Satın Alma Direktörü

The Ritz- Carlton, Istanbul

Pozisyonun Genel Sorumluluğu

Bir tesiste kullanılan tüm malzeme, ürün ve sarf ihtiyaçlarının satın alma süreçlerini yönetir. Tüm ürün kategorilerini kapsayan onaylı tedarikçi listesini oluşturur. Belirlenen prosedürlere uygun şekilde satın alma işlemlerini gerçekleştirir ve ürün ödemelerinin onay süreçlerini yönetir.

Eğitim ve Deneyim

• Finans, Muhasebe veya ilgili bir alanda 4 yıllık lisans derecesi; veya Satın Alma ya da ilgili bir alanda minimum 4 yıllık iş deneyimi.

İş, Proje ve Prosedürlerin Yönetimi

• Raporlar, sunumlar ve benzeri çıktılar aracılığıyla doğru ve zamanında sonuçlar üretir ve sunar.

• Bilgi veya verileri toplar, kodlar, kategorize eder, hesaplar, tablolaştırır, denetler ve doğrular.

• Marka tarafından belirlenen tüm sistem ve prosedürlere uyumu sağlar.

• Tesis için Satın Alma Talebi / Satın Alma Siparişi (Purchase Requisition / Purchase Order) sistemini oluşturur ve çalışanların bu sistem konusunda eğitilmesini sağlar.

• Envanter kontrollerini gerçekleştirir.

• Tüm faturaların doğru şekilde yönetilmesini sağlar ve uygun muhasebe prosedürlerine uyum gösterir.

• Politikalar ve prosedürler geliştirerek operasyonların sürdürülebilirliğini sağlar.

• Geçerli tüm yasa ve yönetmeliklere uyumu garanti eder.

• Tüm teslimatların doğruluk ve ürün kalitesi açısından kontrol edilmesini sağlar.

• Gıda güvenliği ve hijyen standartlarına uyumu sağlar.

• Satın alma ve teslim alma alanlarından tesise giren tüm ürünler için kontrol prosedürlerini uygular ve takip eder.

• Çalışanların prosedürler, hijyen, ekipman kullanımı ve kimyasal ürünlerin kullanımı konusunda uygun şekilde eğitilmesini sağlar.

• Hijyen prosedürlerine uyumu sağlar.

• Stok seviyeleri, son kullanma tarihleri, ürün rotasyonu, talepler ve benzeri süreçler için envanter kontrollerini yönetir.

Satın Alma Operasyonlarının Yönetimi

• Satın Alma Departmanı operasyonlarını yönetir ve denetler.

• Liderlik etmek, etkilemek ve ekip üyelerini motive etmek için güçlü iletişim ve kişilerarası ilişki becerilerini kullanır; sağlıklı finansal ve ticari karar alma süreçlerini destekler; dürüstlük ve güvenilirlik sergiler; örnek olarak liderlik eder.

• Çalışanların beklentileri ve çalışma standartlarını anlamasını sağlar.

• Her pozisyon için görev tanımlarına uygun performans beklentilerini açık şekilde iletir.

• Çalışanlarla açık, iş birliğine dayalı ilişkiler kurar ve ekip içinde aynı yaklaşımın sürdürülmesini sağlar.

• Çalışan geri bildirimlerini değerlendirir ve açık kapı politikasını uygular.

• Yeni çalışanların görevlerini başarıyla yerine getirebilmeleri için gerekli oryantasyon ve eğitim programlarını destekler.

• Çalışan memnuniyeti sonuçlarını değerlendirerek sorunları veya endişeleri belirler ve çözüm üretir.

• Tesis politikalarının adil ve tutarlı şekilde uygulanmasını sağlar.

Muhasebe Bilgisinin Kullanılması ve Uygulanması

• İşle ilgili konular, ürünler, sistemler ve süreçler hakkında gerekli bilgiye sahiptir.

• Bilgisayar ve bilgisayar sistemlerini (donanım ve yazılım dahil) kullanarak veri girişi, bilgi işleme ve ilgili sistem işlemlerini gerçekleştirir.

• Olayların veya süreçlerin yasa, yönetmelik ve standartlara uygun olup olmadığını değerlendirmek için ilgili bilgileri ve profesyonel karar verme yetkinliğini kullanır.

• Teknik gelişmeleri takip eder ve yeni bilgileri işine uygular.

• Departmanın finansal yönetimini sağlamak için gerektiğinde bütçeler, faaliyet raporları ve bordro ilerleme raporları hakkında bilgi sahibidir.

Finans ve Muhasebe Hedeflerinin Sürdürülmesi

• Raporları zamanında teslim eder ve teslim sürelerine uyumu sağlar.

• Kâr ve zarar kayıtlarının doğru şekilde tutulmasını sağlar.

• Performans hedefleri, bütçe hedefleri ve ekip hedefleri dahil olmak üzere belirlenen amaçlara ulaşır ve beklentilerin üzerine çıkar.

• İşlerini önceliklendirmek, organize etmek ve tamamlamak için belirli hedefler ve planlar oluşturur.

• Uygulanan vergileri takip eder; vergilerin güncel, tahsil edilmiş ve/veya tahakkuk etmiş olmasını sağlar.

• Bütçe hedeflerine ulaşmayı veya hedefleri aşmayı sağlar.

• Departmanın kontrol edilebilir giderlerini yöneterek bütçe hedeflerine ulaşır veya hedefleri aşar.

Ek Sorumluluklar

• Telefon, yazılı iletişim, e-posta veya yüz yüze iletişim yoluyla yöneticilere, çalışma arkadaşlarına ve ekip üyelerine bilgi sağlar.

• Çalışanları mükemmel müşteri hizmeti sunmaları konusunda destekler ve yetkilendirir.

• Satın alma siparişleri veya sözleşmeleri doğrulayarak ve netleştirerek departmanların güncel bilgiye sahip olmasını sağlar.

• Bilgileri analiz eder, sonuçları değerlendirir ve sorunları çözmek için en uygun yöntemi belirler.

• Diğer organizasyon birimlerine muhasebe ve bütçe politikaları, prosedürleri ile finansal kaynakların etkin kontrolü ve kullanımı konusunda yönlendirme ve destek sağlar.

• İlgili bilgileri zamanında yöneticiler, çalışma arkadaşları ve ekip üyeleriyle paylaşır ve günceller.