Klinik Sekreteri

Op. Dr. Havva Gül Yıldız Muayenehanesi

Hakkımızda

Estetik cerrahi alanında uzmanlaşmış, hasta memnuniyetini ön planda tutan özel kliniğimiz bünyesinde görev alacak, iletişim becerileri güçlü, dinamik ve çözüm odaklı bir Klinik Sekreteri arıyoruz. 

İş Tanımı

Hasta İletişimi ve Randevu Yönetimi

• Gelen ve giden telefon aramalarının profesyonel şekilde karşılanması ve yönetilmesi
• Yeni hasta başvurularının telefon, WhatsApp, Instagram DM ve e-posta kanallarından takip edilmesi
• Hastaların ilk bilgilendirmesinin yapılması; işlem süreçleri, fiyatlandırma ve hazırlık aşamaları hakkında doğru ve tutarlı bilgi verilmesi
• Randevu planlamasının yapılması, randevu onay ve hatırlatma aramalarının gerçekleştirilmesi
• İptal ve erteleme taleplerinin düzenlenmesi, randevu takviminin güncel tutulması
• Ameliyat öncesi ve sonrası hasta bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Yabancı hastalarla (özellikle İngilizce konuşan) temel düzeyde yazılı ve sözlü iletişim kurulması

Klinik İçi Operasyonlar

• Hasta karşılama, yönlendirme ve bekleme süreçlerinin yönetilmesi
• Hasta kayıt formlarının, onam formlarının ve KVKK aydınlatma metinlerinin eksiksiz doldurtulması ve arşivlenmesi
• Hasta dosyalarının fiziksel ve dijital ortamda düzenli tutulması
• Doktorun günlük, haftalık ve aylık randevu programının koordine edilmesi
• Klinik içi malzeme ve sarf takibine destek verilmesi
• Fatura, ödeme takibi ve kasa işlemlerinin yürütülmesi
• Laboratuvar ve görüntüleme sonuçlarının takip edilip hastaya ve doktora iletilmesi

Dijital İletişim ve Sosyal Medya Desteği

• WhatsApp Business üzerinden hasta yazışmalarının yönetilmesi
• Instagram ve diğer sosyal medya platformlarından gelen hasta sorularına hızlı yanıt verilmesi
• Online randevu platformlarının (DoktorTakvimi vb.) güncellenmesi ve mesaj takibi
• Hastalardan gelen Google ve sosyal medya yorumlarının takibi ve raporlanması
• Gerektiğinde basit içerik paylaşımı desteği (story paylaşımı, gönderi zamanlama vb.)

İdari ve Raporlama Görevleri

• Günlük hasta giriş-çıkış kayıtlarının tutulması
• Aylık hasta istatistiklerinin ve randevu raporlarının hazırlanması
• SGK dışı özel hasta faturalandırma süreçlerinin takibi
• Klinik içi stok ve sipariş süreçlerine destek verilmesi

Aranan Nitelikler

Eğitim

• En az lise mezunu (ön lisans veya lisans mezunu tercih sebebidir)
• Sağlık hizmetleri, tıbbi sekreterlik, büro yönetimi veya ilgili bölümlerden mezun olmak tercih sebebidir

Deneyim

• Tercihen özel hastane, klinik veya poliklinik ortamında en az 1 yıl sekreterya veya hasta kabul deneyimi
• Estetik, plastik cerrahi veya göz cerrahisi kliniklerinde çalışmış olmak büyük avantajdır.

Dil Becerileri

• Türkçe: Ana dil düzeyinde, kusursuz diksiyon ve yazılı ifade becerisi
• İngilizce: Başlangıç-orta seviye (A2–B1); yabancı hastalarla temel düzeyde yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek yetkinlikte
• Arapça veya Rusça bilmek ek avantaj olarak değerlendirilecektir

Bilgisayar ve Yazılım Yetkinlikleri

• Microsoft Office Paketi: Word, Excel ve PowerPoint programlarına ileri düzeyde hakimiyet
• E-posta Yönetimi: Gmail / Outlook üzerinden profesyonel e-posta yazışması yapabilme
• WhatsApp Business: Hasta iletişimi, etiketleme, hızlı yanıt ve katalog özelliklerini aktif kullanabilme
• Sosyal Medya Platformları: Instagram, Facebook temel düzeyde kullanım; DM yanıtlama, story paylaşımı
• Randevu ve CRM Sistemleri: DoktorTakvimi, klinik yönetim yazılımları veya benzeri sistemlere aşinalık
• Google Workspace: Google Takvim, Google Drive, Google Sheets üzerinde çalışabilme
• Bulut Depolama: Dropbox, OneDrive veya Google Drive üzerinde dosya yönetimi
• Görüntü Düzenleme (Temel): Canva veya benzeri araçlarla basit görsel hazırlayabilme
• Video Konferans: Zoom, Google Meet gibi platformlarda toplantı oluşturma ve katılım

Kişisel Özellikler

• Güçlü sözlü ve yazılı iletişim becerileri; telefonda ikna edici ve güven veren bir üslup
• Presentabl, bakımlı ve profesyonel dış görünüm
• Yüksek empati yeteneği ve hasta odaklı hizmet anlayışı
• Detaylara özen gösteren, düzenli ve titiz çalışma disiplini
• Stres altında sakin kalabilme ve çoklu görevleri eş zamanlı yönetebilme (multitasking)
• Takım çalışmasına yatkın, pozitif ve çözüm odaklı yaklaşım
• Gizlilik ve hasta mahremiyetine saygılı; etik kurallara bağlılık
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilme

Tercih Sebepleri (Artı Nitelikler)

• Tıbbi terminolojiye hakimiyet
• Sağlık turizmi süreçleri hakkında bilgi sahibi olmak
• Temel ilk yardım sertifikasına sahip olmak
• CRM veya hasta yönetim sistemi deneyimi
• Estetik sektöründe çalışmış olmak
• İkinci bir yabancı dil bilmek (Arapça, Rusça, Almanca vb.)