Verwaltungs- und Betriebsassistent/in

Wunderwolf GmbH Türkiye İrtibat Bürosu

Wir sind ein deutsches Startup-Unternehmen, das sich auf die Herstellung von naturreinen Kosmetikprodukten spezialisiert hat. Anhand des Wachstum unseres Unternehmens sind wir jetzt auf der Suche nach einer motivierten und anpassungsfähigen Person, die unsere Mitarbeiter und das Managementteam als Verwaltungs- und Betriebsassistent/in unterstützt.

Als Verwaltungsassistent/in konzentriert man sich auf administrative Aufgaben zur Unterstützung des allgemeinen Betriebs und den Ablauf von täglichen Aufgaben. Der erfolgreiche Kandidat muss in der Lage sein, sich an die sich ständig ändernden Bedürfnisse einer Start-up-Umgebung anzupassen und muss mühelos zwischen mehreren Aufgaben wechseln können. Diese Position erfordert ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und das Übermitteln von Wissen zwischen verschiedenen Teammitgliedern und der Geschäftsleitung.

Der erfolgreiche Kandidat führt tägliche Aufgaben unter Anweisung der Unternehmensleitung durch. Zu diesen Aufgaben gehören allgemeine Verwaltungsaufgaben, Botengänge, das Planen von Meetings, die Organisation des Kalenders, das Vermerken von Notizen (falls erforderlich), eine regelmäßige Kommunikation mit der Geschäftsleitung und externen Parteien sowie die Verantwortung, dass das Führungsteam seine geplanten Ziele erreicht.

Wunderwolf sucht nach einem erfahrenen, vorzeigbaren Individuum, das den Anforderungen eines anspruchsvollen Führungsteams gewachsen ist und einen lebhaftigen Geist, ein Auge fürs Detail und eine kommunikative Persönlichkeit mitbringt.

WICHTIGE AUFGABEN UND BERUFLICHE VERANTWORTUNG

• Verantwortung für den täglichen Umgang mit betrieblichen und administrativen Aufgaben
  
• Verwaltung der Büroräume, so dass sie jederzeit aktiv und gut sortiert sind und ordnungsgemäß funktionieren
  
• Allgemeine Unterstützung für Besucher in höflicher und professioneller Kommunikation
  
• Bereitstehen als erste Anlaufstelle für türkische und internationale Kunden
  
• Erfüllen von vielen Aufgaben, um das gesamte Team bei organisatorischen, strukturellen und logistischen Aufgaben zu unterstützen
  
• Flexibilität zur Erfüllung wechselnder Aufgaben je nach aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens
  
• Verantwortlich, dass die Geschäftsleitung alle wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Ziele erreicht
  
• Erledigen von Firmenbotengängen jederzeit
  
• Entwickeln und pflegen eines Ablagesystem
  
• Effektives Übertragen von Wissen und falls nötig auch in eine mehrsprachige und multikulturelle Umgebung
  
• Planen von Meetings und dem Aufnehmen von detaillierten Protokollen
  
• Buchen von Reisevorbereitungen
  
• Organisieren des Kalenders für einen Überblick aller gleichzeitigen Arbeitsabläufe 
  
• Schreiben und verteilen von E-Mails, Korrespondenzen, Briefen, Faxen und Formularen
  
• Erinnern der Geschäftsleitung an geplante Besprechungen, Aufgaben und andere Ereignisse
  
• Bestellen von Bürobedarf und recherchieren für neue Abkommen und Lieferanten
  
• Ansprechpartner für interne und externe Kunden

ERFORDLICHE FÄHIGKEITEN, KOMPETENZEN, WISSEN, ERFAHRUNG

Voraussetzung:

• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent/in, virtuelle/r Assistent/in oder Bürofachkraft
• Fähigkeit, mehrere Projekte mit hervorragender Genauigkeit zu managen
• Kenntnisse in MS Office (insbesondere MS Excel und MS PowerPoint)
• Außergewöhnliche Kundendienstfähigkeiten, telefonisch und persönlich, mit Kunden und internen Abteilungen
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägtes Gespür für Dringlichkeit und Problemlösungsfähigkeiten
• Eine nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Unterstützung von Projekt- und Teammanagement
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der effektiven Interaktion mit der Geschäftsleitung
• Fähigkeit, strategisch und kollaborativ über Abteilungen und / oder Arbeitsabläufe hinweg zu arbeiten
• Die Fähigkeit, vielseitig zu sein und sich an eine schnelllebige Arbeitsumgebung mit hohem Druck anzupassen
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit höchster Integrität und Vertraulichkeit zu behandeln.

Von Vorteil:

Bachelor-Abschluss, vorzugsweise im Bereich Kommunikation, Journalismus und dergleichen

Essentiell wichtige Merkmale: 

• Deutsch als Muttersprache oder fließend
• Hohe Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• Eine arbeitswillige Einstellung, Sachen zu bewerkstelligen
• Ein starker Ehrgeiz und Engagement für diese Position
• Eine ausgehende und sympathische Persönlichkeit
• Ein starker Teamplayer
• Effektiv, vielseitig und handlungsorientiert
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten
• Fähigkeit, auch unter Druck erfolgreich zu sein
• Kultursensible und internationale Denkweise
• Selbstmotiviert