İdari İşler ve Yönetim Asistanı

PROMER MÜŞAVİRLİK MÜHENDİSLİK ANONİM ŞİRKETİ

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin tercihen İşletme, İktisat, Büro Yönetimi, Halkla İlişkiler veya ilgili bölümlerinden mezun,
• Yönetim asistanlığı, üst düzey yönetici asistanlığı, ofis yönetimi veya idari işler alanındaen az 5 yıl deneyimli,
• Yönetici asistanlığı ve idari işler süreçlerini birlikte yürütebilecek organizasyon ve koordinasyon becerisine sahip,
• MS Office programlarını (özellikle Outlook, Word ve Excel) etkin kullanabilen,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü, temsil yeteneği yüksek,
• Planlama, organizasyon ve takip yönü kuvvetli,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirerek ve zamanında sonuçlandırabilecek,
• Detaylara önem veren, düzenli, sistemli ve çözüm odaklı,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgelerin korunması konusunda hassas,
• Protokol, toplantı ve misafir ağırlama süreçlerine hakim,
• Evrak, dosyalama, arşivleme ve kayıt süreçlerini düzenli şekilde yürütebilen,
• Tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarla iletişim ve koordinasyon sağlayabilecek,
• Tercihen iyi seviyede İngilizce bilen,
• Tercihen mühendislik, müşavirlik, proje yönetimi veya benzeri kurumsal yapılarda çalışma deneyimine sahip,
• Ankara'da ikamet eden,

İŞİN TANIMI

• Şirket üst yönetiminin günlük iş akışını organize etmek ve yöneticilere asistanlık desteği sağlamak,
• Yönetici takvimlerini, toplantılarını, randevularını ve seyahat organizasyonlarını planlamak ve takip etmek,
• Yönetim toplantılarının organizasyonunu yapmak; toplantı gündemi, doküman ve gerekli hazırlıkları koordine etmek,
• Şirket içi ve dışı yazışma, telefon, e-posta ve iletişim trafiğini yönetmek,
• Yönetim tarafından talep edilen rapor, sunum, yazışma ve dokümanların hazırlanmasına destek olmak,
• Şirket ziyaretçileri, müşterileri, tedarikçileri ve iş ortaklarının karşılanması ve ağırlanmasını koordine etmek,
• İdari işler süreçlerinin koordinasyonunu ve takibini gerçekleştirmek,
• Ofisin genel düzeni, ihtiyaçları, bakım-onarım, temizlik, güvenlik ve teknik hizmet süreçlerini takip etmek,
• Kırtasiye, sarf malzemeleri, ofis ekipmanları ve diğer idari ihtiyaçların tedarik süreçlerini yürütmek,
• Tedarikçilerden teklif almak, fiyat karşılaştırmaları yapmak ve satın alma süreçlerini takip etmek,
• Şirket araçlarının, ofis ekipmanlarının ve diğer demirbaşların kayıt ve kullanım süreçlerini takip etmek,
• Kargo, kurye, posta, evrak gönderimi ve teslim alma süreçlerini organize etmek,
• Yurtiçi yurtdışı seyahat, konaklama, ulaşım, araç kiralama ve toplantı organizasyonlarını planlamak ve ilgili süreçleri takip etmek,
• Seyahat öncesinde gerekli olması durumunda vize süreçlerini yürütmek.
• Şirket içi organizasyon, etkinlik, toplantı ve özel günlerin planlama ve koordinasyonuna destek olmak,
• İdari işler kapsamında oluşan sözleşme, fatura, teklif, bakım ve hizmet belgelerinin takibini ve arşivlenmesini sağlamak,
• Şirketin farklı lokasyonları/ofisleri ile ilgili idari süreçlerin koordinasyonunu sağlamak,
• Yönetim tarafından verilen diğer idari, organizasyonel ve koordinasyon görevlerini zamanında ve eksiksiz yerine getirmek,
• İdari işlerle ilgili sorunları tespit ederek çözüm önerileri geliştirmek ve yönetime raporlamak.