Fakülte Sekreteri

İstanbul Bilgi Üniversitesi

• Üniversitelerin lisans programlarından mezun,
• Orta derecede İngilizce bilen,
• Tercihen benzer pozisyonda deneyim sahibi,
• Etkin iletişim, planlama ve organizasyon becerisine sahip,
• Takipçi, sorumluluk sahibi, dikkatli ve detaylara önem veren,
• MS Office programlarını iyi derecede kullanabilen.

İŞ TANIMI

• İstanbul Bilgi Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliklerine uygun olarak öğrenci dilekçelerini toplamak, ilgili mevzuat çerçevesinde gerekli kayıtları tutmak ve toplantı gündemlerine almak,
• Kurul toplantılarının gündemini oluşturmak ve toplantıları  organize etmek,
• Yöneticisinin randevularını ayarlamak, ihtiyaç duyduğu durumlarda gerekli planlama, rezervasyon ve organizasyonları yapmak,
• Bağlı bulunduğu birimin düzenini sağlamak, gelen misafirleri karşılamak,
• Gelen teknik destek taleplerini ilgili birime aktarmak,
• İlgili departmanın satın alma taleplerini oluşturmak, fatura süreçlerini yürütmek,
• Özellikle satın alma sözleşme dosyalarının takibini yürütmek, imza süreçlerini takip etmek,
• Bağlı bulunduğu birimin iç ve dış iletişimini takip etmek, gelen telefonları yanıtlamak, gelen-giden evrakları kayıt altına almak, birimlerle paylaşmak ve takip etmek, gerekli yazışmaları yapmak,
• Bağlı olduğu birimin gerektiğinde toplantı, etkinlik, seyahat vb. durumlar için operasyonel süreçleri yürütmek,
• Bağlı olduğu departman çalışanlarının ihtiyaç duydukları kırtasiye, teknik destek vb. malzemeleri diğer birimlerle koordine ederek teminini sağlamak,
• Bağlı bulunduğu birimin yöneticisi tarafından yönlendirilen idari ve operasyonel işleri yürütmek.