GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
Tarım sektöründe faaliyet gösteren firmamızda görevlendirilmek üzere;
- En az üniversite mezunu
- Üst Düzey Yönetici Asistanlığı konusunda en az 5 yıl deneyimli,
- Çok İyi derecede İngilizce bilen, tercihen 2. yabancı dil bilen
- MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,
- Sonuç odaklı, takip, planlama ve organizasyon becerisine sahip,
- Ekip çalışmasına yatkın, yazılı ve sözlü iletişim kabiliyeti ile temsil yeteneği yüksek,
- Diksiyonu düzgün, prezentabl,
- Sistemli ve düzenli çalışmayı ilke edinmiş
Üst Düzey Yönetici Asistanı çalışma arkadaşı aramaktayız.
İşin Tanımı
- Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün /Genel Müdür Yardımcısının yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarını, uçak bileti, otel rezervasyonlarını ve alım işlemlerini gerçekleştirmek.
- Yönetim Kurulu Başkanı/Başkan Yardımcısı ve Genel Müdür’ün/Genel Müdür Yardımcısının pasaport ve vize alım işlemlerinin organizasyonunu sağlamak.
- Yönetim Kurulu Başkanı’nın/ Başkan Yardımcısı’nın ve Genel Müdür’ün / Genel Müdür Yardımcısının toplantı/görüşme organizasyonlarının uygunluklarının alımını ve takvim girişlerini gerçekleştirmek. Ajandalarını tutmak.
- Yöneticisinin ihtiyaç duyduğu araştırma, rapor, metin ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak,
- Yöneticisine gerekli olduğu durumlarda yazılı ve/veya sözlü çeviri yapmak( yabancı dil gerektiren durumlarda)
- Gelen telefon, faks, mail trafiğini doğru, hızlı ve etkin bir şekilde yönetmek,gerektiğinde yazışmaları yapmak.
- Şirket içerisindeki tüm çalışanlar ile koordineli olarak, yöneticisinin iş akışını oluşturmak.
- Misafirlerin ziyaret programlarının oluşturulması, bu programa uyulması, karşılanması ağırlanması konusunda gerekli organizasyonları yapmak,
- Yönetim Kurulu toplantılarını organize etmek ve kurul kararlarını deftere işlemek.
- Şirket içi düzenin korunmasını sağlamak, toplantı odalarının kontrollerini gerçekleştirmek.
- Şirket içerisinde gerçekleştirilmekte olan projelerin takibini sağlamak.
- Satış Birimi tarafından paylaşılmakta olan günlük,haftalık ve aylık çalışma raporlarının kontrollerini sağlar ve raporlarda yer alan çözümlenmesi gerekmekte olan maddeleri birim yöneticileri ile paylaşmak.
- Şirketin info adresine gelen e-postaları ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
- Şirket içerisinde birimler arasında gerçekleştirilmesi gerekli görülen toplantıların organizasyonlarını gerçekleştirmek, birim yöneticilerini bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını yazmak ve paylaşmak.
- Toplantılarda alınan kararların gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin takibini yapmak, yönetime raporlamak.
- Yönetim tarafından imzalanması gerek olunan sözleşme/evrak kontrollerinin ilgili birimler(hukuk-iç kontrol)tarafından yapılmasını sağlamak ve daha sonra imzalanması için onaya sunmak.
- Gerektiğinde yurt içi veya yurtdışı seyahat /toplantılarda Yöneticisine eşlik etmek, her konuda asiste etmek.
- Şirket ihtiyaçları doğrultusunda Yöneticisinin verdiği diğer işleri yürütmek.