Etkinlik Uzmanı

İstinye Üniversitesi

İstinye Üniversitesi Vadi Kampüs'ünde bulunan Kurumsal İletişim ve Pazarlama Daire Başkanlığı'nda görevlendirilmek üzere ‘Etkinlik Uzmanı' arayışımız bulunmaktadır.

İş Tanımı

• Üniversitenin yıllık etkinlik takviminin oluşturulması ve güncel tutulmasına destek olmak,
• Akademik, kurumsal, öğrenci, mezun ve paydaş etkinliklerinin planlama ve organizasyon süreçlerinde görev almak,
• Kongre, sempozyum, konferans, lansman, mezuniyet, tercih dönemi organizasyonları, fuarlar ve kurumsal etkinliklerin operasyonel süreçlerini yürütmek,
• Etkinlik öncesi hazırlık, etkinlik sırasındaki operasyon ve etkinlik sonrası süreçlerin takibini yapmak,
• Organizasyon firmaları, ajanslar, tedarikçiler ve çözüm ortaklarıyla koordinasyonu sağlamak,
• Etkinlik alanı, teknik ekipman, sahne, ses, ışık, yayın ve catering ihtiyaçlarının organizasyonunu takip etmek,
• Üniversiteye ait konferans salonu, amfi, fuaye alanı ve diğer etkinlik mekânlarının kullanım ve kiralama süreçlerine destek olmak,
• Mekân taleplerini takip etmek, rezervasyon ve kullanım planlamalarını ilgili birimlerle koordineli şekilde yürütmek,
• Kurum içerisindeki ilgili birimlerle etkinlik süreçlerine ilişkin koordinasyonu sağlamak,
• Etkinlik iletişim planlarının hazırlanması ve uygulanması süreçlerinde Kurumsal İletişim ve Pazarlama ekipleriyle birlikte çalışmak,
• Davetli, konuşmacı, protokol ve VIP süreçlerinin organizasyonuna destek olmak,
• Dijital ve hibrit etkinliklerin organizasyon ve operasyon süreçlerinde görev almak,
• Etkinlik bütçeleri, tedarikçi süreçleri ve operasyonel ihtiyaçların takibini yapmak,
• Gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin katılım, geri bildirim ve operasyon sonuçlarını raporlamak,
• Etkinlik süreçlerinin geliştirilmesine yönelik öneriler sunmak,
• Kurumsal marka standartlarına uygun etkinlik deneyiminin oluşturulmasına katkı sağlamak.

Aranılan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun,
• Tercihen vakıf üniversiteleri, eğitim kurumları, ajans veya kurumsal şirketlerde etkinlik/organizasyon alanında minimum 2 yıl deneyimli,
• Büyük ölçekli etkinlik ve organizasyonların operasyon süreçlerinde deneyim sahibi,
• İyi derecede İngilizce bilgisine sahip,
• Etkinlik planlama, koordinasyon ve operasyon süreçlerine hâkim,
• Proje ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
• Organizasyon ve takip yönü güçlü,
• İletişim becerileri kuvvetli ve ekip çalışmasına yatkın,
• Tedarikçi, ajans ve çözüm ortaklarıyla koordinasyon sağlayabilecek,
• Planlama, problem çözme ve kriz yönetimi konusunda yetkin,
• Detaylara önem veren, sonuç odaklı ve sorumluluk bilinci yüksek,
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• Esnek çalışma saatlerine ve etkinlik dönemlerinin gerektirdiği çalışma düzenine uyum sağlayabilecek,
• Vadi Kampüs’e ulaşım sorunu olmayan.