Genel müdür asistanı, herhangi bir sektörde faaliyet gösteren bir şirketin genel müdürüne bağlı olarak çalışan, yöneticisinin iş ile ilgili planlamalarını, programlarını koordine ve takip eden kişidir. Genel müdür asistanı; genel müdürün ajandasının oluşturulması ve takibinin yapılması konusunda çalışır. Genel müdür asistanı ne iş yapar sorusunun detaylı açıklaması için, görev ve sorumlulukların incelenmesi gerekir.

Genel müdür asistanı görevleri, çalıştığı şirketin genel müdürünün günlük iş akışında; telefon, toplantı, seyahat, randevu trafiğinin yönetilmesi olarak özetlenebilir. Bu kapsamda yöneticisinin ajandasını oluşturmak, belirlenmiş olan takvimde oluşabilecek değişiklikleri takip etmek, planlanan organizasyonları bu değişiklikler doğrultusunda güncellemek, toplantılar, ziyaretler öncesinde gerekli hazırlıkları yapmak, yöneticisinin seyahat planlamasındaki ulaşım, konaklama detaylarını yürütmek, genel müdür asistanı görev tanımı kapsamındadır. Bir şirketin genel müdürü; müşteriler, tedarikçiler, iş koluna göre kamu kuruluşları gibi farklı kanallarla kurulan iletişimde, şirketi temsil yetkisine ve sorumluluğuna sahip kişidir. Bu nedenle genel müdürün takvimi yoğun olur ve asistanının söz konusu faaliyetleri başarılı şekilde planlaması önemlidir. Ayrıca genel müdürlük ofisinin her zaman düzenli ve tertipli olmasını sağlamak da genel müdür asistanı sorumlulukları arasında yer alır. Şirket üst düzey yöneticileri yoğun iş temposunda çalıştıklarından, asistanlarının da bu tempoya ayak uydurması, işlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi için önemlidir. Genel müdür asistanlığı oldukça yoğun bir tempoda ve esnek mesai saatleri ile çalışmayı gerektirebilir. Bununla birlikte bazı genel müdürler, asistanlarının kendileriyle birlikte toplantılara katılmasını, toplantılar sırasında gündem ve konuşulanlar ile ilgili notlar alarak sonrasında raporlama yapmasını talep edebilir. Bu durumda genel müdür asistanının, çalışmakta olduğu şirketin iş alanı hakkında detaylı bilgi sahibi olması, iyi bir dinleyici olması, gündemin önemli ve kritik maddelerini analiz edebilmesi, toplantı sonrasında raporlama yapabilecek yeteneğe sahip olması beklenebilir.

Genel müdür asistanı nasıl olunur sorusuna, eğitim gerekliliklerinden bahsederek yanıt verilebilir. Bu mesleği icra etmek isteyenler, üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü gibi ön lisans programlarında eğitim alabilir. Diğer yandan pek çok şirket genel müdür asistanı pozisyonunda çalışacak kişileri eğitim düzeyinden bağımsız olarak sahip oldukları iş tecrübelerini değerlendirerek seçer. Ancak uluslararası alanda faaliyet gösteren şirketler bu pozisyon için üniversite mezunu ve yabancı dil bilen adaylar arasından tercih yapmaktadırlar. Hangi düzeyde eğitim almış olursa olsun genel müdür asistanı, bağlı olarak çalıştığı genel müdürün kurum ve kuruluşlarla sözlü ve yazılı iletişimini de sağladığından, dil bilgisi kurallarına dikkat eden, diksiyonu düzgün kişiler arasından seçilir. Bu bağlamda genel müdür asistanı olarak çalışmayı isteyen kişilerin kendilerini bu yönde geliştirecek eğitim programlarından faydalanmaları, işe alım sürecinde avantajlı olmalarını sağlar.

Genel müdür asistanlığı pozisyonunda görev yapan kişinin hem kendi şirketinin içinde hem de pek çok kurum ve kuruluş temsilcileriyle koordinasyon içinde çalışması gerekmektedir. Bu kapsamda zaman zaman aynı anda birden fazla görevi yerine getirebilmeli, planlama ve organizasyon becerileri kuvvetli olmalı, insanlarla yazılı ve sözlü olarak etkili iletişim kurabilmeli, problem çözme becerileri gelişmiş olmalıdır. Çünkü genel müdür asistanlığı, bağlı olduğu yöneticisinin günlük iş akışında ve yoğunluğunda ana faaliyet alanının dışındaki yan işlerle zaman kaybetmeden verimli bir şekilde çalışabilmesi için onun adına belirli sorumlulukları yerine getirmektir.