Departman Asistanı

Polat Yol Yapı San. ve Tic. A.Ş.

İnşaat, Taahhüt, Gayrimenkul, Enerji ve Sigortacılık alanında faaliyet gösteren grubumuzun Genel Müdürlüğü bünyesinde görev alacak; 

• Üniversitelerin lisans programlarından mezun,
• Büyük ölçekli firmalarda, tercihen Holding yapısında en az 7 yıl Asistanlık yapmış,
• Büyük ölçekli firmalarda, tercihen Holding yapısında en az 7 yıl deneyimli,
  
• İleri düzeyde İngilizce bilen, 
• MS Office programlarını etkin olarak kullanabilen,
• Sorumluluk sahibi, planlı, dikkatli, titiz, takipçi, çözüm odaklı ve düzenli çalışmayı prensip haline getirmiş, 
• Organizasyon, koordinasyon, analitik düşünme ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş, 
• Güler yüzlü, dinamik yapılı ve dış görünümüne özen gösteren, 
• Görevinin gerektiği şekilde iletişim ve ifade yeteneğini kabiliyetli kullanabilen, 
• Temsil yeteneği güçlü, kurumsal şirket vizyonuna sahip, 
• İstanbul - Anadolu yakasında ikamet eden, 
• Temsil ettiği kurumun ve görevin gerektirdiği imajın bilinciyle hareket eden, işine ve kendine özen gösteren, gerektiğinde sorumluluk alabilecek  Departman Asistanı aramaktayız.

İŞ TANIMI

• Departmanın telefon trafiği, toplantı organizasyonu ve takibini yürütmek,
• Takibinde olduğu yöneticilerin diğer departmanlar ile iç iletişiminde aracı olmak, talep edilen bilgi ve belgeleri sağlamak,
• Departmanda oluşabilecek yurtiçi ve yurtdışı seyahatleri organize etmek, raporlamak,
• Yurtiçi ve yurtdışından gelen misafirlerin transfer, konaklama, yemek vs. organizasyonlarını yapmak,
• Şirket içi ve şirket dışına gönderilecek dokümanların kargo, posta, kurye vs. hazırlıklarının yapılmasını sağlamak, kayıt ve takibini yapmak, raporlamasını yapmak.
• Departmana ait zimmetli ürün süreçlerini takip etmek,
• Departmana ait şirket içi tüm masrafları takip etmek, işleme almak, onaylatmak ve ödeme formları ile belgeleri ilgili birimlere göndermek, arşiv kaydı oluşturmak.
• Toplantı odalarının organizasyonu takip etmek, 
• Toplantı hazırlıklarının yapılması, gerektiği durumlarda toplantı notları ve raporlarını oluşturmak ve ilgililere ulaştırmak, 
• Gelen ziyaretçilerin karşılanması ve ağırlanması yönünde gereken tüm hazırlıkları yapmak, ilgilileri bilgilendirmek, hazırlıkların takibini ve yönetimini sağlamak,
• Kendisinden  talep edilebilecek konular ile ilgili araştırma yapmak, bilgi toplamak ve sorumlu olduğu tüm iş konularında destek vermek, istenilen doküman, rapor ve sunumları hazırlamak, hazırda bulundurmak,