İdari İşler Asistanı

Vito Mühendislik İnşaat ve Taahhüt A.Ş.

ViTO Enerji Mühendislik, ViTO Grup’a bağlı bir iştirak olup endüstriyel projeler için entegre EPC (Mühendislik, Tedarik ve İnşaat) hizmetleri sunan bir firmadır. Petrol & gaz ve enerji sektörlerinde anahtar teslim projelerin yürütülmesine odaklanmış özel bir sektörel uzmanlık alanına sahiptir. Modern teknoloji ve teknikleri kullanarak müşterilerimiz için üstün sonuçlar ve katma değer elde etmeyi hedefleyen grubumuzun hâlihazırda Katar, Hindistan, Birleşik Arap Emirlikleri ve Almanya’da ofisleri bulunmaktadır.

İstanbul Vadistanbul’daki Genel Merkezimizde ofisimize destek sağlayacak, yüksek motivasyona sahip bir“İdari İşler Asistanı” arayışındayız.

GENEL NİTELİKLER

• Üniversite veya yüksekokul mezunu
• İdari işler / ofis asistanlığı alanında en az 3 yıl deneyimli
• Seyahat organizasyonlarında aktif rol almış, tercihen seyahat acentasında deneyim kazanmış
• İletişim becerileri güçlü, güler yüzlü ve temsil yeteneği yüksek
• Dış görünümüne özen gösteren ve düzgün diksiyona sahip
• Planlama ve organizasyon becerileri gelişmiş, detaylara hakim
• Microsoft Office programlarını etkin kullanabilen (özellikle Outlook)
• Tercihen ERP veya doküman yönetim sistemleri deneyimi olan
• Yoğun ve dinamik çalışma temposuna uyum sağlayabilecek
• İngilizce bilgisi tercih sebebidir

İŞ TANIMI

• Ofisimizin günlük operasyonlarını etkin şekilde yürütmek
• Şirkete gelen telefon trafiğini doğru, hızlı ve etkin bir şekilde yönetmek
• Ofise gelen misafirleri karşılamak ve ilgili kişilerle yönlendirmelerini sağlamak
• Yurt içi ve yurt dışı uçak bileti, otel ve seyahat organizasyonlarını planlamak ve süreci uçtan uca yönetmek
• Gelen/giden evrak, kargo ve posta süreçlerini takip etmek ve kayıt altına almak
• Toplantı organizasyonlarını yapmak ve toplantı odalarının düzenini sağlamak
• Ofis içi kırtasiye, mutfak ve sarf malzeme ihtiyaçlarını belirlemek ve temin süreçlerini yürütmek
• İkram süreçlerini organize etmek ve ofis düzeninin sürekliliğini sağlamak
• Fatura ve masraf süreçlerini takip etmek, gerekli kayıtları oluşturmak ve ilgili birimlere iletmek
• ERP / doküman yönetim sistemlerine veri girişlerini yapmak
• Ofis genel düzenini ve işleyişini desteklemek
• Gerektiğinde yöneticilere ve ilgili departmanlara destek vermek

ÇALIŞMA YERİ

İstanbul Avrupa Yakası – Vadistanbul