Muhaberat Şefi

İstanbul Bilgi Üniversitesi

Üniversitemizin Santral Kampüsünde görev alacak “ Muhaberat Şefi” aramaktayız.

• Üniversitelerin 4 yıllık lisans programlarından mezun veya tercihen 2 yıllık ön lisans Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümü, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programından mezun,

• Üç yıl deneyim sahibi,

• MS Office programlarını ileri derecede kullanabilen,

• İletişim ve organizasyon becerileri gelişmiş,

• Raporlama becerisine sahip,

• Takipçi, sorumluluk sahibi, diksiyonu düzgün, dikkatli, detaylara önem veren.

İŞ TANIMI

• Üniversite içinde kampüsler arası veya üniversite dışından birimlere ulaşması gereken gelen-giden evrakların teslimatının zamanında, dikkatli ve düzenli olarak yapılmasını sağlamak,

• Bina içi ve kampüsler arası evrak tesliminin yapılmasını, gelen kargoları teslim alınmasını ve ilgili kişilere iletilmesini, ilgili birimlere günlük gazetelerin, haftalık ya da aylık dergilerin dağıtılmasını, kargoların dağıtımının yapılmasını ve birimlerden toplanan evrakların ilgili kampüslere ulaştırılmasını sağlamak,

• Üniversiteye gelen ve üniversiteden giden evrakların takip edilmesi doğru bilgilerle kayıt altına alınması için, günlük gelen ve giden evrakları kayıt altında tutmak ve gelen evrak kayıtlarını gerekli görüldüğü zamanlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemi Programı Envision sistemine aktarmak, kargo faturalarının kontrollerini yapmak ve masraflarını oluşturup İdari İşler Direktörüne iletmek, onay sonrasında muhasebe ile paylaşmak,

• Sorumluluğunda bulunan çalışanların iş bölümünü yapmak, çalışmalarını düzenli ve dikkatli bir şekilde kontrol etmek ve değerlendirmek,

• Bağlı bulunduğu yöneticisi ya da üst yönetim tarafından talep edilen periyodik ve anlık raporlamaları oluşturmak.