Yönetici Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Yöneticinin işlerini organize ederek gerekli hatırlatmaları yapmak temel yönetici sekreteri sorumlulukları arasındadır. Günlük ve haftalık olarak yöneticinin çalışma programını organize ederek uygulanması için çalışır. Yöneticinin rutin işlerini ve telefon trafiğini yönetir. İletişim kanalları aracılığıyla yöneticiye iletilen her türlü bilgiyi kendisine bildirir. Randevu trafiğini organize etmesinin yanı sıra gelen misafirleri karşılar. Yönetici sekreteri, posta ya da faks yolu ile gelen tüm yazıları sınıflandırır ve kaydeder. Gerektiğinde birimler arasında bu yazıların dağıtımını gerçekleştirir. Ayrıca evrakların dosyalama işlemini yapar. Dosyalardan istenilen bilgileri bularak gerekli birimlere ulaştırır. İhtiyaç duyulduğunda bu yazıların çoğaltılmasını ve dağıtımını yapabilir. Toplantı öncesinde tüm organizasyon ayrıntılarını planlar. Toplantı gündemini yazarak ilgili kişilere gönderir. Toplantının gerçekleştirileceği salonun fiziki hazırlığını sağlar ve gerekli olan materyallerin kontrolünü yapar. Yöneticinin seyahati söz konusu olduğunda, ulaşım ve konaklama yapılacak otel için rezervasyonları gerçekleştirir. Yurt dışı seyahatler için pasaport ve vize işlemleri ile ilgilenir. Seyahat için gerekli evrakları hazırlar. Ofis içerisinde çalışma ortamı için gerekli olan araç ve gereçlerin bakımlarının yapılması da yönetici sekreterinin sorumlukları arasındadır.

Yönetici sekreteri nasıl olunur sorusu için öncelikle hangi eğitimlerin alınması gerektiğini araştırmak gerekir. Meslek olarak yönetici sekreterliğini düşünen adaylar ortaöğretim sürecinden itibaren meslek liselerinin ilgili bölümlerine yönelebilir. Bu alanda eğitim almak için meslek liseleri, teknik liseler, Anadolu meslek ile Anadolu teknik liselerinin Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümleri tercih edilebilir. Bu liselerin ilgili bölümlerinde mesleğin gerektirdiği teorik bilgilerin yanı sıra uygulamaları eğitimler de yer alır. Eğitimlerde genel kültür derslerinin yanı sıra meslek derslerine de yer verilir. Eğitim programında daktilografi, halkla ilişkiler, dosyalama teknikleri, etkili anlatım teknikleri, iş psikolojisi gibi mesleki dersler bulunur. Ortaöğretim kurumlarının yanı sıra diğer eğitim kurumları aracılığıyla da Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitimi almak mümkündür. Birçok ilde adaylar Halk Eğitim Merkezleri ya da Akşam Sanat Okulları bünyesinde düzenlenen kurslara katılabilir. Yönetici sekreteri olmak için hangi okulları okumak gerekir sorusunun bir cevabı da Türkiye’deki çeşitli üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümüdür. Çeşitli üniversitelerde 2 yıllık ön lisans düzeyinde eğitim veren bölümde; toplantı ve sunu teknikleri, büro teknolojileri, iletişim teknikleri gibi konularda dersler verilir. Ön lisans bölümlerinde açık öğretim statüsünde eğitimler de bulunur. Adaylar bu eğitimi açık öğretim 2 yıllık ön lisans Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümünde alabilir.

Yönetici sekreteri olma şartları sıralandığında öncelikle mesleğin gerektirdiği eğitimlerin alınması gerekliliği belirtilir.

· Yönetici Sekreteri olabilme şartlarını araştıranlar için ilk adım mesleki eğitim alınması şeklindedir. Meslekle ilgili eğitim veren kurumlara başvuru yapılması gerekir.

· Yönetici sekreteri olabilmek için meslek liseleri ile teknik liselerin ilgili bölümlerinden ya da üniversitelerin 2 yıllık ön lisans programlarından eğitim alınabilir. Bu eğitim programının ön lisans açık öğretim bölümü de tercih edilebilir. Ön lisans eğitimi mezuniyet diplomasıyla birlikte iş başvurusu yapılabilir.

· Yönetici sekreteri olmak için ne yapılmalı sorusunun cevabı için bir seçenek de Halk Eğitim Merkezleri tarafından il ve ilçelerde düzenlenen kurslara katılmaktır. Bu kurslarda verilen mesleki eğitimler sonucunda alınan sertifika ile iş başvurusu yapmak mümkündür.

· Mesleki eğitimlere ek olarak yabancı dil bilgisi için bu konuda eğitim veren özel kurslar ve mesleki eğitim kurumlarına başvuruda bulunulabilir.

· Ek olarak etkili iletişim ve planlama becerisine sahip olmak oldukça önemlidir.

Yönetici sekreteri pozisyonunda özel sektördeki işletmelerin büyük çoğunluğunda istihdam olanağı mevcuttur. Büyük ve orta ölçekli işletmeler ile uluslararası bağlantılı şirketlerde de iş olanağı bulunmaktadır. İş görüşmesi için diploma ve sertifika gibi yönetici sekreteri olmak için gerekli evraklar ile müracaat yapılabilir. Yönetici sekreteri iş başvuru sonucunda adaylar mülakat sürecine alınır. Yönetici sekreteri olarak özel sektör işletmelerinde, çok uluslu şirketlerde ve holding bünyesindeki kuruluşlarda görev alınabilir. Yönetici sekreteri maaş aralığı ise görev alınan kuruluşun yapısına, deneyim, mesleki nitelik, yabancı dil bilgisine göre değişiklik gösterir. Sektörde kendisini geliştirmiş ve nitelikli yönetici sekreterine olan ihtiyacın her geçen gün artması, adaylara avantajlar sunmaktadır. Bu alanda mesleki yetkinlik ve becerilerine uygun iş arayışında olanlar yönetici sekreteri iş ilanları konusunda araştırma yapmalıdır. İş ilanı yayınlayan şirketlerin yapısına göre özel şartlar sunulabilir. Ancak gerekli eğitimlerin alınması bu alanda çalışabilmek için temel şartlardan birisidir. Yönetici sekreteri olarak çalışmak, bu alandaki bilgi ve tecrübelerini işine yansıtmak isteyen kişiler Kariyer.net ile iş fırsatlarını inceleyebilirler. Bu pozisyon için tüm Türkiye'deki yayınlanan yönetici sekreteri iş ilanı seçeneklerini takip edebilirler. Örneğin Ankara’da yaşayanlar, Ankara yönetici sekreteri iş ilanları arasından başvuru yapabilirler.