Genel Müdür Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Genel müdür sekreteri ne yapar sorusunun yanıtı, yöneticinin genel çalışma prensipleri doğrultusunda kendisine verilen görevleri eksiksiz yaparak müdürün günlük çalışma programını düzenlemek olarak açıklanır. Genel müdürün daha önceden planlanmış toplantı ve randevularını organize eden sekreter, genel müdürü arayan kişilerin bilgisini kayıt altına alarak genel müdüre iletmekle sorumludur. Genel müdürü ziyarete gelen kişilere bilgilendirme yaparak yönlendirmede bulunan sekreterden, Genel Müdür makam odasının sürekli temiz ve düzenli olduğunu kontrol etmesi beklenir. Bu alanda çalışmak isteyen kişilerin çeşitli eğitimlere katılarak mesleki ve teknik bilgi birikimini artırması beklenir. Ayrıca sekreter adaylarının alt birimler ile iletişim halinde olmasını sağlayacak güçlü bir iletişim becerisine sahip olması gerekir. Genel müdür sekreteri görev tanımı içerisinde yer alan sorumluluklar şu şekilde sıralanır:

• Genel müdürün seyahat düzenlemelerini yaparak ulaşım ihtiyaçları için tedbir almak.
• Genel müdür kişisel görüşme ya da toplantı halindeyken gerekli notları tutarak verilen talimatları kaydetmek.
• Ofis içerisinde genel müdür ile diğer departmanlar arasında iletişimi sağlayarak köprü oluşturmak.
• Düzenli olarak yayınlanan veya plansız olarak raporlanması gereken yazışmaları hazırlamak.
• Genel müdürün talimatları doğrultusunda yazışma, rapor, taslak, not ve e-postaları ilgili birime veya kişiye sunmak.
• Arşiv ve dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek.
• Yönetimlerden imzalanmak ya da incelenmek üzere müdürlüğe gelen dosyaları genel müdüre sunmak, imzalandıktan sonra ilgili yerlere göndermek.
• Genel müdüre ait özel ya da gizli evraklar ile tebrik, teşekkür ve randevu mektuplarını not etmek, bunlarla ilgili yazışmaları takip etmek, kayıtlarını tutmak, arşivlemek ve dosyalamak.

Genel müdür sekreteri olmak için resmi bir eğitim mecburiyeti yoktur. Öncelikle personelin genel müdürün işini kolaylaştırmak adına pratik ve analitik düşünme yeteneğine sahip, güvenilir bir kişiliğe sahip olması beklenmektedir. Bu pozisyon için eğitim almak isteyenler üniversitelerin 2 yıllık büro yönetimi ve sekreterlik (MYO) ön lisans bölümlerinden birini bitirebilirler. Ayrıca lisans seviyesinde halkla ilişkiler bölümünden mezun olmak da bu mesleği icra etmek için yeterli olur. Eğitim akademilerinin Büro Yönetimi sertifika programlarını takip ederek de bu işe başvuru yapılabilmektedir. Pozisyon için belirlenen şartları sağlayan adaylarla birebir mülakat gerçekleştirilir. Genel müdürlüğe alınacak olan sekreterin temsil yeteneğinin güçlü olmasına önem verilir.

Genel müdür sekreteri olmak için öncelikle güvenilir olmak gerekmektedir. Sekreterlerin birden fazla işi aynı anda koordine etmesi gerekebilir. Ayrıca iş akışı içerisinde hızlı ve pratik olmaları işverenler tarafından tercih edilir. Sekreter adayanın gün içerisindeki işleri planlayabilmesi için disiplinli olması gerekmektedir. Bu pozisyonda çalışmak isteyen kişilerden Genel müdür ile diğer birimler arasında köprü olması istenebilir. Bu sebeple sekreterlerin birimler arası iletişimi yönetebilmesi çok önemlidir. Bu iş tanımında firmaların ya da yöneticilerin beklentisi öncelikle sekreter adayının birkaç işi aynı anda yönetebilmesidir. Bunların yanı sıra telefon, mail ve faksların planlama ve organizasyonunu yürütmesi sorumlulukları arasında yer alır. Genel müdür sekreteri nasıl olunur sorusunun yanıtı bu işe uygun olma konusunda tüm şartları sağlamakla mümkün olmaktadır.

Genel müdür sekreteri; işletme ya da kurumlarda yönetici pozisyonunda çalışan kişilerin ya da genel müdürün ihtiyaçları doğrultusunda rutin işleri kolaylaştırmak adına iş akışının kontrol ve yönetimini yapar. Bu sebeple pozisyon için işe alım şartlarında mesleki tecrübe ve yeterlilik temel şart olur. Genel müdür sekreteri olmak için gereken diğer şartlar şu şekildedir;

• Üniversitelerin 2 yıllık büro yönetimi ve sekreterlik önlisans bölümlerinden birini bitirmiş olmak.
•  Büro yönetimi sertifika programlarından birini tamamlamış olmak ya da genel müdür sekreterliği görevinde deneyim sahibi olmak.
• Dış görünüşe önem vermek; pratik, düzenli ve prezantabl olmak.
• Düzgün diksiyona sahip ve ikna kabiliyeti yüksek olmak.
• MS Office programlarını etkin bir şekilde kullanmak.
• Esnek mesai ve yoğun çalışma temposuna uyum sağlamak.
• Çoklu görevleri yönetebilmek.
• Kriz ve kriz öncesi durumları sezmek ve anında çözümler üretmek.

Genel müdür sekreteri maaşları, çalışılan kuruluşun faaliyet gösterdiği sektöre bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Mesai ya da farklı çalışma saatleri nedeniyle de ücret skalası farklılık gösterebilir. Genel müdür sekreteri pozisyonunda görev almak isteyen kişiler, Kariyer.net sitesi aracılığıyla yayınlanan genel müdür sekreteri iş ilanları seçeneklerini inceleyebilir, kriterlerine uygun olan ilanlara kolayca başvuru yapabilirler.