İdari İşler Sorumlusu

CARPENTER TEKNİK SÜNGER İZOLASYON SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Company Description

Founded in 1950, Carpenter Co. is the world’s largest vertically integrated manufacturer of polyurethane foams. With a network of more than 70 production facilities, the company serves a global market with high-quality polyurethane chemical solutions, polyester fibers, and insulation materials. Carpenter Co. is driven by innovation and a commitment to enhancing the quality of life through its products. Supported by over 6,500 employees worldwide, the company prioritizes resource stewardship and sustainable practices.

Pozisyonun Amacı

Şirketin idari işler süreçlerinin etkin, düzenli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesini sağlamak; çalışanların ihtiyaçlarına yönelik idari hizmetleri koordine etmek, ofis operasyonlarının sürekliliğini desteklemek ve İnsan Kaynakları süreçlerine operasyonel katkı sağlamak.

Pozisyon; ofis yönetimi, çalışan hizmetleri, tedarikçi koordinasyonu, stok ve demirbaş takipleri ile birlikte İK organizasyonları, çalışan etkinlikleri, raporlama ve çalışan deneyimini destekleyen süreçlerde aktif rol alır. 

Yetkinlikler

• Tecihen üniversitelerin ilgili önlisans veya lisans bölümlerinden mezun
• İdari işler, ofis yönetimi, çalışan hizmetleri veya benzeri alanlarda minimum 3 yıl deneyim sahibi
• MS Office programlarını etkin kullanabilen, özellikle Excel ile raporlama yapabilen
• Organizasyon, planlama ve takip becerileri güçlü
• Güçlü iletişim ve koordinasyon yeteneğine sahip
• Farklı paydaşlarla etkin çalışma ve tedarikçi iletişimi konusunda deneyimli
• Detaylara önem veren, sistematik ve sonuç odaklı çalışabilen
• Aynı anda birden fazla süreci takip edebilen ve önceliklendirme yapabilen
• Gizlilik gerektiren İK süreçlerinde dikkatli ve profesyonel yaklaşım sergileyebilen
• B sınıfı ehliyete sahip ve aktif araç kullanabilen

Görev Tanımı:

İdari İşler: 

• Mutfak personeli, servis firması, sürücüler, güvenlik elemanları, taşeron firmalardan sorumlu olmak
• Güvenlik kameraları ve alarm sistemlerinden sorumlu olmak, periyodik kontrol ve denetim yapmak
• SGK, Vergi dairesi, Belediyeler vb. ilgili kurumlara yapılacak fiziksel başvuruları yapmak ve takibini sağlamak                                                                                                
• İşyeri araçlarının yakıt, kullanım, sigorta, vergi vb. işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak, sistem kaydı ve maliyet raporlarını hazırlamak          
• İşyerinde bakım, tamirat ve tadilat gibi gerekliliklerin tespitini yaparak İK Müdürü'ne iletmek, onay alınan ihtiyacın karşılanmasından sorumlu olmak ve maliyet raporlarını hazırlamak
• Servis araçlarının güzergahları konusunda bilgi sahibi olarak çalışan ihtiyaçları ve maliyetler doğrultusunda planlama yapmak, denetim ve yönetimini sağlamak           
• Personel yemek irsaliyelerini kontrol etmek, imzalamak                                             
• Tüm dış fabrika sahası, idari bina ve mutfak alanlarının temizliği, düzeni ve atık yönetimi süreçlerini sağlamak
•  Gerektiğinde sarf ve endirek malzemelerinin alımını yapmak
•  İSG aksiyonlarına destek olmak, kendi alanlarındaki işleri takip etmek ve İSG uzmanına bilgi vermek.
• Sorumlu olduğu alanlardaki temizlik malzemesi, çay, kahve gibi ihtiyaçların takibini yaparak gerektiği zaman satın alım talebini oluşturmak
• Kırtasiye, iş kıyafeti, güvenlik ekipmanları gibi sarf malzemelerinden sorumlu olmak, stok adetlerini doğru tutmak ve düzenli olarak raporlamak, gerektiğinde eksilen malzemeler için İK Yöneticisi onayıyla sipariş vermek.
• Çalışanların talebi ve şirket uygulamasına göre çalışanlara imza karşılığında iş kıyafetleri, güvenlik ekipmanları ve kırtasiye malzemelerini vermek                       
• Müşteri, banka ve resmi dairelere gönderilecek evrak ve numunelerin elden teslim edilmesini ve/veya kargolayarak online sistemde takip edilmesini sağlamak
• Gelen-giden resmi evrak ve kargoları kontrol edip kayda geçerek ilgili kişilere yönlendirmek                                                                                         
• Şirket organizasyonlarında gerekli operasyonel desteği sağlamak       
• Duyuru panolarının güncelliğini ve düzenini takip etmek
• Firma misafirlerini karşılamak, işyerine geliş ve işyerinden gidişlerine refakat etmek                                                                                                     

İnsan Kaynakları Süreçlerine Destek Sorumlulukları:

• İnsan Kaynakları tarafından yürütülen çalışan etkinlikleri, şirket organizasyonları, iletişim aktiviteleri ve çalışan bağlılığı çalışmalarının planlama ve uygulama süreçlerine destek olmak
• Yeni çalışanların işe başlangıç süreçlerinde; çalışma alanı, ekipman, kart, kıyafet, araç ve diğer operasyonel ihtiyaçların hazırlanmasına destek olmak
• Eğitim organizasyonlarının planlanması, katılımcı takibi, eğitim kayıtlarının güncellenmesi ve raporlanmasına destek olmak
• Çalışan memnuniyeti, bağlılık ve çalışan deneyimi çalışmalarının operasyonel süreçlerinde görev almak
• İK süreçleri kapsamında ihtiyaç duyulan veri toplama, kontrol, takip ve raporlama çalışmalarına destek olmak
• İK aylık raporları ve dönemsel analizler için gerekli operasyonel verilerin hazırlanmasına destek olmak

Raporlama ve Süreç Geliştirme Sorumlulukları:

• İdari işler süreçlerine ilişkin maliyetlerin takip listelerini, kayıtlarını düzenli olarak hazırlanması ve raporlamak.
• Hizmet sağlayıcı performansı, idari işlerle ilgili malzemelerin stok durumu, maliyet takibi ve operasyonel konularda ilgili raporları oluşturmak.