoların gönderilmesini sağlamak, takibini yapmak.
• Ofise gelen misafirleri karşılamak, yönlendirmek, ağırlamak ve giriş-çıkış kayıtlarını oluşturmak.
• Şirket içi ve dışı etkinlikleri organize etmek.
• Ofis alanlarında pandemi kaynaklı risklerin değerlendirilmesi ve uygulanması konusunda Kurumsal Yönetim Planlarına uygun şekilde hareket etmek.
• Özel veya önemli günlerde çiçek, kart ve/veya hediye gönderilmesine destek olmak.
• Servis Elemanı’nın faaliyetlerini koordine etmek.
• GSM hat siparişlerini vermek, siparişlerin takibini yapmak, firma ile görüşmeleri sağlamak ve gerekli evrakı düzenlemek. Cep telefonu hatlarının; kısa kod ve puk kodu numaralarını kayıt altına almak, hat değişikliklerini yapmak.
• Kartvizit ve matbu evrakın (antetli kağıt, diplomat zarf ve büyük boy zarf) siparişini vermek, temin edilmesini sağlamak.
• Her ayın son haftası Merkez Ofis ve Projeler’de çalışan Sodexo yemek kart tahsis edilen personel için aylık yüklemeleri yapmak, işten ayrılan personelin yemek kartını iptal ettirmek, yemek kartı dolum faturalarını takip ve kontrol etmek.
• Merkez Ofis ve Şantiyelere dair tüm teknik ve kurumsal dokümanlar dahil olmak üzere, tüm dokümanların Şirket prosedürüne uygun şekilde, kopyalanması, taranması, kayıt altına alınması ve fiziksel ve/veya dijital ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, revizyonu, ihtiyaç halinde temini, raporlanması vb. işlemlerini yapmak.
• BT sarf malzemeleri, kırtasiye, mutfak ve temizlik malzemeleri satın almak, mevcut stokları kontrol etmek,
• Personele zimmetle verilen KKD, Cep Telefonu, GSM Hat, vs. zimmet formlarını hazırlamak, imzalı formları IK’ya iletmek.