Zamanın hızla aktığını düşünüyorsanız, yalnız değilsiniz! Peki, zaman bu kadar hızlı akıp giderken saatlerimizi en iyi şekilde yönetmek için elimizden geleni gerçekten yapıyor muyuz? İnsan Kaynakları Direktörü Pınar Özçelik, yazımızda anlatıyor.

Son yıllarda neredeyse herkesten, “Günler sanki daha çabuk bitiyor”, “Bir gün 24 saatten daha uzun olmalı”, “Kendime ayıracak zamanım bile kalmıyor!” gibi söylemleri çok fazla duyuyorum. Hatta bir günün 24 saatinin eski zamanlara göre daha hızlı ilerlediğini ispat etmeye yönelik bilimsel araştırmalar da yapılmakta. Bütün bunlar zamanımızın ne kadar kıymetli olduğunu gösteriyor.

İş dünyasında zaman yönetimiyle ilgili aldığımız eğitimlerde zaman=para teorisi de oldukça yaygın olarak geçer. Yanlış zaman yönetiminin önce maddi, yani somut zararları olabildiği gibi (iş yükü artışı, tamamlanamayan işlerin birikmesi, fazla mesailer, vb.) ek olarak enerjisel kayıplara yol açtığını da söyleyebiliriz. (bunalma, iç motivasyonda azalma, iş özel hayat dengesinin bozulması, vb.) Öğrenmek için bu kadar uğraşmamıza rağmen, neden hâlâ zamanımızı etkin şekilde planlayamıyoruz?

Gelin, işin akademik teorilerine girmeden okurken “Bunları biliyoruz” diyebileceğiniz, ama uygulamadığımız için kriz yaşadığımız bir konuyu ele alalım. Zaman yönetiminin en önemli adımı olan “planlama”nın en pratik adımını kısaca gözden geçirelim: Etkin takvim kullanımı!

Takvimlerimizi doğru kullanmak, çok kıymet verdiğimiz zamanın hızından şikayetçi olmamamız için en uygun aksiyon olacaktır. Doğru bir planlama için şu 9 öneriyi inceleyebilirsiniz;

  1. Takvimde kesişmelere izin vermeyin. Bir plan yapmadan mutlaka o saat aralığınızın başka bir etkinlikle kesişmediğine dikkat edin.
  2. Art arda sıkıştırılmış plan yapmayın. Örneğin; 10.00’da biten bir programı, yine 10.00’da başlattığınız başka bir program ile birleştirmeyin.
  3. Plan yaptığınız etkinliğe “gerçekçi süre” belirleyin. Mesela bir saat sürecek bir  toplantıyı, “hızlıca bitiririz” diye düşünerek 20 dakika ayarlama yapmayın. Toplantının gündemine ve kompozisyonuna en uygun süreyi belirleyin.
  4. Planladığınız süre aralığı ile gerçekleştirdiğiniz süreyi kontrol edin. Diyelim ki zamanlamayı doğru ön göremediniz veya planlamış olduğunuz bir toplantı/bir program süresini aştı. Takviminizde “gerçekleşen” süreyi revize ederek, tekrar kaydedin. 09.00-10.00 arası planlamış olduğunuz bir faaliyetin 10.45’te bittiğini varsayalım, takviminizde hemen revizyon yapın ve bitiş saatini güncelleyin.
  5. Uzun süreli programlarınızda/ toplantılarınızda “molalarınızı” planlayın. Kendinizin müdahale edebileceği uzun süreli bir etkinlik planınız var ise bu etkinliğe başlayacağınız zaman molalarınız da belirlenmiş olsun. Böylelikle hem zihinsel hem fiziksel ihtiyaçlara ayırdığımız ara zaman ile  daha verimli bir etkinlik gerçekleştirirsiniz.
  6. Acil bir durum yok ise takviminize sadık kalın. Güne başladığınızda yapacağınız ilk işlerden biri günlük takviminizi kontrol etmek olsun. Unutmayın, başkalarıyla katılacağınız programları “unutmak” size olan “güven” duygusunu da sarsacaktır.
  7. Mutlaka takvimlerinize “hatırlatıcı” ekleyin. Etkinlik saatinden önce hazır olabilmeniz için hatırlatıcı bildirimlerinizi ayarlayın.
  8. Gün içinde takviminizde kendinize özel zaman ayırın. Sadece kendinizi motive edeceğiniz özel boşluklarınız olsun.
  9. Başkalarının takvimine ve zamanına saygılı olun. Beraber program yapmanız gereken kişiler var ise sadece kendinize uygun zaman aralığı konusunda ısrarcı olmayın. Önce bir alternatif sunup uygunluğu konusunda yanıt bekleyin ve mümkünse ortak bir plan için birkaç alternatif sunun.

Konuk Yazar: Pınar Özçelik, Porte İnsan Kaynakları Direktörü

Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz.