Ofis Sekreterya ve Destek Personeli – Ankara / Çankaya

RDS SİGORTA A.Ş.

OFİS SEKRETERYA VE DESTEK PERSONELİ

Çalışma Yeri: Ankara – Çankaya
Çalışma Şekli: Tam Zamanlı
Pozisyon Seviyesi: Eleman / Personel

Ankara Çankaya’da bulunan Genel Müdürlük ofisimizde görevlendirilmek üzere; sekreterya, telefon trafiği, misafir karşılama ve ağırlama, ikram ve servis, ofis düzeni ve temizliği, temel bilgisayar ve evrak işleri ile gerektiğinde ofis dışı işlemleri yürütecekOfis Sekreterya ve Destek Personeli arıyoruz.

Aradığımız adayın; ofisin günlük işleyişini sahiplenebilecek, yapılması gereken işleri takip edebilecek, düzenli, titiz, güler yüzlü, iletişimi güçlü ve çok yönlü çalışmaya uyum sağlayabilecek biri olmasını bekliyoruz.

GÖREV VE SORUMLULUKLARSekreterya ve Telefon İşleri

• Ofise gelen telefonları karşılamak, gerekli yönlendirmeleri yapmak ve telefon trafiğini düzenli şekilde yürütmek,

• Gelen mesaj ve notları doğru şekilde alarak ilgili kişilere zamanında iletmek,

• Yönetici tarafından verilen günlük ofis ve sekreterya işlerinin takibini yapmak.

Misafir Karşılama ve Ağırlama

• Ofise gelen misafirleri güler yüzlü ve profesyonel şekilde karşılamak,

• Misafirleri ilgili yönetici veya personele yönlendirmek,

• Misafirlerin bekleme ve görüşme sürecinde gerekli ağırlama ve ikram hizmetlerini sağlamak,

• Yönetici, çalışan ve misafirlere çay, kahve, su vb. ikramların hazırlanmasını ve servisini yapmak,

• Toplantı öncesinde toplantı odasını hazırlamak, gerekli ikramları düzenlemek ve toplantı sonrasında odanın temizliğini ve düzenini sağlamak.

Ofis, Mutfak, Temizlik ve Düzen

• Ofisin günlük genel temizlik ve düzenini sağlamak,

• Çalışma alanları, ortak kullanım alanları, toplantı odaları ve mutfağın temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak,

• Ofis mutfağının günlük temizlik, hijyen ve düzeninden sorumlu olmak,

• Çay, kahve, su, şeker, süt ve benzeri ikram malzemelerinin stoklarını düzenli olarak kontrol etmek,

• Eksilen mutfak, temizlik ve sarf malzemelerini takip ederek zamanında bildirmek ve temin sürecine destek olmak,

• Ofisin genel düzenini gün içerisinde kontrol ederek ihtiyaç duyulan alanlara müdahale etmek.

Kahve Makinesi ve Ofis Ekipmanlarının Takibi

• Kahve makinesi, çay makinesi, su sebili ve benzeri cihazların günlük kullanıma hazır olmasını sağlamak,

• Kahve, çay, su vb. eksikleri düzenli olarak kontrol ederek tamamlamak,

• Kahve ve çay makinelerinin günlük temizliğini yapmak ve hijyenini sağlamak,

• Elektrikli süpürgenin hazne, filtre ve temizlenebilir parçalarının belirli periyotlarla temizliğini yapmak,

• Ofiste kullanılan diğer küçük elektrikli ev aletlerinin temizlik ve kullanım durumunu düzenli olarak kontrol etmek,

• Cihazlarda herhangi bir arıza, performans düşüklüğü veya bakım ihtiyacı fark edildiğinde yöneticisine zamanında bilgi vermek,

• Ofis ekipmanlarının temiz, düzenli ve kullanıma hazır tutulmasını sağlamak.

Bilgisayar, Veri Girişi ve Evrak İşleri

• Yönetici tarafından talep edilen temel veri girişlerini bilgisayar ortamında gerçekleştirmek,

• Verilen bilgileri ilgili dosya, tablo veya sistemlere doğru ve eksiksiz şekilde kaydetmek,

• Bilgisayar üzerinden belge, yazı ve dokümanların çıktısını almak,

• Gerektiğinde evrakların fotokopisini çekmek, taramak ve çoğaltmak,

• Yazıcı, fotokopi, tarayıcı ve faks gibi temel ofis cihazlarını kullanmak,

• Gerektiğinde faks göndermek ve gelen belgelerin ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak,

• Yönetici tarafından verilen basit doküman düzenleme ve dosyalama işlemlerini gerçekleştirmek,

• Dijital ve basılı evrakların düzenli şekilde dosyalanmasına ve arşivlenmesine destek olmak,

• Temel düzeyde Microsoft Word ve Excel kullanarak basit veri girişi ve ofis işlemlerini gerçekleştirmek.

Kargo, Banka ve Ofis Dışı İşler

• Gelen ve giden kargoların takibini yapmak,

• Gerektiğinde kargo şubesine giderek gönderi teslim etmek veya teslim almak,

• Gerektiğinde banka, noter ve resmi kurumlara evrak götürmek veya ilgili evrakları teslim almak,

• Şirket tarafından verilen evrakların ilgili kişi veya kurumlara güvenli ve zamanında ulaştırılmasını sağlamak,

• Gerektiğinde ofisin günlük ihtiyaçlarının temini için ofis dışındaki işleri takip etmek.

ARANAN NİTELİKLER

• Tercihen üniversite mezunu,

• Ankara Çankaya ve yakın çevresinde ikamet eden,

• Sekreterya, ofis destek, idari işler, misafir ağırlama veya benzer görevlerde deneyimli olması tercih sebebidir,

• Temel bilgisayar kullanımına hâkim,

• Microsoft Word ve Excel programlarında temel düzeyde işlem ve veri girişi yapabilen,

• Yazıcı, fotokopi, tarayıcı ve benzeri temel ofis ekipmanlarını kullanabilen,

• Telefonla iletişim ve misafir karşılama konusunda kendine güvenen,

• Diksiyonu düzgün, iletişim becerileri kuvvetli ve güler yüzlü,

• Kişisel bakımına ve dış görünümüne özen gösteren,

• Temizlik, hijyen ve düzen konusunda titiz,

• Çay-kahve servisi, mutfak düzeni ve ofis temizliği görevlerini yerine getirmeye istekli,

• Ofiste kullanılan mutfak ve temizlik ekipmanlarının düzenli kontrolünü ve temizliğini yapabilecek,

• Gerektiğinde banka, kargo, noter ve resmi kurum işlemlerini takip edebilecek,

• Sorumluluk sahibi, çalışkan, dikkatli ve iş takibi kuvvetli,

• Yapılması gereken günlük ve periyodik işleri sürekli hatırlatılmasını beklemeden takip edebilecek,

• Birden fazla görevi planlı ve düzenli şekilde yürütebilecek,

• Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,

• Görev ayrımı yapmadan ofisin günlük işleyişine destek olabilecek,

• Güvenilir, dakik ve disiplinli,

• Uzun süreli ve düzenli çalışmayı hedefleyen,

• Ekip çalışmasına ve kurumsal çalışma ortamına uyum sağlayabilecek.

POZİSYON HAKKINDA ÖNEMLİ BİLGİLENDİRME

Bu pozisyon yalnızca masa başı sekreterlik görevi değildir.

Görev; telefonların karşılanması, misafir ağırlama ve sekreterya hizmetlerinin yanı sıraçay-kahve servisi, mutfak ve ofis temizliği, ofis düzeninin sağlanması, küçük ev aletlerinin temizlik ve kontrolleri, temel bilgisayar ve veri girişi işlemleri, fotokopi/çıktı/tarama gibi evrak işleri ile gerektiğinde kargo, banka, noter ve resmi kurum işlemlerinin birlikte yürütülmesini kapsamaktadır.

Adayın ofisin günlük ihtiyaçlarını takip edebilmesi, yapılması gereken işleri fark ederek zamanında yerine getirmesi veofisin genel düzeni ile günlük işleyişini sahiplenmesi beklenmektedir.

Başvuracak adayların pozisyonun tüm görev kapsamını dikkate alarak başvuru yapmalarını rica ederiz.