Yazı İşleri ve İdari İşler Uzmanı

Türk Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi

Üniversitemizin idari ve kurumsal doküman süreçlerinde görev almak üzere,en az 5 yıl deneyimli, düzenli, dikkatli ve takip yönü güçlü Yazı İşleri ve İdari İşler Uzmanı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Üniversiteye gelen ve üniversiteden gönderilen fiziki ve elektronik evrakların kayıt, dağıtım, yönlendirme ve takibini yapmak.
• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden gelen-giden evrak, resmî yazışma, doküman ve kayıt süreçlerini yürütmek.
• EBYS üzerinden evrakların ilgili kişi ve birimlere zamanında sevk edilmesini ve süreçlerinin takip edilmesini sağlamak.
• Elektronik imza süreçlerini takip etmek ve ilgili personele gerekli desteği sağlamak.
• Fiziki ve elektronik belgelerin kurumsal arşiv düzenine uygun şekilde dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
• Evrakların saklama, dosyalama ve arşiv süreçlerini takip etmek; gerektiğinde geçmiş tarihli evrakların bulunmasını ve erişime hazır hale getirilmesini sağlamak.
• Üniversitenin yazılı ve basılı kurumsal dokümanlarınıntakibini yapmak; güncel versiyonların kullanılmasını ve eski/geçersiz dokümanların kullanımının önlenmesini sağlamak.
• Formlar, resmî yazılar, antetli belgeler, sertifikalar, kataloglar, broşürler ve benzeri kurumsal basılı materyallerin takip ve koordinasyonunu yapmak.
• Üniversite adına gönderilen ve üniversiteye gelen posta, kargo ve kurye gönderilerininkayıt ve takip işlemlerini yürütmek.
• Önemli gönderilerin teslim durumlarını, takip numaralarını ve teslim belgelerini kayıt altında tutmak.
• Noter, posta, kargo ve diğer resmî kurumlarla yürütülen evrak işlemlerinde ilgili yöneticilere ve birimlere destek olmak.
• Noter tasdikleri, vekâletler, onaylı suretler ve benzeri resmî belge işlemlerinin takibine destek vermek.
• Türkçe ve İngilizce gelen/giden dokümanların kayıt, dosyalama ve ilgili birimlere yönlendirme işlemlerini yapmak.
• İngilizce doküman ve yazışmaların hazırlanması, kontrolü ve gerektiğinde çeviri süreçlerinde destek olmak.
• Yurt dışındaki üniversite ve kurumlarla gerçekleştirilen yazışma ve doküman trafiğinin takip edilmesine destek olmak.
• Evrakların cevap, işlem ve son tarihlerini takip etmek; gecikme riski bulunan süreçleri ilgili yöneticilere bildirmek.
• Yönetim ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu dokümanları hazırlamak, temin etmek ve arşivden çıkarmak.
• Kurumsal dokümanların gizliliğini, güvenliğini ve yetkili kişiler tarafından erişilebilir olmasını sağlamak.
• Gerektiğinde üniversitenin doküman yönetimi, arşiv ve EBYS süreçlerinin geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin tercihen Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Büro Yönetimi, İşletme, İktisat, Kamu Yönetimi, Yönetim Bilimleri veya ilgili bölümlerinden mezun,
• Benzer pozisyonlarda en az 5 yıl deneyimli,
• EBYS kullanımına hâkim ve tercihen aktif olarak EBYS kullanmış,
• Resmî yazışma ve evrak yönetimi süreçleri konusunda deneyimli,
• Fiziki ve elektronik arşivleme konusunda bilgi ve deneyim sahibi,
• İyi düzeyde İngilizce bilen; İngilizce dokümanları okuyup anlayabilen ve yazılı iletişim süreçlerinde kullanabilen,
• MS Office programlarını, özellikle Word, Excel ve Outlook'uetkin kullanabilen,
• Elektronik imza ve dijital doküman süreçlerine aşina,
• Posta, kargo ve noter işlemleri konusunda deneyimli veya bu süreçleri takip edebilecek yetkinlikte,
• Detaylara önem veren, düzenli ve sistematik çalışan,
• Evrak ve iş takibi konusunda güçlü, sorumluluk sahibi,
• Gizlilik ve bilgi güvenliği konusunda hassas,
• Birden fazla işi aynı anda organize ve takip edebilen,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,
• Üniversite ortamının kurumsal çalışma düzenine uyum sağlayabilecek,
• Tercihen üniversite, kamu kurumu veya kurumsal yapılarda deneyim sahibi.