Personel İşleri Uzman Yardımcısı

İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi

Üniversitemizin akademik personel süreçlerini; yükseköğretim mevzuatı, Üniversite düzenlemeleri ve ilgili kamu kurumlarının gereklilikleri doğrultusunda sistematik, güvenilir ve yüksek hizmet kalitesi anlayışıyla yürütecek Personel İşleri Uzman Yardımcısı arıyoruz.

Bu pozisyon; akademik personelin atama ve yeniden atama işlemleri, akademik kadro ve ünvan süreçleri, YÖK ve YÖKSİS işlemleri, özlük ve sözleşme yönetimi, yabancı uyruklu akademik personelin çalışma ve ikamet izinleri, görevlendirme ve izin işlemleri, akademik personel veri yönetimi ve resmi kurum süreçlerinin uçtan uca yürütülmesinden sorumlu olacaktır.

Görev ve Sorumluluklar

Akademik Atama ve Kadro Yönetimi

·       Akademik personelin atama, yeniden atama, görev süresi uzatma, yükseltme ve unvan değişikliği süreçlerini yürütmek,

·       Akademik kadro ilanlarının hazırlanması ve yayımlanması ile başvuru ve değerlendirme süreçlerini koordine etmek,

·       Atama ve yeniden atama dosyalarının mevzuata ve Üniversite düzenlemelerine uygunluğunu kontrol etmek ve süreçlerini takip etmek,

·       Senato, Üniversite Yönetim Kurulu ve ilgili akademik kurullara sunulacak personel dosyalarının hazırlanmasını ve takibini sağlamak,

·       Akademik kadro planlama çalışmalarına destek vermek; kadro hareketlerini takip etmek ve raporlamak.

YÖK ve Yükseköğretim Mevzuatı Süreçleri

·       Başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu olmak üzere ilgili yükseköğretim mevzuatını ve YÖK düzenlemelerini takip etmek,

·       YÖKSİS işlemlerini yürütmek ve akademik personel verilerinin güncelliğini sağlamak,

·       Akademik personele ilişkin YÖK izin, bildirim, onay ve resmî yazışma süreçlerini yürütmek,

·       YÖK ve diğer yetkili kurumlar tarafından talep edilen bilgi, belge ve raporları hazırlamak,

·       Akademik personel uygulamalarının mevzuata uygunluğunu takip etmek ve akademik birimlere süreçler konusunda yönlendirme sağlamak.

Uluslararası Akademik Personel Süreçleri

·       Yabancı uyruklu akademik personelin çalışma ve ikamet izni süreçlerini yürütmek,

·       İlk başvuru, uzatma ve güncelleme işlemlerini takip etmek,

·       Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, YÖK, Göç İdaresi Başkanlığı ve ilgili diğer kamu kurumlarıyla yürütülen işlemleri koordine etmek,

·       Yabancı uyruklu akademik personelin göreve başlama ve ilgili resmi işlemlerinin zamanında tamamlanmasını sağlamak.

Akademik Özlük ve Çalışan Yaşam Döngüsü

·       Akademik personelin göreve başlangıcından ayrılışına kadar olan özlük süreçlerini yürütmek,

·       Özlük dosyalarının oluşturulması, güncellenmesi ve kontrolünü sağlamak,

·       Akademik personelin sözleşme ve sözleşme yenileme süreçlerini takip etmek,

·       Görevlendirme, ücretsiz izin, sabatik izin ve diğer akademik izin süreçlerini yürütmek,

·       Göreve başlama, görev/unvan veya birim değişikliği, emeklilik ve ayrılış işlemlerini koordine etmek.

Aranan Nitelikler

Eğitim

·       Üniversitelerin tercihen İşletme, Kamu Yönetimi, İktisat, Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri veya ilgili lisans programlarından mezun olmak,

·       Yüksek lisans derecesine sahip olmak tercih sebebidir.

Deneyim

·       Akademik personel süreçlerinde deneyim sahibi olmak zorunlu olmayıp, öğrenmeye ve bu alanda uzmanlaşmaya istekli adaylar da değerlendirmeye alınacaktır.

·       Tercihen üniversitelerin akademik personel, personel işleri, insan kaynakları veya ilgili idari birimlerinde 2–3 yıl deneyim sahibi olmak,

·       Akademik atama, özlük, sözleşme, YÖK/YÖKSİS veya yabancı uyruklu akademik personel süreçlerinden bir veya birkaçında deneyim sahibi olmak tercih sebebidir.

Teknik Yetkinlikler

·       Tercihen 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili yükseköğretim mevzuatına hakimiyet

·       Resmi yazışma tekniklerine hakimiyet

·       İleri düzey MS Office bilgisi

·       Excel ile veri analizi ve raporlama yetkinliği

·       İnsan kaynakları bilgi sistemleri kullanım deneyimi

·       Veri doğrulama ve raporlama konusunda güçlü analitik yaklaşım

Yabancı Dil

·       İleri düzey İngilizce (C1-C2 seviyesi).

·       Akademik yazışma, resmi doküman değerlendirme ve uluslararası akademisyen süreçlerini yürütebilecek seviyede İngilizce kullanım yetkinliği.

Yetkinlikler

·       Güçlü yazılı ve sözlü iletişim

·       Ortak hedefler doğrultusunda ekip üyeleriyle etkin işbirliği

·       Detay odaklı çalışma disiplini

·       Analitik düşünme

·       Planlama ve organizasyon becerisi

·       Sonuç odaklılık

·       Problem çözme yetkinliği

·       Gizlilik ve etik değerlere bağlılık

·       İş takibi ve süreç yönetimi

·       Yüksek sorumluluk bilinci

·       Kurumsal temsil yetkinliği

·       Değişime uyum ve sürekli gelişim yaklaşımı

Çalışma Düzenine İlişkin

Pozisyonun niteliği gereği görev ihtiyaçlarına bağlı olarak dönemsel biçimde esnek çalışma saatlerine uyum sağlanması beklenmektedir.

Askerlik yükümlülüğü bulunan adayların ilgili yasal yükümlülüklerini yerine getirmiş veya askerlik hizmetinden muaf olmaları gerekmektedir.

Üniversitemiz, çalışanları ve kampüs kullanıcıları için dumansız bir çalışma ve yaşam alanı sunmayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda kampüs sınırları içerisinde sigara ve tütün ürünlerinin kullanımına izin verilmemektedir.