Departman asistanı, bir şirketin organizasyonel yapılanmasında yer alan departmanların ve ilgili departmanların yöneticilerinin günlük iş akışlarını organize eden kişidir. Departman asistanı nedir sorusuna; bağlı olduğu departmanın veya departmanların yöneticilerinin ajandasının oluşturulması ve takibinin yapılması, bununla birlikte çalışan diğer personellerin iş süreçlerine destek sağlanması konusunda faaliyet gösteren bir meslek grubudur cevabı verilebilir. Şirket içinde ve dışında pek çok yazışma ve evrak süreçleri olduğundan departman asistanının, şirketin faaliyet alanı ile ilgili çalışan diğer personellere bu süreçte de destek olması beklenir. Departman asistanı kime denir sorusuna yanıt vermek için öncelikle bu pozisyonda çalışanların görev ve sorumluluklarının incelenmesi gerekir.

Departman asistanı görevleri, şirketin organizasyon şemasında bulunan bir veya birden fazla departmanın yönetici ve çalışanlarının iş süreçlerinin sorunsuz ve organize bir şekilde yürütülmesi, şirket içi ve dışı yazışmaların, evrak akışlarının koordine edilmesi, toplantı salonlarının planlanması ve organizasyonu için destek sağlanması olarak özetlenebilir. Bu kapsamda yönetici ve çalışanların toplantı, seyahat ve konaklama gibi süreçlerini planlamak, gerekli güncellemeleri takip etmek, ofisin sevk ve idaresini sağlamak, departman asistanı görev tanımı kapsamındadır. Çalıştığı şirketin müşterilerle, ilgili diğer kurum ve kuruluşlarla, tedarikçilerle olan iş birliklerinde gerekli hazırlıkların yapılması, ziyaretçilerin ağırlanması, sorumlu olduğu ofisin her zaman düzenli olmasının sağlanması da departman asistanı sorumlulukları arasındadır. Departman asistanı kimdir şeklinde bir soru ile karşılaşıldığında bu sorumlulukların belirtilmesi yeterli olacaktır.

Departman asistanı olmak için ne yapılmalı veya departman asistanı nasıl olunur şeklinde bir araştırma yapıldığında eğitim ve deneyim şartlarının mevcut olduğu görülür. Departman asistanlığı için üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans bölümü tercih edilebilir. Ancak ilgili bölümlerden mezun olma şartının yanı sıra deneyim de önemlidir. Şirketler departman asistanı pozisyonu için adayları değerlendirirken kişisel özelliklerini, sahip oldukları yetkinlikleri ve iş tecrübelerini de gözetirler. Departman asistanı gerek şirket içinde gerekse şirket dışındaki müşteriler, tedarikçiler, kurum ve kuruluşlarla sözlü ve yazılı iletişim kurduğundan etkili iletişim becerilerine sahip olmalıdır. Departman asistanı olarak çalışmayı hedefleyen, bu alanda kendisini geliştirmek isteyen kişilerin söz konusu alanlarda eğitim ve sertifika programlarından faydalanmaları, kendilerine ve kariyerlerine katkı sağlayabilir. Departman asistanı olmak için gerekli evraklar arasında bu eğitimlerden alınan sertifikalar da bulunabilir.

Departman asistanı; hem şirket genelinde, hem de departman içinde ve şirket dışındaki pek çok kurum ve kuruluş ile iletişim halinde çalışması beklenen bir meslek grubudur. Bu nedenle aynı anda birden fazla görevi yerine getirebilme, zamanını verimli yönetme, gerçekçi ve uygulanabilir planlamalar yapabilme, güçlü şekilde yazılı ve sözlü iletişim kurabilme konularında yetkin olması söz konusu pozisyon için başvuru yapan adayları öne çıkarak özelliklerdir. Departman asistanı, iş süreçlerinin sorunsuz ve takvime uygun olarak yürütülmesi için destek sağlar. Bu nedenle departman asistanlarının, çalıştıkları şirketin kültürünü tanımaları ve bulundukları sektöre ait güncel bilgilere sahip olmaları oldukça önemlidir.