Organizasyon ve Etkinlik Planlama Sorumlusu İş Tanımı
Şirketimizin yönetici destek, etkinlik planlama ve organizasyon süreçlerinde görev alacak; iletişimi güçlü, araştırma ve planlama becerisi yüksek, çok iyi derecede İngilizce konuşabilenOrganizasyon ve Etkinlik Planlama Sorumlusu arıyoruz.
Bu pozisyonun temel amacı; şirket yöneticisinin iş akışı, etkinlik katılımları, sosyal ve kurumsal organizasyon süreçleri ile mesai dışı programlarının planlı, düzenli ve kontrollü şekilde yürütülmesine destek olmaktır. Pozisyon ağırlıklı olarak yönetici ile koordineli çalışacak; bunun yanında şirket içi ekip buluşmaları, motivasyon etkinlikleri ve çalışan deneyimini destekleyen sosyal organizasyon süreçlerinde de görev alacaktır.
Organizasyon ve Etkinlik Planlama Sorumlusu; yöneticinin ve gerekli durumlarda şirket ekiplerinin katılım sağlayacağı eğlence, workshop, eğitim, seyahat, kültürel gezi, sosyal aktivite, kurumsal etkinlik ve özel organizasyonların araştırılması, planlanması ve koordine edilmesinden sorumludur. Adayın; yurt içi ve yurt dışında farklı konseptlerde etkinlik, aktivite ve rota araştırması yapabilmesi, uygun alternatifleri karşılaştırarak program akışı oluşturabilmesi, rezervasyon süreçlerini takip edebilmesi ve gerektiğinde organizasyonlara fiziken katılarak akışın sorunsuz ilerlemesine destek olması beklenmektedir.
Görev ve Sorumluluklar
- Yöneticinin yurt içi ve yurt dışında eğlence, workshop, eğitim, seyahat, kültürel gezi, sosyal aktivite ve kurumsal etkinlik alternatifleri araştırmak.
- Öncelikli olarak yönetici ve ekipler için etkinlik, aktivite, eğitim ve gezi programları oluşturmak.
- Restoran, otel, ulaşım, workshop, eğitim, etkinlik, aktivite ve özel organizasyon rezervasyonlarını takip etmek.
- Şehir, ülke, etkinlik veya konsepte göre program akışı ve rota planı hazırlamak.
- Uçak, otel, transfer, araç kiralama, biletleme ve katılım süreçlerini organize etmek.
- Etkinlik öncesi gerekli saat, konum, katılım, kıyafet/dress code ve program bilgilerini düzenlemek.
- Alternatif planlar oluşturmak, uygun seçenekleri karşılaştırmak ve yönetime sunmak.
- Harcama, rezervasyon ve organizasyon bilgilerini ilgili birimlerle paylaşmak.
- İnsan Kaynakları, yapım, muhasebe, sosyal medya ve yönetici asistanlarıyla koordineli çalışmak.
- Organizasyonların sorunsuz ilerlemesi için süreç takibi yapmak.
Aranan Nitelikler
- Çok iyi derecede İngilizce konuşabilen.
- Aktif araç kullanabilen (en az 3-5 yıl sürücü deneyimi) ve tercihen aracı olan
- Etkinlik, organizasyon, seyahat, eğitim, workshop veya sosyal aktivite planlama deneyimi olan.
- Yurt içi ve/veya yurt dışı program, rota veya etkinlik akışı oluşturmuş. daha önce katılım sağlamış, daha önce vize çıkartmış ya da aktif vizesi pasaportu olan
- Farklı konseptlerde araştırma yapabilen ve alternatifleri karşılaştırabilen.
- Rezervasyon, biletleme, ulaşım, konaklama ve katılım süreçlerine hâkim.
- Organizasyon, turizm, etkinlik yönetimi, kurumsal iletişim, yönetici asistanlığı veya benzer alanlarda deneyimli.
- Planlama, takip ve koordinasyon becerileri güçlü.
- İletişimi kuvvetli, temsil yeteneği yüksek.
- Esnek çalışma saatlerine (akşam vardiyası) ve değişken programlara uyum sağlayabilecek.
- MS Office ve dijital takvim/planlama araçlarını kullanabilen.
- Detaylara dikkat eden, çözüm odaklı ve hızlı aksiyon alabilen.
- Gerektiğinde şehir içi, şehir dışı ve yurt dışı organizasyon süreçlerine destek verebilecek adaylar tercih sebebidir.
Tercih Sebepleri
- Turizm, etkinlik, organizasyon, otelcilik, eğitim, workshop, ajans veya hizmet sektöründe deneyim sahibi olmak.
- Yurt dışı etkinlik, fuar, eğitim, gezi veya sosyal aktivite planlama deneyimi bulunmak.
- Vize, uçak bileti, konaklama, transfer ve rezervasyon süreçlerine aşina olmak.
- Restoran, workshop, kültürel gezi, eğlence, spor aktivitesi veya özel etkinlik planlama deneyimi olmak.
- Sosyal medya, yapım veya içerik ekipleriyle saha/etkinlik koordinasyonu yapmış olmak.
- İngilizce konuşma ve yazma bilen
- Pasaportu olan & Aktif vizesi olan
Çalışma Şekli
- Pozisyon tam zamanlıdır.
- Çalışma düzeni, yönetici takvimi ve etkinlik/organizasyon programlarına göre değişkenlik gösterebilir.
- Daimi olarak akşam mesai , hafta sonu veya seyahat/etkinlik dönemlerinde görev alınması gerekebilir.
- Haftalık izin ve mesai düzeni şirket prosedürleri ve yasal mevzuat çerçevesinde güven çerçevesinde planlanacaktır.
• Tecrübe
3 - 9 yıl arası
• Eğitim Seviyesi
Ön Lisans(Mezun), Üniversite(Mezun), Yüksek Lisans(Mezun), Doktora(Mezun)
• Yabancı Dil
İngilizce(Okuma : Ana Dil, Yazma : Ana Dil, Konuşma : Ana Dil)
