Yazı İşleri Müdürü

İstanbul Arel Üniversitesi

Yazı İşleri Müdürü, İstanbul Arel Üniversitesi Genel Sekreterliğine bağlı olarak görev yapar. Üniversitenin Rektörlük ve Genel Sekreterliğe EBYS, e-tebligat, Kep, Posta, e-posta ve kişisel teslim yoluyla gelen evraklara mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılmasını ve tüm evrak akış işlemlerinin zamanında yürütülmesini sağlar.

ARANILAN NİTELİKLER

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun,
• En az 7 yıl deneyimli (Tercihen devlet veya vakıf üniversitelerinde tecrübe sahibi),
• Program planlama, inceleme ve yeniden yapılandırma uygulamaları, politika ve prosedür oluşturma becerilerine sahip,
• YÖK mevzuatı ve diğer düzenlemeler hakkında bilgi sahibi,
• İlgili kanun ve mevzuat konusunda güncel değişiklikleri takip eden,
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik konusuna hakim,
• İdari/yöntemsel karar alma ve değerlendirme becerisine sahip,
• Yönetim konusunda bilgi ve beceri sahibi,
• Kayıt tutma ve raporlama becerisine sahip,
• MS Office uygulamalarını ileri düzeyde kullanabilen,
• EBYS süreçlerinde tecrübeli,
• Yazılı ve sözlü iletişim kabiliyeti güçlü,
• Ekip çalışmasına yatkın,
• İş takibi konusunda dikkatli, çözüm/sonuç odaklı çalışabilen ve analitik düşünebilen,
• Erkek adayların tercihen askerlik görevini tamamlamış,
• Tercihen İstanbul’un Avrupa Yakası’nda ikamet eden Yazı İşleri Müdürü aranmaktadır.

GÖREV TANIMI

• Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları EBYS ortamında takip etmek,
• Rektörlük ve Genel Sekreterliğe gelen evraklara mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılmasını ve tüm evrak akış işlemlerinin zamanında yürütülmesini sağlamak,
• Rektörlük ve Genel Sekreterliğe gelen tüm evrakları EBYS sistemine kaydetmek ve ilgili birimlere havalesi için arz etmek,
• Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Mütevelli Heyet Toplantısı ve Yürütme Kurulu toplantı gündemlerini hazırlamak, gündem ve evraklarını üyelere iletmek.
• Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato toplantıların Genel Sekretere yardımcı olarak toplantılara katılarak toplantı notlarını almak ve toplantı tutanağını hazırlamak,
• Akademik ve İdari birimlere duyurulması gereken yazıları EBYS üzerinden dağıtımını yapmak,
• Süreli yazıları takip etmek ve gerekli işlemleri yapmak,
• Kurum dışına gönderilecek evrakları EBYS üzerinden göndermek, sisteme kayıtlı olmayanların posta ile gönderilmesini takip etmek,
• CİMER, posta veya diğer yollardan gelen dilekçelerin günlük takibini ve işlemlerini yapmak,
• TUİK’ten talep edilen verilerinin ilgili birimlerinden toplamak ve toplanan verileri TUİK sistemine girmek,
• Genel denetime gerekli evrakları hazırlamak.
• Rektör ve Genel Sekreter tarafından havalesi yapılan evraklara ilişkin gerekli yazışmaları yapmak,
• Yazışma ve havale işlemleri biten evrakların kurum içi/dışı dağıtımını sağlamak,
• Yükseköğretim Kurumu genel denetimi için gerekli evrakları hazırlamak,
• Yönetimin atama yaptığı işle ilgili çalışmaları yapmak,
• Çalışmalarını bilgi güvenliği yönetimi sistemi hedeflerine ve politikalarına uygun olarak yürütmek.