İdari İşler Görevlisi

ADEC AKVARYUM SANAYİ İNŞAAT İTH. VE İHR. A.Ş.

Görev Tanımı

• Yurt içi ve yurt dışı personel uçak bileti organizasyonlarını gerçekleştirmek, bilet süreçlerini takip etmek ve gerektiğinde havalimanı transfer organizasyonlarını yapmak,
• Personel ve taşeron firmaların yurt içi/yurt dışı konaklama organizasyonlarını gerçekleştirmek,
• Yurt dışına çıkacak personellerin vize işlemleri için gerekli evrakları hazırlamak, ilgili kurum ve firmalarla koordinasyonu sağlamak ve süreci takip etmek,
• Gerektiğinde uçak bileti ve konaklama alternatiflerini araştırarak karşılaştırmalı tablolar hazırlamak,
• Uçak bileti, konaklama, vize ve diğer idari işler faturalarını ortak alanda düzenli şekilde takip etmek ve kayıtlarını tutmak,
• E-biletlerin faturaya dönüştürülmesi ve faturalandırma süreçlerinin takibini yapmak,
• Personel harcırahlarını hesaplamak, harcırah formlarını hazırlamak; eksik veya fazla ödemelerin kontrolünü ve gerekli düzeltmelerini yapmak,
• Personellerden gelen masraf fişlerini kontrol etmek, masraf formlarını hazırlamak, ortak alana yüklemek ve masraf takip Excel'ini güncel tutmak,
• Cari ödeme tablolarını hazırlamak ve yönetime sunmak,
• Mail order ödeme işlemlerini gerçekleştirmek ve ilgili faturaların muhasebeye iletilmesini sağlamak,
• Tesislerinin mutfak ihtiyaçları ile idari işler kapsamındaki ihtiyaçlar için satın alma taleplerini oluşturmak ve takip etmek,
• Mikro ERP sistemi üzerinden gelen faturaların taleplerini kontrol etmek; talepsiz faturaların taleplerini oluşturmak, proje/depo ayrımlarını yapmak ve idari işler faturalarının sipariş süreçlerini tamamlayarak muhasebeye teslimini sağlamak,
• İSG kapsamında gerekli evrak ve süreçlerin takibini yapmak,
• Periyodik kontrollerin zamanında yaptırılması için teklif almak ve süreçleri takip ederek tamamlamak,
• Personel zimmet takip Excel'inin güncel tutulmasını sağlamak,
• Şirket için gerekli resmi belgelerin temin edilmesini ve ilgili masraf kayıtlarının oluşturulmasını sağlamak,
• Tercüme edilmesi gereken resmi ve ticari evraklar için tercüme firmalarıyla iletişime geçmek ve süreci tamamlamak,
• Catering, personel servis taşımacılığı ve benzeri hizmetler için gelen firma tekliflerini ve tanıtım maillerini toplamak, ortak alanda kayıt altına almak ve gerektiğinde değerlendirilmek üzere ilgili yöneticilere sunmak,
• Yıl sonunda uçak bileti, konaklama ve vize giderleri başta olmak üzere idari işler kapsamında yapılan harcamaların detaylı raporlarını hazırlamak,
• Yönetim tarafından talep edilen personel listeleri, fatura temini, raporlama ve benzeri idari süreçleri yürütmek,
• İdari işler kapsamında ihtiyaç duyulan diğer operasyonel süreçlere destek olmak.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• İdari işler, operasyon, satın alma, seyahat organizasyonu veya benzeri alanlarda deneyimli,
• MS Office programlarını, özellikle Excel'i, etkin şekilde kullanabilen,
• Tercihen Mikro ERP programı konusunda deneyimli,
• Uçak bileti, konaklama ve vize süreçlerinde deneyim sahibi,
• Fatura, masraf, harcırah ve ödeme süreçlerine hakim,
• Raporlama ve dosyalama konusunda düzenli ve titiz,
• Birden fazla işi aynı anda planlayıp takip edebilen,
• İletişim ve organizasyon becerileri güçlü,
• Takip ve sonuçlandırma konusunda sorumluluk sahibi,
• Yoğun iş temposuna ve operasyonel çalışma düzenine uyum sağlayabilecek,
• Tercihen İngilizce bilen,
• Tercihen seyahat ve konaklama organizasyonlarında çalışmış,
• B sınıfı sürücü belgesine sahip olmak ve aktif araç kullanabilmek tercih sebebidir.