İş hayatında, önem derecesine bakılmaksızın her birimin gizlilik derecesi düşük veya yüksek düzeyde olan bilgi ve dokümanları bulunur. Bu veriler aynı zamanda o kurumun hafızasını, geçmişini ve gelecekte atacağı adımların altyapısını oluşturur. Peki, bu önemli verileri nasıl saklamak gerekir?
Kurum verileri genelde nasıl saklanıyor?
Oldukça önemli sayıda çalışan, verilerini genellikle bilgisayarlarının masaüstünde arşivliyor. Bu durum, genellikle çalışanların süreçleri geliştirirken bireysel hareket etmelerinden veya sistematik bir doküman yapısının kurulmamasından kaynaklanmaktadır. Çoğu zaman iş planındaki takvim süresi nedeni ile veya kurumun işleyişindeki süregelen ilerleyişten kaynaklı belirli bir düzen oluşturulamayabiliyor.
Kurum veya birim içerisinde ortak kullanılan dokümanlarda yapılan değişikliklerin ilgililer tarafından eş zamanlı olarak görüntülenebiliyor olması gerekmektedir. Formlarda yapılan değişikliklerin maille veya fiziki olarak iletiliyor olması kurum içi bilgi akışında ciddi derecede eksikliğe neden olur. Kurum içi bilgi akışındaki her aksaklık ise sürdürülebilir sistematik bir yapının oluşmasını engeller.
Veriler nasıl saklanmalı?
Masaüstünde saklanan her veri, bilgisayarın karşılaşabileceği sorunlar ile birlikte silinme veya zarar görme olasılığını barındırmaktadır. Öyle ki çoğu zaman telafisi güç bir kriz ile karşı karşıya kalınması kaçınılmaz olabilir. Bu nedenle kurumsal hafızanın oluşturulabilmesi için veri saklamada aşağıdaki önerileri sıralayabiliriz;
- Kurum yöneticisi, Kalite birimi veya İnsan Kaynakları öncülüğünde Bilgi İşlem biriminin desteği ile tüm verilerin yedeklenebileceği, birimdeki yetkililerin erişebileceği şekilde dokümanların saklanabildiği bir “Ortak Nokta” planlaması yapın,
- Ortak nokta oluşturulmasının Bilgi Teknolojileri tarafından mümkün olmaması halinde, bu sistemi oluşturan bir program satın alabilirsiniz.
- Online masaüstü sürümü olmayan drive vb. uygulamalar bir bütünlük sağlamayabilir, ama bulut vb. uygulamalar ilk etapta tercih edilebilir.
- Ortak noktaların; yetki bazlı oluşturulabilme, verileri koruyabilmek adına yalnızca kurum internet yapısı ile bağlanılabilme, aktarım olanaklarını sınırlandırabilme gibi imkânları bulunmaktadır.
- Oluşturduğunuz “Ortak Noktayı” tüm birimlerin kullanması için gerekli bilgilendirmeyi yapın ve masaüstünde belge saklanmaması noktasında tavsiyelerinizi birimlere iletin.
Belirtilen önerilerin uygulanması halinde kurum içerisinde verilerin güvenliğine önemli ölçüde katkı sağlayabilirsiniz.
Doküman yönetiminde kalite
Kurumsallaşma sürecinde olan veya kurumsal bir yapıda olup, doküman yönetiminde iyileştirme sürecini planlayan kurumların, kalite çalışmaları çerçevesinde süreci planlaması oldukça işlevsellik sağlayacaktır.
(Tüm form, talep belgeleri, prosedür, yönerge vb. dokümanı ifade etmektedir.)
Doküman yönetiminin kalite kapsamında yürütülmesinin sağlayacağı faydalar;
- Formların Kalite Birimi tarafından kuruma uygun bir şablona uyarlanması,
- Dokümanların yayınlandığını ve yetkililer tarafından kontrol edildiğini ifade eden kalite doküman numarasının alınması,
- Formlarda yapılacak değişikliklerin revizyon numarası ile anında yayımlanması,
- Gizlilik arz eden belgeler için belirli kişilere görüntüleme ve yazdırma yetkisinin tanımlanabilmesi,
- Dokümanların yönetilebilir ve arşivleme esasları doğrultusunda kolay erişilebilir olması.
Kalite yönetimi kapsamında oluşturulan süreçler, sürdürülebilir ve yönetilebilir bir yapının oluşmasına katkı sağlayacağı gibi dışarıya karşı belirli bir sistematik düzenin oluşturulduğu izlenimini de sunacaktır.
Konuk Yazar: İshak YILDIZ / MEF Üniversitesi İnsan Kaynakları Müdür Yrd.
Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz.
