Satın Alma Sorumlusu

Türk Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi

SATIN ALMA UZMANI

Üniversitemizin ulusal ve uluslararası mal, hizmet, yapım, danışmanlık, teknik ekipman, laboratuvar, bilgi teknolojileri ve yatırım ihtiyaçlarına yönelik satın alma süreçlerinde görevlendirilmek üzereSatın Alma Uzmanı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Üniversitenin akademik ve idari birimlerinden gelen satın alma taleplerini ihtiyaç, bütçe, teknik şartname, satın alma yöntemi ve teslim süresi açısından incelemek,
• Mal, hizmet, danışmanlık, bakım-onarım, teknik ekipman, laboratuvar cihazları, bilgi teknolojileri, demirbaş ve yapım işlerine ilişkin satın alma süreçlerini uçtan uca yürütmek,
• Satın alma yöntemini belirlemek; teklif toplama, doğrudan temin, ihale, sipariş ve sözleşme süreçlerini ilgili mevzuat ve kurum prosedürleri doğrultusunda gerçekleştirmek,
• İhale ve satın alma dosyalarını hazırlamak; idari ve teknik şartname, teklif isteme dokümanı, yaklaşık maliyet, piyasa fiyat araştırması, mukayese tablosu, değerlendirme tutanağı, sipariş ve sözleşme belgelerinin oluşturulmasını koordine etmek
• Yabancı tedarikçilerle yazılı ve sözlü iletişimi İngilizce olarak yürütmek,
• Yurt dışından gerçekleştirilecek satın almalarda fiyat, teslim şekli, ödeme yöntemi, garanti, sigorta, sevkiyat ve satış sonrası hizmet koşullarına ilişkin müzakereleri yürütmek,
• Uluslararası satın almalarda proforma fatura, ticari fatura, menşe belgesi, paketleme listesi, konşimento ve benzeri dış ticaret belgelerini takip etmek,
• Yurt dışı satın almalarda nakliye, sigorta, gümrükleme, ithalat, vergi ve teslimat süreçlerini ilgili birim ve hizmet sağlayıcılarla koordineli olarak yürütmek,
• Üniversitenin yabancı üniversiteler, uluslararası kuruluşlar, araştırma merkezleri ve diğer iş birliği ortaklarıyla yürüttüğü projelerde satın alma desteği sağlamak,
• Hibe ve proje sözleşmelerinde belirlenen satın alma kurallarını, bütçe kısıtlarını, uygun maliyet şartlarını ve raporlama yükümlülüklerini takip etmek,
• Hibe projeleri kapsamında gerekli teklif toplama, ihale, değerlendirme, sözleşme, teslimat, ödeme ve satın alma dosyalama süreçlerini gerçekleştirmek,
• Uluslararası projeler kapsamında Türkçe ve İngilizce satın alma dokümanları, değerlendirme raporları ve destekleyici belgeler hazırlamak,
• İhale ilanı, doküman paylaşımı, tekliflerin alınması, değerlendirilmesi, komisyon süreçleri ve sonuçlandırma aşamalarını takip etmek,
• İlgili satın alma ve ihale mevzuatını, tercihen 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu kapsamındaki uygulamaları takip etmek,
• Tedarikçi ve pazar araştırması yapmak; yurt içinde ve yurt dışında alternatif tedarik kaynakları oluşturmak,
• Yerli ve yabancı tedarikçilere ilişkin güncel bir tedarikçi veri tabanı oluşturmak ve yönetmek,
• Tedarikçilerin teknik kapasite, kalite, fiyat, teslimat, finansal yeterlilik, mevzuata uyum, sürdürülebilirlik ve iş etiği kriterleri doğrultusunda ön yeterlilik çalışmalarını yürütmek,
• Onaylı ve tercih edilen tedarikçi listelerini oluşturmak ve güncel tutmak,
• Tedarikçi performansını kalite, maliyet, teslimat süresi, hizmet seviyesi ve sözleşmeye uyum kriterleri üzerinden değerlendirmek,
• Tedarikçilerle fiyat, ödeme, teslimat, garanti, bakım, servis ve diğer ticari koşullara ilişkin müzakereleri yürütmek,
• Satın alma sözleşmelerinin hazırlanması sürecinde hukuk, mali işler, teknik birimler, proje ekipleri ve talep sahibi birimlerle koordinasyon sağlamak,
• Sözleşme sürelerini, teminatları, sigortaları, cezai şartları, fiyat farklarını, yenileme tarihlerini ve yüklenici yükümlülüklerini takip etmek,
• Satın alma siparişlerinin açılması, onaylanması, teslimatların izlenmesi, muayene ve kabul işlemleri ile fatura kontrollerinin koordinasyonunu sağlamak,
• Satın alma süreçlerini ERP, e-satın alma, tedarikçi portalı ve elektronik doküman yönetim sistemleri üzerinden yürütmek,
• SAP, SAP Ariba, Oracle, Logo, Netsis veya benzeri kurumsal kaynak planlama ve satın alma sistemlerini etkin şekilde kullanmak,
• Elektronik ihale, e-teklif ve dijital onay süreçlerini takip etmek,
• Satın alma bütçesini takip etmek; gerçekleşen harcamalar, bütçe kullanımı, tasarruf, fiyat değişimleri ve tedarikçi performansına ilişkin raporlar hazırlamak,
• Maliyet düşürme, süreç iyileştirme, standardizasyon, katalog yönetimi ve konsolide satın alma fırsatlarını belirlemek,
• Satın alma süreçlerinin şeffaflık, rekabet, eşit muamele, gizlilik, hesap verebilirlik ve etik kurallar çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,
• İç ve dış denetimlerde talep edilen satın alma dosyalarını, sözleşmeleri, onayları ve destekleyici belgeleri eksiksiz olarak sunmak,
• ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi başta olmak üzere ISO 14001, ISO 45001 ve kurumun uyguladığı diğer yönetim sistemleri kapsamında satın alma ve tedarikçi süreçlerine ilişkin kayıtları oluşturmak,
• ISO standartları çerçevesinde tedarikçi seçme, değerlendirme, yeniden değerlendirme ve performans takip süreçlerini yürütmek,
• Satın alma prosedürleri, iş akışları, kontrol noktaları, tedarikçi değerlendirme kriterleri ve standart dokümanların geliştirilmesine katkı sağlamak,
• Üniversitenin sürdürülebilir, çevreye duyarlı ve sosyal sorumluluk ilkelerine uygun satın alma uygulamalarını desteklemek.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin İşletme, İktisat, Maliye, Kamu Yönetimi, Endüstri Mühendisliği, İşletme Mühendisliği, Uluslararası Ticaret, Lojistik, Tedarik Zinciri Yönetimi veya ilgili bölümlerinden mezun,
• Satın alma, tedarik zinciri, ihale, dış ticaret veya sözleşme yönetimi alanlarında tercihen en az5 yıl deneyimli,
• Mal, hizmet ve tercihen yapım işi satın almalarında uygulama deneyimine sahip,
• Yurt dışı satın alma, yabancı tedarikçi yönetimi veya ithalat süreçlerinde deneyimli,
• Uluslararası iş birlikleri, araştırma projeleri veya hibe programları kapsamındaki satın alma süreçleri hakkında bilgi sahibi,
• İhale dosyası, teknik ve idari şartname, yaklaşık maliyet, piyasa fiyat araştırması, teklif karşılaştırma tablosu ve sözleşme dokümanı hazırlayabilen,
• Kamu ihale süreçleri ve ilgili mevzuat konusunda bilgi veya deneyim sahibi,
• Tedarikçi araştırması, ön yeterlilik, seçme, değerlendirme ve performans yönetimi konularına hâkim,
• Teklif analizi, maliyet analizi, toplam sahip olma maliyeti ve ticari müzakere konularında yetkin,
• İleri düzeyde yazılı ve sözlü İngilizce bilgisi zorunludur.
• Yabancı tedarikçilerle toplantı, yazışma ve ticari müzakere yürütebilecek,
• İngilizce teknik şartname, teklif talebi, satın alma sözleşmesi, proje dokümanı ve değerlendirme raporu hazırlayıp inceleyebilecek,
• MS Office programlarını, özellikle ileri seviyede Excel’i etkin kullanabilen,
• ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve tedarikçi yönetimi gereklilikleri hakkında bilgi sahibi,
• Sözleşme, teminat, teslimat, muayene-kabul ve fatura kontrol süreçleri konusunda bilgi sahibi,
• Analitik düşünme, problem çözme, planlama, raporlama ve dokümantasyon becerileri güçlü,
• Müzakere ve iletişim yetkinliği yüksek, sonuç odaklı ve takipçi,
• Birden fazla satın alma ve proje sürecini eş zamanlı olarak yönetebilen,
• Etik ilkelere, gizliliğe, tarafsızlığa ve kurumsal prosedürlere bağlı,