Logistics Specialist

Güngen Denizcilik ve Tic A.Ş

Job Description:

To coordinate the transportation of the products and services supplied at an affordable price and on time, to fulfill the daily work orders of the Logistics Coordinator.

 Competence:

• Min. Bachelor’s degree (Logistics,Marine/Naval Architecture/Mechanical or Ship Management is preferable )
• Minimum 1 years of experience in a related field & a similar position
• Advance Level in both spoken and written English
• Proficiency in Microsoft Office and Outlook programs
• No military obligations for male candidates
• Analytical mind with strong planning and self learning skills, team work oriented
• To have good technical knowledge, observation skills and high quality vision in order to fulfill job  requirements
• ERP experience is a plus.
• Being good at Organizing, Coordinating, and Communicating with 3rd parties(agencies, suppliers, forwarders and receivers or etc.)

Logistics Specialist is responsible for

• Arranges Protective Agency Formalities
• Arranges the technical service organizations of the fleet ships.
• Arranges the Goods Landing Ashore from fleet vessels
• Arranges the Goods Landing Onboard from land (after calibration,repair or etc)
• Arranges the attendance Superintendent/Vetting Inspector/Techn. Engineer embarking
• Arranges the purch. dep. approved orders to go from the supplier to the vessels
• Arranges the orders to go from the warehouse to the vessels
• Regularly checks the products in the warehouse
• Regularly communicates with the protective agencies on the voyages of the ships.
• Plans flight tickets of auditors who will join vessels.
• Arranges the organization of the lube oils to be supplied by barge to the vessels between the agency and the supplier.
• Arranges the organization of medical certificate and ships sanitation and examination certificate that are approaching date or expired date with together the agency.
• Arranges and fills the necessary revisions to the agency evaluation forms in accordance with the Quality Policy ISO 9001.
• Handling marine related invoices and disbursement accounts.
• Coordination of all vessel husbandry matters at port calls
• Following up the Key Performance indicators 
• To comply as an employee / data processor with the "Law on the Protection of Personal Data No. 6698" and the laws and regulations on the protection of personal data in order to carry out and regulate the company's activities, to ensure and control the compliance with the legal legislation, to ensure corporate and administrative management.

İş tanımı:

Şirket ofisleri ve gemileri adına; tedarik edilen ürün ve hizmetlerin uygun fiyata ve zamanında nakledilmesini koordine etmek, amirinin günlük iş emirlerini yerine getirmek.

 Yeterliği:

 Tercihen üniversitelerin  denizcilik fakülteleri veya denizcilik  meslek yüksek okullarından mezun olmuş olmak.

• Tercihen tedarik zincirinde veya lojistik alanında ve mümkünse denizcilik sektöründe en az 1 yıl deneyim sahibi olmak.
• Denizcilik sektörünü ve oyuncularını (acente, tedarikçiler, nakliye/taşıma firmaları, barç firmaları,vb.) tanımak.
• Planlama, organizasyon ve takip yeteneğine sahip olmak,
• İyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce Dil bilgisine sahip olmak,
• ERP programı ve MS Office programlarını etkin kullanabilmek, 

  Sorumluluk, Görev ve Yetkileri:

• Filo gemileri üzerinde malzeme ve stok kontrolünü sağlamak için gemi ziyaretlerinde bulunmak.
• Diğer bölümler tarafından ayarlanmış olan gemi ikmal/bakım-tutum/servis/personel/ziyaretçi ihtiyaçları için gereken lojistik faktörlerini (zaman, maliyet) değerlendirmek ve  Lojistik Koordinatörü ile koordine ederek ayarlamak.
• Gemilere gönderilmek üzere verilmiş tüm siparişlerin tedarikçi firmada sevke hazır olmasını takip etmek, sevke hazır hale gelen tüm siparişlerin tedarikçi firmadan çıkışını, gemiye ulaştırılmasına kadar gerçekleştirilmesi gereken nakliye, vs. işlerini, talep sahibi bölümün ihtiyacına uygun şekilde ayarlamak, takip etmek ve sonuçlandırmak.
• Gemilerden gönderilmek üzere sevke hazır hale gelen tüm malzemelerin gemiden çıkışından, acenteye teslimine ve istikametine ulaştırılmasına kadar gerçekleştirilmesi gereken nakliye, vs. işlerini, talep sahibi bölümün ihtiyacına uygun şekilde ayarlamak, takip etmek ve sonuçlandırmak.
• Gemiler için acente yoluyla tedarik edilecek olan tüm sertifika (Ship Sanitation Certificate...vs) yenilemelerini gerçekleştirmek.
• Gerektiği durumlarda koruyucu liman acentelerinden talep edilecek hizmet ve malzeme satın alımlarında talep sahibi bölümünlerin ihtiyaçlarını karşılama konusunda yardımcı olmak.
• Şirket, acente, tedarikçi ve diğer kurumlar arasında gerçekleşen tüm sevkiyat aktivitelerini yürütmek. Her bir tedarik işleminin gemide/ofiste teslim alınması dâhil tüm aşamalarını takip ve kontrol etmek, sonuçlandırmak.
• Lojistik ile ilgili Koruyucu Acentelik (Protective Agency)  ödeme ve masraf dökümanlarının takip kontrol ve hesaplarının sonuçlandırılmak.
• Lojistik firmalarından temin edilecek olan nakliye hizmetlerinin anlaşmalarını gerçekleştirmek ve yıllık bazda güncellemek.
• Kara ofislerinden gemiye gidecek personelin, çeşitli sebeplerden dolayı gemiye katılacak olan Servis Ekiplerinin ve özel durumlarda gemilere katılacak diğer kişilerin gemiye çıkış ve inişleri dâhil intikallerini ayarlamak, takip etmek ve sonuçlandırmak.
• Şirketin kalite ve emniyetli yönetim sistemi (QSMS)’in genel prensipleri konusunda bilgi sahibi olmak. QSMS’te tanımlı prosedür ve süreçleri uygulamak ve aynı zamanda Bölümü’nü ilgilendiren süreçleri ve formları geliştirmek ve güncellemek için aktif olarak katkıda bulunmak.
• Bölümünün sorumluluğundaki KPI’ların  izlenmesi için gerekli verileri (data) toplamak, gerekliyse düzeltilmesini / tamamlanmasını sağlamak, saklamak.
• Şirket faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi,  yasal mevzuata riayet edilmesinin temini ve denetlenmesi, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması için “6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” ve Kişisel verilerin korunmasına ilişkin  yasa ve yönetmeliklere çalışan / veri işleyen olarak uymak.
• Yapılan ikmallerin adet kontrolünün AMOS ERP programı üzerinden yapılıp, gerekli ise stok düzeltmelerinin yapılması için gemilere gerekli bilgilerin geçilmesi ve gerekli düzeltmelerin gemi tarafından yapılmasının sağlanması ve kontrolü.
• (İzin, hastalık veya benzer sebeplerlerden dolayı ofiste olunmadığı zamanlarda  yukarıda bahsedilen  işler  Lojistik Koordinatörü tarafından yürütülür.)