İdari Asistan

İHSAN DOĞRAMACI BİLKENT ÜNİVERSİTESİ

GÖREV VE SORMULUKLAR

• Bölümün/birimin kurum içi ve dışındaki diğer birim ve kurumlarla olan yazışmalarını gerçekleştirmek,

• takip etmek ve birim yöneticilerine geri bildirimde bulunmak.

• İlgili tüm dokümanların düzenli bir şekilde arşivlenmesini sağlamak.

• Bölümün/birimin öğrencilerine ve personeline yönelik özlük ve idari işler hakkındaki ilgili mevzuat,

• yönetmelik ve prosedürlere hâkim olmak; bu konuda ilgili kişilere bilgi ve destek vermek, işlemlerin

• bunlara uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

• Öğrencilerin kabul-kayıt işlemlerini ve başvurularını yürütmek; burs, tez savunması, yeterlilik vb. işlerini

• takip etmek.

• Bölüm akademisyenlerinin seyahat taleplerindeki tüm organizasyonu gerçekleştirmek.

• Toplantıları, seminer vb. etkinlikleri planlamak, ihtiyaç duyulan hizmetleri temin etmek ve etkinliğe katkı

• sunacak birimleri koordine etmek.

• Bölümün/birimin öğrenci işleri, özlük işleri, satın alma ve yazışma gibi süreçlerinde kullanılan yazılımları

• etkin şekilde kullanabilmek ve satın alma süreçlerini yürütmek.

• Yabancı uyruklu öğrenciler, personel ve yurt dışındaki kurumlarla yazılı ve sözlü iletişim kurmak; birim içi

• duyuruları Türkçe ve İngilizce olarak yayımlamak.

• Bölümün/birimin varsa yıllık eğitim ve seminer süreçlerini koordineli olarak yürütmek; plana göre

• kullanılacak derslik, salon ve amfileri belirleyen organizasyonları yapmak.

• Bölümün/birimin malzeme ve hizmet alımlarında ilgili birimlerle görüşerek süreci yürütmek, demirbaş

• takip ve tedarikini sağlamak.

• Bölümün/birimin yöneticisine web sitesi güncellemelerinde destek vermek; sosyal medya platformlarının

• güncellenmesini, duyuru ve ilanların yayımlanmasını sağlamak.

• Mevcut idari asistanın görevlerine gerektiğinde destek vermek.

ARANAN NİTELİKLER

• Üniversitelerin örgün eğitim veren programlarından en az lisans düzeyinde mezun olmak,

• İdari işler ve belirli bir mevzuat çerçevesinde hizmet sunumu konusunda deneyimli olmak,

• Çoklu iş başlıklarını, bağlı olunan takvim çerçevesinde verimli ve başarılı sonuçlar yaratacak şekilde

• yönetebilecek etkin zaman kullanımı becerisine sahip olmak,

• İdari işlerin yürütülmesinde en az 5 yıllık iş tecrübesine sahip olmak,

• Yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek ileri düzeyde İngilizce dil bilgisi ve kullanım deneyimine sahip olmak,

• Yazışma, raporlama ve sunum amaçlı olarak Microsoft Office vb. ofis programlarını iyi düzeyde

• kullanabilmek,

• Dijital becerileri gelişmiş ve kurum içi yazılımlara hızlı adapte olabilen bir yapıya sahip olmak.