Yönetici Asistanı Nedir, Nasıl Olunur?

Yönetici asistanı ne iş yapar sorusuna oldukça geniş bir liste ile yanıt verilebilir. Yönetici asistanı görevleri ve sorumlulukları açısından değişkenlik gösterir. Yönetici asistanı olmak istiyorsan günümüzde özellikle yazışma teknikleri konusunda bilgili olmalısın. Yönetici asistanı olmak için mutlaka yazışma tekniklerini bilmen gerekir. Bunun dışında ofis otomasyonu konusunda uzman olman gerekir. Ofislerdeki çalışma işleyişini ve ofisin bilgi teknolojisi açısından yeterli hale gelmesi yönetici asistanı görev ve sorumlulukları açısından önemli bir kriterdir. Diğer yandan bir yönetici asistanı bağımsız karar alma becerisine sahip olmalıdır. Eğer yönetici asistanlığı mesleğini düşünüyorsan, kendi başına, denetlenmeye ihtiyaç duymadan hedefe uygun kararlar alabilmesin. inisiyatif kullanan ve yargıya varan, kendi yetki alanı ve devredilen yetki sınırları içinde karar verebilen kişi olarak kendine güvenmelisin. Bugünün dünyası planlı çalışan, bilişim teknolojilerinde hakim, zamanının en iyi şekilde planlayan çalışanlar ister. Aynı anda pek çok şeyi yapabilme becerilerine sahip olmalısın. 

Çalıştığı sektöre bağlı olarak görev tanımı farklılıklar gösteren yönetici asistanının temel sorumluluğu ofisin verimli çalışması için idari destek sağlamaktır. Bunun yanı sıra bazı ek sorumlulukları yerine getirmeleri de talep edilebilir. Meslek profesyonellerinin diğer sorumlulukları şu başlıklar altında toplanabilir;

• Toplantı ve randevuları organize etmek,
• Yöneticiler için seyahat düzenlemeleri yapmak,
• Toplantılar esnasında gerekli notları tutmak,
• Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
• Telefon çağrılarına yönetici adına cevap vermek,
• İletişim bilgileri kaydını tutmak,
• Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak,
• Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
• Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
• Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak,
• Ofis malzemeleri tedariğini sağlamak,
• Eğitim atölyelerine katılarak mesleki ve teknik bilgi birikimini korumak.

İlgili pozisyonda çalışanlardan beklenen görev ve sorumluluklar olarak sıralanabilir. Yönetici asistanı çalışma koşulları ilgili pozisyonda görev alanlardan beklenen sorumlulukların artış ya da azalış göstermesine neden olabilir. Yöneticiye zaman kazandırmak ve işlerini daha verimli bir şekilde yapmasına yardımcı olmak, güçlü iletişim becerilerini kullanmak da sahip olman gereken özelliklerdir. Bu özellikler, görev ve sorumlulukları daha kısa süre içinde yerine getirmeye yardımcı olur. Bu nedenle yönetici asistanının özellikleri hakkında bilgi sahibi olunması son derece önemlidir. Gizliliği koruma yeteneği ve çoklu görevleri başarılı bir şekilde yönetme becerisi de bu pozisyonun gereksinimlerindendir.

Yönetici asistanı çalışma koşulları ve daha fazlası hakkında bilgi sahibi olmak için Kariyer.net’e giriş gerçekleştirebilirsin. Güncel iş ilanlarının bulunduğu Kariyer.net’e giriş gerçekleştirmenin ardından ana sayfada bulunan ‘Kayıt Ol’ butonunu kullanarak kişisel bilgilerinle sana özel bir profil oluşturabilirsin. Kariyer.net profiline: yönetici asistanı deneyimini, kriterlerini ve eğitim bilgilerini yazdıktan sonra iş ilanlarını inceleme aşamasında geçebilirsin. Ana sayfada yer alan filtreleme kutucukları yalnızca istediğin ilanların listelenmesini sağlayabilirsin. Bu sayede yaşadığın yere yakın bir konumda bulunan iş ilanlarını görüntüleyebilir, kriterlerine uygun olanlara başvuru yapma fırsatı elde edebilirsin. İş ilanlarının açıklamalar kısmından firma özelinde belirtilen görev ve sorumluluklar hakkında detaylı bilgi aldıktan sonra mesleğin senin için uygun olup olmadığına karar verebilirsin. Kariyer.net profilini kullanarak iş başvurusunda bulunabilir, olumlu bir geri dönüş alman halinde ilgili pozisyonda çalışmaya başlayabilirsin. Kariyer basamaklarını bu meslek özelinde çıkabilirsin.

Yönetici asistanı nasıl olunur araştırmanı tamamladıysan pozisyon ile ilgili farklı detaylara ulaşabilirsin. İyi bir yönetici asistanı olmak istiyorsan idari ve kişisel bazlı yeteneklerin gelişmiş olması gerekir. İdari bazda karar alma becerilerinin, diğer kişilerle uyumlu çalışabilme özellikleri, iletişim becerilerinin iyi olması gibi özellikler gerekir. Kişisel olarak ise kendini geliştirmenin sonu yoktur. Özellikle diksiyon, etkili konuşma yöntemleri, güncel sorunlardan haberdar olma, zaman yönetimi gibi becerilerin gelişmiş olması tercih edilir. Yönetici asistanları için organizasyon bilgisinin gelişmiş olması gerektiği anlarda krizlerle başa çıkabilecek soğukkanlılıkla olması istenir. Kısacası mesleğinin gerektirdiği meselelere hakim olmanın yanında sana kararlarınla ilgili büyük adımlar attıracak kişilik gelişimi de dikkate almak zorundasın.

Yönetici asistanlığı, çalışılan yerin müdürüne yardımcı olarak iş işleyişinin sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlayan pozisyona verilen isimdir. Bu pozisyonda çalışmak isteyen kişilerin yönetici asistanı yetkinliklerine sahip olması, üniversite diplomasının bulunmasından daha öncelikli olabilir. Bu nedenle yönetici asistanı olmak için resmi bir eğitim mecburiyeti bulunmayabilir. Üniversitelerin iki yıllık eğitim veren Büro Yönetimi ve Sekreterlik ön lisans bölümlerinden mezun olarak mesleğe adım atmak mümkündür. Ayrıca eğitim akademilerinin Büro Yönetimi sertifika programları mevcuttur. Sertifika programlarına katılarak çeşitli eğitimler alabilirsin. Bu eğitimler sonrasında elde ettiğin sertifikalar, yönetici asistanı iş başvurularında bir adım öne çıkmana yardımcı olabilir. Tüm bunların yanı sıra yalnızca tecrübeni kullanarak da yönetici asistanı olman mümkün. Bazı işverenler, 1-3 yıl arasında deneyim sahibi olan adayları eğitimlerine bakmaksızın değerlendirebilir. Bu gibi durumlarda yönetici asistanı iş ilanlarında yer alan açıklamaları okuyabilir, kriterlerin doğrultusunda inceleme yapabilir ve sana uygun olduğunu düşündüğün iş yerlerine başvurunu iletebilirsin.

Alınan iki yıllık ön lisans eğitimi önemli olmakla birlikte yukarıda bahsedilen günümüz bilgi çağının gereklerine uygun olarak yönetici asistanı mesleğinin gerektirdiği çoklu şartlara haiz olmalısın. Çoklu görev becerisine sahip olmak alınan eğitimin ötesinde yönetici asistanı mesleğini icra etmek isteyenler için en önemli şartlardandır. Yöneticilerin bir asistana duyduğu ihtiyaç onların bilgiye duyduğu ihtiyaçtan kaynaklanır. Yönetici asistanı olmak için en az bir lise mezunu olmak gerekir ama tüm bunların yeterli olmayacağını bilmelisin. Bunun dışında üniversitelerin büro yönetimi ve yönetici asistanlığı eğitimi veren bölümlerini tercih edebilirsin. Yine de yönetici asistanlığı mesleğinin gerektirdiği çoklu özellikler alınan eğitimin de çoklu olması gereğine işaret eder.

Yönetici asistanı eğitimleri alırken bunun yanında dil eğitimi, diksiyon eğitimi, kişilik gelişimini destekleyici eğitimler de almalısın.  Yönetici asistanı, yöneticisinin iş akışını iyi planlayan ve takip eden, gerektiğinde onun yerine düşünen kişidir. Yönetici asistanı sertifikası da bu alanda kendisini geliştirecek ve sektörde kendine yer edinecek kişilere göre verilecek eğitime göre yapılandırılır. Sertifika programları genellikle online ve yüzyüze olmak üzere piyasada değişebilir. Alınan eğitimlerin içeriğinde, kariyer planlaması, güncel olayları ve teknolojiyi takip etme, kriz yönetimi, kişisel gelişim ve karar alma (inisiyatif kullanma) gibi daha pek çok alanda eğitim verilir. Yönetici asistanı olmak için hangi bölümden mezun olunması gerektiğine bakacak olursan üniversitelerin önlisans bölümlerinden büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümü bu meslek için açılmıştır.

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümü 2 yıllık olmak üzere bitirildikten sonra DGS sınavlarına da girebilirsin. Böylece mesleğin 4 yıllık uzantılarına da ulaşabilirsin. Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı programı mezunları dikey geçiş sınavı ile lisans düzeyindeki; büro yönetimi öğretmenliği, halkla ilişkiler, halkla ilişkiler ve tanıtım, işletme bilgi yönetimi, sağlık kurumları yöneticiliği, yönetim bilişim sistemleri programlarına geçiş yapabilirsin. Bu bölümlerden mezun olmak ve yönetici asistanı sertifikası almak yeterli gibi görünse de mesleğin ciddi biçimde icrası için kişinin kendisini verilen özellikler dahilinde geliştirmen beklenir.   

Çok çeşitli sektörlerde yönetici asistanlığı alımı yapılabilir. Bunun için yönetici asistanı iş ilanları listesini inceleyebilirsin. Sektörlerden kendine uygun olanlarına başvuru yapabilirsin. Sektörel bazda değişkenlik gösterdiği için kişisel gelişimine ve yatkınlığına uygun yerlerdeki alımları inceleyebilirsin. Özellikle kamu ya da özel kuruluşlarda çalışmaya karar vermen gerekir. Özel kuruluşlardaki çalışma şartlarının ve alanlarının çok değişkenlik gösterdiğini bilmelisin. Muhasebeden sağlığa, eğitimden hukuka kadar yönetici asistanı olarak alımları değerlendirebilirsin. Farklı seçenekler için kamu devlet iş ilanları listesini de inceleyebilirsin.

Yönetici asistanlığı mesleği gereği çalışma branşları da değişkenlik gösterebilir. Mesleğin gereği olarak halkla ilişkiler, İletişim, sekreterlik, ofis yönetimi, bilgisayar destekli yazışmalar, arşiv yapma ve dosyalama teknikleri gibi pek çok branşta değerlendirilebilirsin. Branşlar ayrıca muhasebe, satış alanı, sağlık, gıda, inşaat, tekstil, kamu kuruluşları gibi alanlara ayrılabilir. Ayrıca yönetici asistanı özellikleri arasında belirli bir yaş sınırı vurgulanmamıştır. Yönetici asistanlığı için belirli bir yaş sınırı olmamakla birlikte talep edilen yaş sınırı genellikle 18/40 arasıdır. Yönetici asistanları genellikle ofiste çalışırlar. Görevleri gereği de masa başı çalışırlar. Yönetici asistanları bu şekilde sabit bir mekana sahip olarak çalışıyor görünseler de verilen talimatlara göre sahada da çalışabilirler. Bu sektörün gerektirdiği koşullara göre değişir. Yönetici asistanlarının çalışma koşulları, çalıştığı yer ve görevlerine göre değişkenlik gösterebilir. Bunun yanında yönetici asistanı maaşları da değişkenlik gösterebilir.

Yönetici asistanı iş tanımı olarak çeşitlilik gösterdiği için çalışma saatleri de değişebilir. Sektör olarak yoğunluk gösteren durumlarda fazladan mesai yapabilirler. Elbette sektör bazında çalışma saatleri sabit ve profesyonelliğe uygun şekildedir denilebilir. Aslında bu yöneticinin günlük, haftalık ve aylık planlar dahilinde ne yapacağı ile ilgili de bir durumdur. Tüm bunların dahilinde yönetici asistanlığını tercih edersen haftalık 40 saate kadar çalışabilirsin.     

Öncelikle yönetici asistanları sektörel bazda çeşitlilik gösteren yerlerde stajyerlik yapabilirsin. Özel kurumların çoğunda stajyerlik aracılığıyla deneyim kazanabilirsin. Yönetici asistanı nerelerde çalışır sorusu mesleğin görev tanımının gerektirdiği şekilde paralellik gösterir. Özellikte en sık çalışma alanı özel sektördür. Yönetici asistanlarının görev tanımları gereği olarak, özel kuruluşların içeriğine bakacak olursak sağlık alanlarında, belediyelerde, hukuk bürolarında, sigorta ve finans alanlarında çok geniş istihdam alanlarına sahip olduğu görebilirsin.

Yönetici asistanı iş tanımı gereği çoklu disiplinden oluşan bir meslektir. Mesleğin gerektirdiği özelliklerin ve gelişiminin sonu yoktur. Bu özellikler kişisel bazda önemli olduğu kadar yönetim bazında da geçerlidir. Yönetici asistanı olarak bazen çabuk karar alman gerekirken bazen de ince eleyip sık dokuman gerekir. Duruma göre bazen ayrıntıcı olman gerekirken önemli kararlarda uzun süreli düşünmen gerekir. Yöneticinizle iyi bir iletişim dili yakalaman onu iyi bir şekilde organize etmen gerekir. Bunun dışında yabancı dil öğrenimine zaman ayırman gerekir. Özellikle gelişen bilgi ve teknoloji toplumunda bu çok önemlidir. Çağ durağan olmadığı gibi sen de bir yönetici asistanlığını tercih edecek bir kişi olarak duramazsın.

Yönetici asistanının özellikleri, faaliyet gerçekleştirilen kuruma göre değişim gösterebilir. Ancak, yönetimde son derece önemli bir yere sahip olan bu meslek çalışanlarının sahip olması gereken belirli özellikler bulunur. Bu özelliklere sahip olmak işi işleyişinin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar. Sen de yönetici asistanı olarak çalışmak istiyorsan şu özelliklere sahip olduğunu bilmelisin:

• Büro yönetim prosedürlerine hakim olmak,
• Temel bilgisayar ve Office programları bilgisine hakim olmak,
• Raporlama yapabilmek,
• Düzgün bir diksiyona sahip olmak,
• Dış görünüşe önem vermek,
• Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini göstermek,
• Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek,
• Zaman yönetimini sağlamak,
• Mükemmel yazılı ve sözlü iletişim becerisi sergilemek,
• Tempolu iş ortamına uyum sağlayabilmek.

İşverenlerin aradığı yönetici asistanı yetkinlikleri bu şekilde sıralanabilir. Bu özelliklere sahip olanlar yönetici asistanı performans hedeflerini daha profesyonel bir şekilde yerine getirebilirler. Eğer sen de ilgili pozisyonda görev almak istiyorsan bu özelliklere sahip olup olmadığını değerlendirebilir ve üst düzey yönetici asistanı iş ilanlarına başvuru yapabilirsin.

Yönetici asistanı, kendisine tanımlanan çeşitli görevler çerçevesinde birim yöneticisine idari destek sağlamak ve ofis işleyişini organize etmekle sorumludur. Bu pozisyonda çalışanlar, genellikle yöneticinin günlük işlerini düzenler ve onun iş yükünü azaltırlar. Toplantıları düzenlemek, randevuları ayarlamak, e-postaları yanıtlamak ve telefon görüşmelerini yönlendirmek gibi görevleri bulunabilir. Ayrıca, belgeleri hazırlamak, rapor çıkarmak ve önemli dokümanları organize etmek de yönetici asistanlarının yapması gerekenler arasında bulunur. Bu pozisyonda görev alman halinde seyahat düzenlemeleri yapabilir, misafirleri karşılayabilir ve işyerindeki diğer çalışanlara koordinasyondan sorumlu olabilirsin. Yönetici asistanı çalışma saatleri içinde sana verilen ekstra görevleri de yerine getirmen gerekebilir. Ankara yönetici asistanı iş ilanlarını inceleyerek tüm bu konularla ilgili bilgi sahibi olabilirsin.