İdari Asistan

İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Eğitim kurumumuzun akademik/idari birimlerinde idari işleri aşağıda belirtilen iş tanımı çerçevesinde  yürütecek İDARİ ASİSTAN  çalışma arkadaşları aramaktayız.

İŞ TANIMI

• Bölümün/birimin diğer birim ve kurumlarla olan yazışmalarını gerçekleştirmek, takip etmek ve birim  yöneticilerine geri bildirim vermek.
• Bölümün/birimin öğrenci işleri, personele yönelik  özlük ve idari işleri hakkındaki  ilgili mevzuat, yönetmelik ve prosedürlere hakim olmak, bu konuda ilgili kişilere bilgi ve destek vermek, işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlamak.
• Kurul toplantıları, seminer, toplantı vb.  etkinlikleri planlamak, ihtiyaç duyulan hizmetleri temin etmek, etkinliğe katkı verecek birimleri koordine etmek.
• Bölümün/birimin öğrenci işleri, özlük işleri, satın alma ve yazışma gibi süreçlerinde kullanılan yazılımları etkin şekilde kullanabilmek.
• Yabancı uyruklu öğrencilerle, personel ve yurtdışındaki kurumlarla yazılı ve sözlü iletişim kurmak, birim içi duyuruları türkçe ve ingilizce olarak yayınlamak.
• Bölümün/birimin yıllık eğitim ve faaliyet planını yöneticisi ile koordineliolarak oluşturmak, plana  göre kullanılacak derslik, salon ve amfileri belirleyen planları ve duruma uygun değişiklikleri yapmak.
• Bölümün/birimin malzeme ve hizmet alımlarında ilgili birimlerle görüşmek ve süreci yürütmek.
• Bölümün/birimin faaliyet ve eğitim planlarıyla bölüm yöneticisinin ajandasını, telefon görüşmelerini ve randevularını takip etmek.

ARANAN NİTELİKLER

• Üniversitelerin örgün eğitim programlarından en az lisans düzeyinde mezun olmak,
• İdari işler, belirli bir mevzuat çerçevesinde hizmet sunumu veya etkinlik düzenlenmesi gibi işlerde en az 5 yıllık iş tecrübesine sahip olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek ileri düzeyde ingilizce yabancı dil bilgisi ve kullanım deneyimine sahip olmak,
• Yazışma, raporlama ve sunum amaçlı olarak ofis programlarını iyi düzeyde kullanabilmek,
• Erkek adaylar için askerlik hizmetini tamamlamış/muaf olmak,