Dönemsel İdari İşler Asistanı

UIB Turkey---

İdari İşler Asistanı (Dönemsel – 1 Yıl) 

Kariyerinizde bir sonraki adımı atmaya hazır mısınız? Yanıtınız evet ise, bu fırsata bir göz atın!

IBS Sigorta ve Reasürans Brokerliği A.Ş. bünyesinde, İdari İşler Departmanımızda görev almak üzere,  1 yıl süreli dönemsel çalışma modelinde görev yapacak bir İdari İşler Asistanı arıyoruz.

Biz Kimiz?

Türk ve yabancı sermaye yapısıyla piyasanın önde gelen sigorta ve reasürans brokerlerinden biri olan IBS, 29 yıldır sigortacılığın tüm branşlarında tüm sektörlere çözümler sunmaktadır. IBS, global ölçekte tanınmış UIB küresel hizmet ağına ek olarak, Uniba Risk Çözüm Ortakları (UNIBA) ve Euribron V.Z.W. Insurance Brokers Network (EURIBRON) ağıyla 120'den fazla ülkede risk analizi ve danışmanlık hizmetleri sağlamaktadır.

Ana Sorumluluklar

Seyahat ve Vize Organizasyonları: Çalışanların yurt içi ve yurt dışı seyahat süreçlerini koordine etmek, uçak bileti, konaklama ve transfer organizasyonlarını gerçekleştirmek; vize başvuru süreçleri için gerekli evrakların hazırlanmasına destek olmak ve süreci takip etmek.

Karşılama ve Yönlendirme: Şirket giriş alanının düzenini sağlamak, ziyaretçileri karşılamak ve ilgili kişi veya departmanlara yönlendirmek.

Ziyaretçi ve Güvenlik Süreçleri: Ziyaretçi ve çalışan giriş-çıkış kayıtlarını takip etmek, güvenlik prosedürlerine uygun süreçleri yürütmek.

Toplantı ve Organizasyon Desteği: Toplantı odalarının planlamasını yapmak, gerekli hazırlıkları organize etmek ve toplantı, eğitim, etkinlik ve özel gün organizasyonlarına lojistik destek sağlamak.

Ofis Yönetimi: Ofis ortamının düzenli, temiz ve kullanıma hazır olmasını sağlamak; temizlik ve bina hizmet ekipleriyle koordinasyon içerisinde çalışmak.

Satınalma ve Tedarik Süreçleri: Ofis ihtiyaçlarını takip etmek, tedarikçilerden teklif toplamak, satınalma süreçlerini yürütmek ve teslimatların takibini yapmak.

Evrak ve Kargo Yönetimi: Gelen-giden kargo, kurye ve evrak süreçlerini yönetmek, ilgili kişilere zamanında ulaştırılmasını sağlamak.

Fatura ve Dokümantasyon Takibi: Ofis giderlerine ilişkin faturaları kontrol etmek, ilgili birimlere iletmek ve idari süreçlere ait evrakların arşivlenmesini sağlamak.

Teknik ve Operasyonel Destek: Ofiste meydana gelen teknik arızaların çözümü için servis sağlayıcılarla iletişime geçmek ve süreci takip etmek.

İşe Başlangıç Süreçleri Desteği: Yeni başlayan çalışanlar için çalışma alanı, ekipman ve gerekli malzemelerin eksiksiz hazırlanmasını sağlamak

Aday Deneyimi Süreçleri: Mülakat organizasyonlarına destek vermek, görüşme alanlarını hazırlamak ve ilgili kişi ve bölümleri bilgilendirmek.

Çalışan Hizmetleri Desteği: Yemekhane, servis, otopark ve benzeri çalışan hizmetlerine ilişkin süreçlere destek vermek.

Kurumsal İletişim ve Bilgilendirme: Duyuru panoları ve dijital bilgilendirme ekranlarının güncelliğini sağlamak.

İdari İşler Operasyonları: İdari İşler Departmanı'nın günlük operasyonlarında aktif rol almak ve süreçlerin etkin şekilde yürütülmesine destek olmak.

Aranan Nitelikler

• İdari işler, ofis yönetimi, resepsiyon veya benzeri alanlarda en az 3 yıl deneyim sahibi,

• MS Office uygulamalarını etkin kullanabilen,

• Planlama ve organizasyon becerileri güçlü,

• İletişim becerileri gelişmiş ve çözüm odaklı,

• Ekip çalışmasına yatkın,

• Tercihen minimum orta seviyede İngilizce bilgisine sahip.

IBS Prensipleri 

Güven Ver

IBS olarak biz tüm paydaşlarımıza ve birbirimize karşı sorumlu olduğumuzu ve bu sorumluluğun temelinde güven yaratmak olduğunu biliriz.

Müşterini Anla

Müşterilerimiz ve iş ortaklarımızla masanın aynı tarafında olduğumuzu biliriz. Yaptığımız her işin müşteri memnuniyetine katkı sağladığının bilinciyle hareket ederiz.

Çözüm Üret

Yeni yollar arar, ezberleri bozar ve her işe farklı bir proje mantığıyla yaklaşarak ihtiyaca özel çözümler geliştiririz.

Yol Göster

Her birimiz liderlik enerjisiyle hareket eder, değişim ihtiyacını gördüğümüzde aksiyon alırız.

Kalp Kazan

Uzun süreli ilişkiler kurar, iş birliklerinde ortak faydayı esas alır ve yapıcı yaklaşımımızdan ödün vermeyiz.