Yönetim Direktörü

Mil-Ten Holding İştirak Şirketleri

işin bulunduğu yer,: 
GM / ASİST. VADİ İSTANBUL  AYAZAĞA MASLAK /  İstanbul – Türkiye
Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Müdüre veya icra direktörüne bağlıdır    rapor verir. 
Genel Müdür  tarafından atanır. Bağlı Yardımcısı vardır . 
 Amaç
İşin ne için var olduğu Yönetim Kurulu Başkanı  ve Genel Müdür ile  Üst Yönetim Ekibinin  görev ve sorumluluklarını koordinasyon  içerisinde verimli şekilde yerine getirmelerine yardımcı olmak 
Görev için Kullanılacak Demirbaşlar ve Satın Alma Yöntemleri   Şirket Demirbaşları – İş takibi sırasında kullanabileceği idari işler bünyesindeki araçlar , Yöneticinin onayı halinde Araç Tahsisi 
Şirket Telefon Faks Bilgisayar vs İşin yapılabilmesi için kullanabileceği  olağan  üstü avans ve Satın Alma  yetkisi : 1000 Euro karşılığı TL   
Asgari deneyim süresi 
6  yıl   ( Benzer Yönetim Kademesi  )
Ücret ve Diğer Sosyal Haklar : Şirketlerimizde Brüt Saat ücreti uygulanmaktadır. Yönetimin asiste edilmesi nedeni ile  mesai başlangıç ve bitiş saatleri  09-18 olup işin gerektirdiği esaslarda uygulanır  
Çalışma günleri :   Yönetim kararına bağlı olarak  işin gerektirmesi halinde hafta içi günlere ilaveten  cumartesi günleri  ½  veya tam gün çalışılmaktadır . Tam zamanlı Özel Sağlık Sigortası: Uygulanmıyor 
Nitelikler/
Gerekli Beceriler
 Üniversite veya Yüksek okul ( Halkla İlişkiler-Kamu Yönetimi – Askeri Okul   -İşletme -  Sekreterlik Büro-İK  )
İngilizce (okuma-anlama-yazma) iyi derece 
Etkin iletişim kurma yeteneği 
Maliyet Bilinci
Şirketi temsile edebilme becerisi
Zaman yönetimi  konularında yetkin 
Boyutlar
işin etkisi altında bulunan, birimin işletme masrafı (rakamlar +/-20%) da dahil olmak üzere ilgili yıllık rakamların (masraflar, gelirler, marjlar vb.)seçilmesi 
 
Gelirle direk  ilgisi yok 
Astları 
1-Yönetim Koordinatörü Yardımcı  Asistan    121010001
2-Ofis Hizmetlisi 121010000101

Üst Amiri 
1-Genel Müdür 121 
2-Yönetim Kurulu Başkanı 12

İŞ TANIMI

Başlıca Sorumluluklar
Görevli kişinin gün ay ve yıl sonunda sorumlu tutulabileceği  önemli sonuçlar randevularını yönetimini  düzenlemek- Basın ve Resmi gazete ile internette yer alan şirket Sektör veya ilgi çekici önemli konular hakkındaki haberleri inceleyerek Yönetici özeti hazırlamak
İnternet üzerinden İhale takip programlarından  şirketin ilgi alanına giren her türlü inşaat ve üretilen ürünler ile ilgili  satın alma  satış bilgileri Enerji ve Turizm Sektörü  hakkında yönetici özeti hazırlamak   
Departmanlardan alınması gereken günlük Aylık faaliyet raporlarını her ayın en geç 15 ine  kadar ilgili birimlerden temin ederek Yöneticiye  teslim edilmesi Her departman sorumlusu ile bire bir ayda en az bir kez  – Ayda bir kez de Tüm departman yöneticileri bir arada toplantı yapılmasını planlamak ve uygulamak 
Finansman onay  yazılarının  Mali İşlerden sorumlu yetkili tarafından  pordoc muhaberat programından  scan edilerek bilgisayarda kayıt yapılmış olarak Genel Müdür onayına gelen evrakların   isim hesap çek no  kontrolları ile genel md imzalarının alınması imzalı evrakların scan edilerek  imza ile teslimi  
Genel Müdürün ödeme evrakları ile Mahsup yazılarını hazırlatmak genel md imzası alarak Muhasebeye iletmek tahakkuk yapılmasını takip etmek . 
Yönetici  tarafından Outlook üzerinden verilen veya fiziki evrakla görevlendirilerek  outlooka girilmesi istenen   Outlook görevlerinin  yazılması  ilgililere gönderilmesi  sürelerinde cevapların ve sonuçların  alınması  alınan cevap ve sonuçların Yönetici Outlook ekranına ve takip için kendi Outlook programına  girilerek sonuçlar yöneticiye   iletilerek   bilgiye gore yenı görev yazılması  veya görevin kapatılması
Genel Müdürün Dahili ve Harici ziyaretçilerine randevu organize etmek ziyaretçileri karşılamak  ağırlamak Uçak Otel rezervasyonlarını yapmak yaptırmak 
Genel Müdüre  sunmadan önce Proje bazında yönetim Ekibinin masraf  hesaplarını ,  Evrakların hazırlanışını  şekli açıdan kontrol ederek aynı zaman da , imzalarını ve hesaplarını önceden  kontrol etmek. Bir  proje veya kampanya yürütülürken destek sağlamak görevlendirilmesini temin etmek işini planlamak izin vs gibi özlük işlemlerini yapmak 
Yönetmeliklerin Genel Müdür ile koordinasyon içerisinde güncel halde tutulmasını sağlamak , revizyonların yazılması ve dosyalanması ile takibini yapmak , Organizasyon görev tanımları personelin niteliklerini belirlemek yazılı hale getirmek ,Personel işe giriş sözleşmelerinin yapılmasını takip etmek giriş işlemleri yapılmadan sözleşmelerin imzalanmış olduğuna dair  rapor almak . ISO – Kalite Yönetimi konusunda belgelerin alınması Proje liderliğini yapmak 
Bağlı Yöneticinin  günlük iş programını planlamak – iç dış görüşmeleri toplantı saatlerini  düzenlemek .
İç Dış yönetsel sorunlardan  haberdar olmasından itibaren gerekli araştırmaları yaparak sorunun çözümü konusunda hazırlık yapmak sureti ile çözüm üretmek  sorunu çözememesi halinde  çözüm odaklı olarak  yöneticiyi bilgilendirmek Yöneticinin verdiği diğer görevleri yerine getirmek 
Başlıca SorumluluklarArsıv ve Dosyalamaların takıbını yaptırmak , Muhaberat yönetmeliğine uygun olarak Arşiv programını uygulamak uygulatmak bılgısayar da kayıtlı evrak kayıt ve no ları ıle fızıkı dosyaların bulunduğu dolap ve rafların planlamasını yapmak istendiği anda evrakların bulunabileceği şekilde arsıvı duzenlı kontrol etmek yönetmek Yöneticinin  hazırlanması gereken Harici Dahili yazılarını  hazırlamak onay almak
Yabancı dille gelen evrakları  arşivlenmesi ve hata yapılmasını engellemek maksadı ile tercüme etmek ettirmek teknik yoğunluğu fazla yazıları dış tercüme bürolarından yardım alarak   tercüme ettirmek yöneticiye  orijinal metinle tercüme metnini  birlikte sunmak 
Satın alma Programı MSA da hazırlanarak  veya MC de Yönetici onayı için Islak imza atılması gereken Bölge ve merkez satın almalarda üretilen  sipariş Formlarını hazırlayarak Yöneticinin ıslak imzasını almak sureti ile işlem yapılmak sureti ile ilgili departmanlara zimmet defteri ile teslim etmek ettirmek 
Sosyal aktiviteler düzenlemek iş ilişkisinin bulunduğu yerel halk ile iletişim halinde olmak sorunlarını dinlemek çözümler üretmek – Yerel halkı bilgilendirmek Dernekler kooperatifler veya sosyal amaçlı yapılar kurarak şirket hakkında olumlu imaj yaratmak Bu amaçla Yörede Muhtarların ve yerel yöneticilerin içinde bulunduğu yardımlaşma dernekleri kurmak aktif olarak katılmak . Bolgeler de yerlesık genc nufusun egıtımıne atkıda bulunmak uzere Burs yonetmelıgını uygulamak  
Hergün mesaı bıtımınde devam eden ısler ve görevler hakkında yöneticiye  sonuç durumlarını gosterır tum ıslerı kapsayan ozet rapor sunmak 
Şirketlerin ve Derneklerin Genel Kurul tarihlerini takip etmek planlamak zamanında yapılmasını sağlamak .Yönetim Kurulu gündemlerini Yönetici ile birlikte oluşturmak takip etmek üyelere zamanında bildirmek  toplantıların zamanında eksiksiz yapılmasını sağlamak.Toplantı kararlarını hazırlamak imzalatmak ilgili yerlere göndermek toplantıda alınan kararları takip etmek sonuçlandırmak üyeleri bilgilendirmek .
Bu amaçla oluşturulacak Web  sayfalarında gündem ve kararların yer almasını sağlamak . Web sayfasının güncel olarak takibini sağlamak 
Şirket ve Dernekler ve  Sektör hakkında bilgilerin yer alacağı Bülten veya Dergi çıkarılmasını sağlamak. Yayının Tüm sektöre yerel ve merkezi yöneticilere ulaşmasını temin etmek .
Şirket içi personel ile önemli kişilerin ve aktif veya muhtemel müşterilerin yılbası bayram dogum gunu vs gıbı onemlı günlerini kayıt etmek , tebrik kutlama yazıları gondermek acılı gunlerını ızlemek ılgılı gunlerde tazıyelerı ıletmek saglık konularında duyarlı olmak genel müdürü anında bilgilendirmek 
 Iş akışı ve toplantıları koordine etmek için ofis takvimini yönetmek Müşteri, personel ve ajans bilgilerinin  tüm yönleriyle gizliliğini korumak.
Bilgi İşlem ve organizasyonun web sitesi sosyal medyanın yönetilmesini sağlamak   
Müşterileri, satıcıları ve ziyaretçiler ile etkin etkileşim kurmak .
Santral telefon karşılamayı  yönetmek  , göreve  uygun personel istihdam  etmek üst düzey görüşmeleri doğrudan  yapmak  .
Dosya ve örgütsel dokümanlar, kayıt ve raporları almak. Yönetime  gelen yazışma, faks ve e-posta dahil olmak üzere onayları oluşturmak yapılacak işleri belirlemek  ve ilgililere dağıtmak. Benzer teslim paketlerine aynı işlemleri yaptırmak Yazışmaları içeren rutin sorular ve yanıtlarını hazırlamak  Yönetim Krl Karar  defterlerini  tutma, kopyalama,  genel büro görevlerini yerine getirme
personel ve Yönetim Kurulu sunum  Set up ve toplantılar ve konferanslar koordine. etmek 
Kuruluşun Yönetim Kurulu ile etkileşimini sağlamak 

Şirket ve STK Toplantı gündemlerini hazırlamak ve kurul, Yönetim Kurulu ve diğer toplantılar için gerekli düzenlemeleri yapmak . Kararları tutanaklara kaydetmek   için Yönetim Kurulu, komite toplantılarında ya da talep edilen diğer toplantılara katılmak  , Outlook üzerinden alınan kararları sorumlularına görev olarak iletmek sürelerinde cevapları takip edip genel md iletmek Derleme, yazı  ve toplantı tutanaklarını  dağıtmak. 
Personel, yönetim kurulu ve STÖ yönetim krl üyeleri  için seyahat düzenlemeleri yapmak . 
Ofis ekipmanları ve sarf malzemelerinin envanter toplamak ve korumak. 
Araştırma, fiyat ve alım ofis mobilya, ekipman ve sarf malzemeleri ile ofis ekipmanlarının tamir ve bakımı için düzenlemek   
Yöneticisinin  vereceği  diğer görevleri yapmak  
  
BAŞARI TANIMI
 ŞİRKETİN  PLANLANAN HEDEFE ULAŞMA  BAŞARISI   İlişkide Bulunduğu Departman veya Kurum
İÇ –DIŞ :Şirketler arası ve şirket   içi   Tüm Departmanlar – tüm ilgili idareler  ve ilişkide bulunulan  tüm özel ve tüzel kişiler 
Ticaret ve Sanayi Odaları ile Dernek – Birlik  Oda ilgili Kuruluşlar  - TMD -GEMAD – YMGV  -TOBB  DİĞER 
 
 İÇ YÖNETMELİKLER1-Personel Yönetmeliği Manueli   :  İK SORUMLUSU      
2- Satın Alma İTA Yönetmeliği     : DENETLEME MD YRD  
3-Araç Bakım Tahsis Yönetmeliği: MAKİNA MD 
4-Güvenlik Yönetmeliği               : GÜVENLİK MD  
5-Muhaberat  Arşiv Yönetmeliği   : YÖNETİM ASİSTAN YRD  
Diğer  Yönetmelikler ve Uygulamalar hakkında her aşama da Genel Müdürlük den  bilgi alınacaktır. 
PERSONEL SÖZLEŞMESİPersonel çalışma usul ve esaslarını düzenleyen  işe başlangıçta  karşılıklı anlaşma koşullarına yer verilen  standart sözleşme uygulanmaktadır. 
 
 
KARAR VERME YETKİSİ: Üst veya alt seviyeden ziyade bu iş gerektirdiği en çok dikkat gerektiren karar türleri 
1-Yukarıda belirlenen sorumlulukların  yerine getirilmesi  için gerekli konularda Karar ve verme   yönlendirme   Tam yetkisi vardır . Diğer departmanların yetki ve sorumluluk alanına giren konularda koordinasyon içerisinde karar verir  , yorum gerektiren konularda yönetici onayı alır. 
2-Yukarıda yer almayan , başka departmanların yetki ve sorumluluk  alanına giren   yetki limitinin aşan  veya 3 ncü kişileri ilgilendiren veya Hukuki ihtilafa ya da önemli miktarda Mali yaptırıma  neden olabilecek konularda doğrudan karar veremez  bu konularda Yönetici Onayı alarak   karar üretir .