Ofis Asistanı

IBS Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş.

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

• Üniversitelerin önlisans ya da lisans bölümlerinden mezun, tercihen İş İdaresi, Büro Yönetimi, Sekreterlik veya Halkla İlişkiler,
• Minimum 3 yıllık benzer mesleki deneyime sahip
• Diksiyonu düzgün, prezantabl ve dış görünümüne özen gösteren
• MS Office programlarını iyi seviyede kullanabilen
• Tercihen telefon trafiğini yönlendirebilecek ve yazışma yapabilecek şekilde iyi seviyede İngilizce dil bilgisine sahip
• Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olan
• Planlama, süreç ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş
• İletişimi güçlü, enerjisi yüksek ve pozitif yaklaşıma sahip

İŞ TANIMI

• Şirkete gelen telefonları ilgili kişilere/bölümlere aktarmak; temas mümkün olmadığı durumlarda gerekli notu alarak ilgili kişi/bölümleri bilgilendirmek,
• Ortak takvime toplantı/organizasyon/etkinlik/eğitim/izin vb. bilgileri işlemek, takip etmek ve takvimin güncelliğini sağlamak,
• Şirket içi toplantıları takip etmek, toplantı odasının kullanımını organize etmek, toplantı odalarının her zaman temiz ve düzenli olduğundan emin olmak,
• Şirket çalışanlarının iletişim bilgilerini kayıt altında güncel tutmak,
• Şirket dışına gidecek olan arşiv evraklarını, dosya ve kargoları zamanında hazırlamak, iletmek,
• Gelen ve giden faks ve her türlü postanın/kargonun şirket içi dağıtımını yapmak,
• Yurtiçi/dışı seyahat hazırlıkları, vize takibi, otel, araç kiralama, uçak bileti vb. organizasyonları gerçekleştirmek ve takip etmek,
• Seyahat harcamaları sonrasında faturaları takip etmek ve muhasebe bölümüne zamanında, eksiksiz olarak iletmek,
• Şirket araç filosunun etkin bir şekilde kullanımını Yöneticilerinin koordinasyonunda takip etmek ve yönetmek; kullanımlar için tutanak tutmak,
• Kırtasiye ve sarf malzemelerin (temizlik malzemeleri, kartuş, toner vb. dahil) deposunu tutmak, takip etmek, gerekli satın alma ihtiyaçlarını zamanında bildirmek,
• Onaylanmış çiçek/temsil/promosyon siparişlerini vermek ve siparişi takip etmek, faturalarını kontrol ederek muhasebe bölümüne iletmek,
• Ofis içi bakım onarım ihtiyaçlarını ilgili kişilere bildirmek, takip etmek,
• Ofisin yapısal ve donanımsal her türlü ihtiyacını takip etmek ve giderilmesi için gerekli aksiyonları almak, Yeşil Ofis çalışmalarına destek vermek
• Arşivleme işlemlerini gerçekleştirmek,
• İşe başlayacak yeni çalışanların işe giriş ile ilgili hazırlıklarını gerçekleştirmek, masalarını düzenlemek