Legal Admin

Shell Petrol A.Ş

Genel Rol Tanımı

Admin, hukuk departmanının operasyonel ve idari süreçlerini yürütmek, resmi kurumlarla olan iş ve işlemleri koordine etmek ve belge yönetimi ile ilgili süreçleri düzenli şekilde takip etmekten sorumludur.

Temel Sorumluluklar

• Resmi kurumlara GPRF (yurtdışı üzerinden) yöntemi ile yapılan ödemelerin gerçekleştirilmesi

• Dışarıdan hizmet alınan avukatlara GPRF yöntemi ile avans gönderilmesi, avans takibinin yapılması ve gelen faturalar ile kapatılması

• SMM (Serbest Meslek Makbuzu), noter makbuzları, harç ve benzeri ödemelerin operasyonel olarak yönetilmesi

• Birden fazla iş kolu ile entegre çalışılması, yurtiçi ve yurtdışı ekipler ile bilgi akışının sağlanması

• İmza sirküleri, EPDK lisansları, noter tasdikli belgeler ve apostil süreçlerinin koordine edilmesi

• Kurum içi geniş dağıtımlı bilgilendirme yazılarının hazırlanması ve iletilmesi

• Yetki verilmesi gereken kişi ve firmalar için vekâletname hazırlanması ve imza süreçlerinin yönetilmesi

• Resmi kurumlara gönderilecek dilekçe ve müzekkere cevaplarının hazırlanması ve takibi

• Şirket içi sözleşmelerin elektronik ortama aktarılması ve fiziki arşivlenmesi

• Hukuk departmanı tarafından yürütülen ihtarname, vekâletname ve resmi yazışmaların dijital ve fiziki kayıtlarının tutulması

• Hukuk departmanındaki fiziki dosya sisteminin düzenlenmesi, arşivleme ve imha süreçlerinin yönetilmesi

• Ofis düzeninin sağlanması, kırtasiye ihtiyaçlarının karşılanması ve ekipmanların çalışır durumda tutulması

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin tercihen Adalet veya ilgili bölümlerinden mezun

• Paralegal veya benzeri bir pozisyonda tercihen deneyimli

• MS Office uygulamalarına hâkim

• Detay odaklı, organizasyon becerisi yüksek

• İletişim ve koordinasyon yeteneği güçlü

• Yoğun ve çok paydaşlı ortamlarda çalışabilen

• Tercihen İngilizce bilen (özellikle yurtdışı süreçleri için avantaj sağlar)

Yetkinlikler

• Sorumluluk bilinci yüksek ve proaktif yaklaşım

• Zaman yönetimi ve önceliklendirme becerisi

• Gizlilik ve etik kurallara uyum

• Takım çalışmasına yatkınlık