Arşiv ve Dokümantasyon Uzmanı

Sektöründe Öncü Firma

Sektöründe öncü ve güçlü bir konuma sahip şirketimiz için, kurumsal doküman ve arşiv süreçlerini etkin şekilde yönetecek bir Arşiv ve Dokümantasyon Uzmanı arıyoruz. Bu pozisyon, organizasyon genelinde bilgi ve belge akışının düzenli, güvenli ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesinde kritik rol üstlenecektir. Dinamik ve çok paydaşlı bir yapıda, süreçleri iyileştirmeye katkı sağlayacak adayların başvurularını bekliyoruz.

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Bilgi ve Belge Yönetimi, Büro Yönetimi, İşletme vb. tercih sebebidir) mezun,
• Doküman yönetimi, arşivleme ve kayıt süreçlerinde min. 2-3 yıl deneyimli,
• Tercihen EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemleri) ve kurumsal iş akış sistemleri (EBA vb.) konusunda bilgi sahibi,
• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) süreçlerine hakim,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen,
• Dikkatli, düzenli ve detay odaklı çalışma prensibine sahip,
• İletişim becerileri güçlü, ekipler arası koordinasyonu sağlayabilecek,
• Veri gizliliği ve bilgi güvenliği konularında hassasiyet sahibi,
• Takip yeteneği güçlü.

İş Tanımı

• Organizasyona ait tüm dokümanların fiziksel ve dijital ortamda düzenli şekilde toplanması, sınıflandırılması, arşivlenmesi ve muhafaza edilmesini sağlamak,
• Günlük olarak e-posta, KEP ve UETS sistemlerini kontrol ederek gelen evrakların takibini yapmak ve ilgili birimlere zamanında iletmek,
• Gelen ve giden resmi evrakların dijital ortamda kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlamak,
• Resmi kurumlar ve diğer paydaşlarla KEP ve UETS üzerinden yapılacak yazışmaları yürütmek,
• Arşivden talep edilen belgelerin ilgili birimlere hızlı ve doğru şekilde ulaştırılmasını sağlamak, geri dönüş süreçlerini takip etmek,
• Noter onaylı belge süreçlerini organize etmek ve Ticaret Odaları gibi kurumlardan gerekli evrakların teminini sağlamak,
• Resmi kurum aidatlarının takibini yapmak, ödeme süreçlerini başlatmak ve sonuçlandırmak,
• Elektronik imza, KEP ve UETS üyelik/yenileme süreçlerinin zamanında yürütülmesini sağlamak,
• EBYS ve diğer kurumsal sistemlerle entegre çalışarak evrak kayıt, sınıflandırma ve iş akışı süreçlerini mevzuata uygun şekilde yönetmek,
• Arşivlenen bilgi ve belgelerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamak,
• Belge yönetimi süreçlerini analiz ederek iyileştirme önerileri geliştirmek ve dijital dönüşüm projelerine katkı sağlamak.

İşe Alım Sürecimiz

• Ön İK görüşmesi
• Ekip & Yönetici görüşmesi (yüz yüze)
• Referans kontrolü
• Teklif Aşaması