Üst Düzey Yönetici Asistanı Nedir?

Üst Düzey Yönetici Asistanı Ne Demek?

Üst düzey yönetici asistanı, bağlı olduğu yöneticisinin günlük kişisel ve idari işlerini kolaylaştıran, temsil yeteneği gelişmiş, birden çok işi yönetme becerisi mevcut, ileri seviyede yabancı dil bilgisi ve etkili iletişim yeteneklerine sahip kişi olarak tanımlanabilir. Üst düzey yönetici asistanı, şirketin yönetim kadrosundan bir yöneticiyi ya da yönetim kadrosunu temsil eden kişidir. Yönetimin, çalışanlara ve dış dünyaya (müşteri, basın vb.) görünen yüzüdür. Yöneticisinin aldığı kararları diğer birimlere aktararak, uygulanmasını takip etmekten ve son durumu raporlamaktan sorumludur. Koordinasyon becerisine sahip olmanın yanında anlık gelişebilen durumlara karşı çözüm odaklı yaklaşan profesyonel kişiler üst düzey yönetici asistanı nasıl olmalı sorusuna cevap olabilir. Üst düzey yönetici asistanı ne iş yapar sorusunu, kısaca yöneticisinin günlük iş akışını yöneterek işleri kolaylaştırmak, müşterilerle olan iletişimi yönlendirmek şeklinde açıklayabiliriz. Aynı zamanda şirket içinde çalışan ile yönetici arasında köprü görevi görmek de yönetici asistanının asli görevleri arasındadır. Tüm bu işlerin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için iyi bir yönetici asistanının gerekli eğitimleri almış olması önemlidir.

Üst Düzey Yönetici Asistanı Ne İş yapar ? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Bir yönetici asistanının yaptığı işler çalıştığı kurumun büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir. Küçük ve orta ölçekli bir şirketin yönetici asistanı aynı zamanda sekreterya işlerini de yapmaktadır. Gelen telefonları karşılamak, gelen ve gidecek olan kargo işlerini takip etmek, ofis içi malzemelerin takip ve tedariki, şirkete gelen müşterileri ağırlamak ve yönlendirmek gibi sorumlulukları olmaktadır. Üst düzey yönetici asistanı iş tanımı kapsamında yöneticisinin iş akışını takip etmek ve işlerini kolaylaştırmak şeklinde basitçe özetlenebilir. Büyük ölçekli şirketlerde üst düzey yönetici asistanı görevleri arasında yöneticisinin ajandasını organize etmek, seyahat ve toplantılara katılarak önemli notları almak, randevuları yönetmek başlarda gelir. Aynı zamanda gerekli ve uygun yerlerde yöneticisi adına bulunarak yöneticisini temsil etmek, yöneticisinin ihtiyaç duyduğu raporları sunarak iş yükünü hafifletmek ve süreci hızlandırmak da önemli görev ve sorumlulukları arasındadır. Üst düzey yönetici asistanı, alınan kararları yöneticisi adına diğer birimlere ileterek uygulanmasını sağlamak ile de sorumludur. İyi bir yönetici asistanı, bir yönetici için iş kolaylaştırıcı güvenilir kişidir. Üst düzey bir yöneticiyi asiste edebilmek için bir çok konuda deneyim ve bilgi sahibi olmak gereklidir. Teknolojiyi takip ediyor olmak ve günlük işlere yansıtabiliyor olmak avantaj sağlayacaktır.

Üst Düzey Yönetici Asistanı Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir?

Üst düzey yönetici asistanı nasıl olunur, neler yapmak gereklidir sorularına farklı cevaplar verilebilir. Geçerliliği olan bir üst düzey yönetici asistanı belgesi ile bu meslek yapılabilmektedir. Üniversitelerin ön lisans programlarından olan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü, bu işi seçecek olan adayların tercih edebileceği bölümlerden biridir. Lise eğitimi sonrası yönetici asistanlığı eğitimi alarak da yönetici asistanı olunabilir. Fakat çokuluslu ve kurumsal şirketlerde; üniversitelerin İngiliz Dili ve Edebiyatı ve Mütercim Tercümanlık gibi lisans programlarından mezun olan kişilerin tercih edildiği görülmektedir. Burada dil bilgisinin önemi ortaya çıkmaktadır. Üst düzey yönetici asistanı eğitimi aldıktan sonra kesinlikle dil öğrenmeye yönelik çalışmalar yapılması gerekmektedir. Yönetici asistanının sahip olması gereken en önemli yetkinlik ikinci bir dil biliyor olmaktır. Buna yönelik yurt dışı dil eğitimleri veya yurt dışında alacağınız üst düzey yönetici asistanı sertifikası kariyer yolculuğunda size büyük bir avantaj sağlayacaktır. Etkili iletişim kurabilen, organizasyon yeteneği gelişmiş, kurumsal kimliği yansıtabilen, günümüz gelişmelerini takip ederek uyum sağlayabilen bir vizyona sahip olmak üst düzey yönetici asistanı eğitimleri ile mümkün olabilmektedir.

Üst Düzey Yönetici Asistanı Olabilmek için Gereken Şartlar Nelerdir?

Üst düzey yönetici asistanı olabilmek için gerekli yetkinliklere sahip olunması beklenir;

• Üniversitelerin 2 yıllık eğitim veren Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümünü okuyabilirsiniz. Eğitim süreniz boyunca dil eğitiminize yoğunlaşarak yetkinlik kazanabilirsiniz. Bu alanda alacağınız eğitimlerle karşılaşabileceğiniz sorunlara karşı ön bilgiye sahip olacaksınız. Bir yönetici asistanı olarak problemlere çözüm üretme ve hızlı aksiyon alma konusunda pratikleşebilmek mümkün.
• Dil eğitiminizi özel dil kurslarına giderek tamamlayabilir veya yurt dışına çıkıp dil eğitimi alarak mesleğinize yönelik büyük avantaj kazanabilirsiniz. İş yaşamınızda sürekli karşınıza çıkacak olan bu konuda kendinizi geliştirmeniz gereklidir. Simültane tercümanlık yapmanız istenebilir, yazışmaların farklı bir dil üzerinden gerçekleştirilmesi gerekebilir.
• Özel eğitim kurs yerlerinden üst düzey yönetici asistanı eğitimi alarak bu mesleği yapabilirsiniz fakat 2. dil bilgisi kesinlikle gerekmektedir. Özel eğitim kurs yerlerinde alacağınız eğitim ile protokol kuralları, iyi iletişim teknikleri, resmi yazışmalar ve temsil yeteneği kazanma konularında bilgi sahibi olabilirsiniz. Genel olarak üst düzey yönetici asistanı, temsil eden kişi konumunda olduğu için bu alanda alacağınız eğitim ile yeterli olabileceksiniz.
• İyi bir bilgisayar kullanıcısı olmanız gereklidir, MS Office Programlarını (Excel, Word, PowerPoint) aktif kullanabiliyor olmanız işverenler tarafından talep edilir. Yöneticiniz sizden rapor ve sunumlar isteyebilir. Bu programlar iş hayatında karşınıza sık sık çıkacaktır.
• Genellikle yaratıcı, dikkatli, işinde titiz, güvenilir ve dış görünüşüne dikkat eden adaylar tercih edilmektedir.

Üst Düzey Yönetici Asistanı İşe Alım Şartları Nelerdir?

Üst düzey yönetici asistanı olmak isteyen kişiler, küçük, orta ve büyük ölçekli her şirkette çalışabilirler. Her şirketin belirlemiş olduğu kendisine özgü işe alım süreçleri ve çalışma koşulları mevcuttur. Bu koşullara göre üst düzey yönetici asistanı maaşları değişiklik göstermektedir fakat genel olarak ortalamanın üzerinde değerlendirilir. Avukatlık bürosunda bir avukatı asiste edebilirsiniz veya bir holding yönetim kurulu başkanını, CEO'yu asiste edebilirsiniz. Çalışacağınız şirkete göre işe alım şartları şunlar olabilir;

• Ön lisans veya lisans mezunu,
• İyi derecede İngilizce dil bilgisine sahip (konuşma ve yazma),
• MS Office programlarına hakim,
• Tercihen yurt dışı deneyimine sahip,
• 18-35 yaş aralığında,
• Organizasyon yetenekleri gelişmiş, düzenli, seyahat engeli bulunmayan.

İş görüşmesi boyunca üst düzey yönetici asistanı mülakat soruları başlığı altında beklenen sorulara kısaca bakmak gerekirse şu şekilde sıralayabiliriz:

• İngilizce dil bilginiz ne düzeydedir? Akıcı iletişim kurabiliyor musunuz?
• Seyahat engeliniz var mıdır?
• Dikkatli ve düzenli misiniz? İşe geç kalır mısınız?

Üst düzey yönetici asistanı iş ilanlarına Kariyer.net'ten ulaşabilirsiniz. Türkiye'nin her yerinden üst düzey yönetici asistanı iş ilanları seçeneklerini değerlendirebilir; dilediğiniz ilana başvuru yapabilirsiniz.