Departman Asistanı Nedir, Nasıl Olunur?

Departman asistanı görevleri, şirketin organizasyon şemasında bulunan bir veya birden fazla departmanın yönetici ve çalışanlarının iş süreçlerinin sorunsuz ve organize bir şekilde yürütülmesi, şirket içi ve dışı yazışmaların, evrak akışlarının koordine edilmesi, toplantı salonlarının planlanması ve organizasyonu için destek sağlanması olarak özetlenebilir. Bu kapsamda yönetici ve çalışanların toplantı, seyahat ve konaklama gibi süreçlerini planlamak, gerekli güncellemeleri takip etmek, ofisin sevk ve idaresini sağlamak, departman asistanı görev tanımı kapsamındadır. Çalıştığı şirketin müşterilerle, ilgili diğer kurum ve kuruluşlarla, tedarikçilerle olan iş birliklerinde gerekli hazırlıkların yapılması, ziyaretçilerin ağırlanması, sorumlu olduğu ofisin her zaman düzenli olmasının sağlanması da departman asistanı sorumlulukları arasındadır. Departman asistanı kimdir şeklinde bir soru ile karşılaşıldığında bu sorumlulukların belirtilmesi yeterli olacaktır.

Departman asistanı olmak için ne yapılmalı veya departman asistanı nasıl olunur şeklinde bir araştırma yapıldığında eğitim ve deneyim şartlarının mevcut olduğu görülür. Departman asistanlığı için üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans bölümü tercih edilebilir. Ancak ilgili bölümlerden mezun olma şartının yanı sıra deneyim de önemlidir. Şirketler departman asistanı pozisyonu için adayları değerlendirirken kişisel özelliklerini, sahip oldukları yetkinlikleri ve iş tecrübelerini de gözetirler. Departman asistanı gerek şirket içinde gerekse şirket dışındaki müşteriler, tedarikçiler, kurum ve kuruluşlarla sözlü ve yazılı iletişim kurduğundan etkili iletişim becerilerine sahip olmalıdır. Departman asistanı olarak çalışmayı hedefleyen, bu alanda kendisini geliştirmek isteyen kişilerin söz konusu alanlarda eğitim ve sertifika programlarından faydalanmaları, kendilerine ve kariyerlerine katkı sağlayabilir. Departman asistanı olmak için gerekli evraklar arasında bu eğitimlerden alınan sertifikalar da bulunabilir.

Departman asistanı; hem şirket genelinde, hem de departman içinde ve şirket dışındaki pek çok kurum ve kuruluş ile iletişim halinde çalışması beklenen bir meslek grubudur. Bu nedenle aynı anda birden fazla görevi yerine getirebilme, zamanını verimli yönetme, gerçekçi ve uygulanabilir planlamalar yapabilme, güçlü şekilde yazılı ve sözlü iletişim kurabilme konularında yetkin olması söz konusu pozisyon için başvuru yapan adayları öne çıkarak özelliklerdir. Departman asistanı, iş süreçlerinin sorunsuz ve takvime uygun olarak yürütülmesi için destek sağlar. Bu nedenle departman asistanlarının, çalıştıkları şirketin kültürünü tanımaları ve bulundukları sektöre ait güncel bilgilere sahip olmaları oldukça önemlidir.

Departman asistanı iş başvuru şartları arasında, bilgisayar ve telefon başta olmak üzere tüm ofis araç ve gereçlerinin aktif olarak kullanılması en önemli kriterlerdendir. Departman asistanının sürekli olarak şirket içerisindeki departmanlar ve şirket dışındaki diğer kurumlarla iletişim halinde olması, söz konusu iletişim araçlarını da etkin kullanmasını gerektirir. Bununla birlikte iş başvurusunda bulunduğu şirket özellikle uluslararası alanda faaliyet gösteren bir şirket ise departman asistanının yabancı dil bilmesi önemlidir. Bu açıdan yabancı dilini hem yazılı hem de sözlü olarak akıcı bir şekilde kullanabiliyor olması büyük önem kazanmaktadır. Departman asistanı pozisyonlarının işe alım kriterleri şirketlerin sektörü ve faaliyet alanı gibi çeşitli faktörlere göre değişiklik gösterir. Bununla birlikte departman asistanı pozisyonu için işe alım şartları genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Tercihen ön lisans veya lisans derecesine sahip olmak,
• Ofis araç ve gereçlerini etkin şekilde kullanabilmek,
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmek,
• İlgili alanda belirli bir süre deneyim sahibi olmak,
• MS Office programlarına hakim olmak,
• Etkili iletişim kurabilmek, dil bilgisi kurallarına hakim olmak,
• Yabancı dil bilgisine sahip olmak,
• Planlama ve organize etme becerilerine sahip olmak,

Şirketlerin büyüklüğü, departman sayısı, ürün ve hizmetlerinin niteliği doğrultusunda farklı tecrübe, beceri ve yetkinlikler gerektiğinden departman asistanı maaşları da bu doğrultuda farklılık göstermektedir. Bununla birlikte bir şirkette departman asistanı olarak çalışan ve şirketinin kültürüne hakim, sektörü hakkında bilgili ve araştırmayı seven, şirket içi iş akışlarının yönetilmesinde sorumluluk alan kişiler, zaman içerisinde kendilerini geliştirerek farklı pozisyon seviyelerine ulaşabilirler. Departman asistanı olarak çalışmak isteyen kişiler, Kariyer.net üzerinden departman asistanı iş ilanları seçeneklerini değerlendirebilirler. Kariyer.net filtreleme özelliği sayesinde iş ilanları sektör, çalışma şekli, şehir ve ilçe gibi kategorilere göre listelenebilir. Listelenen iş ilanlarında belirtilen kriterleri inceleyen adaylar, kendilerine en uygun iş ilanına başvuru yapabilirler.