Üst Düzey Yönetici Asistanı

Ezel Kozmetik İthalat ve İhracat Ticaret Sanayi Anonim Şirketi - Dermokil

ÜST DÜZEY YÖNETİCİ ASİSTANI

Şirketimizin üst yönetim ekibinde görev yapan yöneticimizin çalışma süreçlerine doğrudan destek olmak, zaman ve iş akışının etkin şekilde yönetilmesini sağlamak ve yönetim süreçlerinde koordinasyonu güçlendirmek üzereÜst Düzey Yönetici Asistanı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

·         Üst düzey yöneticinin günlük, haftalık ve aylık iş planını ve ajandasını etkin şekilde yönetmek,

·         Toplantı, görüşme ve organizasyonların planlanmasını ve koordinasyonunu gerçekleştirmek,

·         Toplantı öncesi gerekli bilgi ve dokümanları hazırlamak; toplantı sonrasında alınan karar ve aksiyonların takibini yapmak,

·         Yöneticinin e-posta, telefon ve diğer iletişim kanallarını profesyonel biçimde yönetmek,

·         Gelen talepleri önem ve öncelik sırasına göre değerlendirerek gerekli yönlendirmeleri yapmak,

·         Yönetici adına yürütülen işlerin ilgili departmanlar ve paydaşlarla koordinasyonunu sağlamak,

·         Kendisine aktarılan görevlerin takibini yapmak, gelişmeleri raporlamak ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

·         Yönetim tarafından talep edilen rapor, sunum, toplantı notu, yazışma ve dokümanları hazırlamak,

·         Şirket içi ve şirket dışı resmi/profesyonel görüşmelerin organizasyonunu ve takibini gerçekleştirmek,

·         İş seyahatleri, toplantılar, konaklama, ulaşım ve benzeri organizasyonları planlamak,

·         Üst yönetim tarafından yürütülen özel proje ve çalışmaların operasyonel takibine destek olmak,

·         Yönetim ofisi ile şirketin diğer birimleri arasındaki bilgi ve iletişim akışını etkin biçimde yönetmek,

·         Gizli ve kritik nitelikteki bilgi, belge ve yazışmaların güvenliğini ve gizliliğini sağlamak,

·         Gerektiğinde yöneticinin temsilini destekleyecek şekilde şirket içi ve dışı iletişim süreçlerinde görev almak,

·         Yöneticinin zamanını daha verimli kullanabilmesi amacıyla iş süreçlerini sürekli geliştirmek.

Aranan Nitelikler

·         Üniversitelerin tercihen Yönetici Asistanlığı, Büro Yönetimi, İşletme, İktisat, Halkla İlişkiler, İletişim veya ilgili bölümlerinden mezun,

·         Tercihen üst düzey yönetici asistanlığı veya benzer pozisyonlarda en az 3–5 yıl deneyimli,

·         Üst yönetim çalışma kültürüne ve profesyonel iş disiplinine hâkim,

·         MS Office programlarını etkin kullanabilen, özellikle Word, Excel ve PowerPoint konusunda yetkin,

·         Ajanda, toplantı ve iş takibi konusunda güçlü,

·         Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerileri gelişmiş,

·         Aynı anda birden fazla işi yönetebilen ve doğru şekilde önceliklendirebilen,

·         Güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip,

·         Temsil kabiliyeti ve profesyonel duruşu güçlü,

·         Diksiyonu düzgün ve iletişim dili kurumsal standartlara uygun,

·         Gizlilik gerektiren konularda yüksek sorumluluk bilincine sahip,

·         Takipçi, disiplinli, düzenli ve sonuç odaklı,

·         Problem çözme ve inisiyatif alma yeteneği gelişmiş,

·         Yoğun ve değişken iş temposuna uyum sağlayabilen,

·         İş süreçlerinde detaylara önem veren ancak öncelikleri de doğru belirleyebilen,

·         Gerektiğinde yöneticinin çalışma düzenine uyum sağlayabilecek esnekliğe sahip,

·         Tercihen İngilizce bilgisi mevcut olması.

Yetkinlikler

Bu pozisyonda başarılı olacak adaydan özellikle aşağıdaki yetkinliklere sahip olması beklenmektedir:

Planlama ve Organizasyon
İşleri önceliklendirebilme, zamanı etkin kullanabilme ve değişen gündemlere hızlı şekilde uyum sağlayabilme.

Takip ve Sonuçlandırma
Verilen bir görevi yalnızca başlatmak değil, süreci takip ederek sonuçlandırmak ve gerektiğinde ilgili kişileri zamanında bilgilendirmek.

İletişim ve Temsil
Şirketi ve yöneticisini profesyonel şekilde temsil edebilmek; farklı seviyelerdeki kişi ve kurumlarla sağlıklı iletişim kurabilmek.

Gizlilik ve Güvenilirlik
Yönetim seviyesinde paylaşılan ticari, finansal, operasyonel ve kişisel nitelikteki bilgilerin gizliliğini koruyabilmek.

İnisiyatif ve Öngörü
Yöneticinin ihtiyaçlarını önceden fark edebilmek, olası sorunları ortaya çıkmadan önce öngörebilmek ve çözüm alternatifleri geliştirebilmek.

Detaylara Hâkimiyet
Yoğun iş akışı içerisinde tarih, saat, kişi, doküman ve süreç detaylarını hatasız şekilde yönetebilmek.

Başvuru

Başvurular gizlilik içerisinde değerlendirilecek olup, pozisyonun gereklilikleriyle örtüşen adaylarla görüşme süreci başlatılacaktır.

Pozisyon Bilgisi

Pozisyon: Üst Düzey Yönetici Asistanı
Çalışma Şekli: Tam Zamanlı
Lokasyon: İstanbul / Kağıthane