Ofis Asistanı

RE-MAX MOD

OFİS ASİSTANI İŞ TANIMI

RE/MAX MOD Gayrimenkul Danışmanlığı bünyesinde ofis asistanı ofisi çalışanları - yönetim – müşteriler arasında köprü kurarak işlerin daha organize ve kolay bir şekilde yürütülmesini sağlamak, ofis asistanı görev ve sorumlulukları kapsamında faaliyetlerini sürdürmektir.

OFİS ASİSTANI GÖREV ve SORUMLULUKLARI

• Aidiyet duygusuna sahip olmak ve ekip çalışmasına önem vermek,
• Dış görünüş konusunda itinalı olmak, diksiyonu, sözlü ve yazılı iletişimi iyi olmak,
• Sorumluluk sahibi, disiplinli çalışmayı ilke edinmek,
• Çözüm odaklı yaklaşım ve problem çözme becerisi sergilemek,
• Zaman yönetimi becerisi ve işe öncelik verme yeteneğine sahip olmak,
• Etkili bir şekilde yazılı ve sözlü iletişim kurabilmek ve detaylara dikkat etmek,
• Çoklu görev yeteneği ile güçlü organizasyon becerisi sahibi olmak,
• Büro yönetim sistem ve prosedürlerini bilmek,
• Çalıştığı sektör hakkında araştırmalar yapıp yenilikleri takip etmek,
• Sigara kullanmayan,
• Bilgisayar kullanımı, MS Ofis Programlarına ve Sosyal Medya Yönetimine hâkim olmak,
• Ofis yönetiminin randevularını takip etmek ve gerekli hazırlıkları yapmak,
• Ofis açılış ve kapanışını yapmak, açılış ve kapanış ile ilgili ofisin tertip ve düzenini sağlamak,
• Her sabah, RE/MAX Sistemindeki ve sahibinden.com adresindeki ilanların, ilan verme kuralları kapsamında takibini yapmak, aksaklıkları takip etmek ve ofis yönetimine bildirmek,
• E-Posta ve Telefon trafiğini yönetmek, gelen telefonları ilgili Gayrimenkul Danışmanına yönlendirmek,
• Firma çalışanları ve müşterileri ile ilgili evrak ve raporları düzen içerisinde dosyalamak, dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
• Toplantı ve randevulara ilişkin tertip ve düzeni sağlamak,
• Gerektiğinde kurumsal ve sosyal organizasyonları planlamak ve organize etmek,
• Firmaya ait gönderi ve kargoları takip etmek, gönderilen ürünlerin ve evrakların alıcıya ulaştığını doğrulamak,
• Ofisin ihtiyaçlarını listelemek, eksik olanları temin etmek (kahve,çay,su, soda ) (Temizlik malzemeleri) (Kırtasiye Malzemeleri),
• Ofis envanterinin korunması ve takibini sağlamak,
• Bilgi güvenliği için takipte olmak,
• Danışmanlardan yeni gelen portföylerin evrak kontrolünü yapma (tapu fotokopisi, sözleşme, vekalet vb. ) evraklar tam ise Ofis Yöne e bilgisini verip onay almak,
• Satış ve kiralama işlemleri ile ilgili süreci takip etmek ve ofis yönetimini bilgilendirmek,
• Ofise gelen evrakları, faturalar vb. evraklar konusunda ofis yönetimini bilgilendirmek ve ofis yönetimin talimatları doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak,
• Ofise gelen herkesi güler yüzle karşılamak ve güler yüzle kapıya kadar geçirmek,
• Ofisin günlük temizliğini yapmak ve düzenini sağlamak, ( Ofis Temizlik Görevlisinin Olmadığı Durumlarda)
• Müşterilere gönderilecek olan yazışmalar ile matbu evrakları düzenlemek ve imzalanması gereken evrakları ofis yönetimine imzaya sunmak,
• Toplantı, eğitim vb. organizasyonlara ilişkin katılım listesini hazırlamak,
• Toplantı ve Ofis Sunumlarının hazır tutulmasında gerekli koordineyi sağlamak,
• Ofis müzik yayınını belirlenen standartlar dahilinde kontrol etmek.