Ofis Asistanı

Gizli Firma

Resepsiyonist & Ofis Asistanı

Departman: İnsan Kaynakları | Lokasyon: Ataşehir  |Çalışma Şekli: Tam zamanlı

Pozisyon Özeti

Global bir şirketin Ataşehir'deki merkez ofisinde görev alacak Resepsiyonist & Ofis Asistanı, şirketin ilk temas noktası olarak misafirleri ve telefon trafiğini karşılarken, ofis operasyonlarının, tedarikçi hizmetlerinin ve idari süreçlerin düzenli ve verimli şekilde yürütülmesini sağlayacak.

Görev ve Sorumluluklar

• Şirkete gelen misafirleri karşılamak, ilgili birimlere yönlendirmek ve ağırlamak; ziyaretçi kayıt süreçlerini ve ofis giriş kartlarının tanımlama/iptal işlemlerini yönetmek.
• Şirkete gelen telefon aramalarını profesyonel şekilde karşılayarak ilgili birimlere yönlendirmek ve dahili iletişim listelerinin güncelliğini sağlamak.
• Toplantı organizasyonlarını planlamak; toplantı odalarının rezervasyon, düzen ve ikram süreçlerini yürütmek.
• Şirket etkinliklerinin, misafir ağırlama ve özel transfer süreçlerinin organizasyonunu sağlamak.
• Gelen ve giden resmi evrak, kargo ve posta süreçlerini takip ederek ilgili kişilere ulaştırmak; ofis kurye hizmet alımını yönetmek.
• Ofisin noter işlemleri ile Belediye, Kaymakamlık, Ticaret ve Sanayi Odası gibi kurumlar nezdindeki resmi işlemlerini yürütmek.
• Kırtasiye, ofis ve ikram malzemelerinin tedarik, sipariş ve stok süreçlerini organize etmek; ofis demirbaş envanterini güncel tutmak.
• Çalışanların kartvizit taleplerini karşılamak ve basım sürecini yönetmek.
• Ofis temizlik hizmetlerini ve mutfağın günlük işleyişini koordine etmek; hijyen, düzen ve hizmet kalitesinin şirket standartlarına uygunluğunu takip etmek.
• Bağlı çalışan Ofis Destek Personelinin görev dağılımını, çalışma ve izin planlamasını yapmak; performansını takip ederek geri bildirimde bulunmak.
• Klima, su sebili, yangın sistemi ve elektrikli ekipmanların periyodik bakım süreçlerini yönetmek; ofis peyzaj sürecini yürütmek ve gerekli satın alımları yapmak.
• Acil durum planları, yangın tatbikatları ve ilk yardım malzemelerinin takibi konularında İş Sağlığı ve Güvenliği birimi ile koordineli çalışmak.
• Yeni işe başlayan çalışanların personel servis güzergahlarını düzenlemek, işten ayrılanların giriş kartı ve servis kaydı gibi kapanış işlemlerini yürütmek.
• Personel servis firması ile aylık mutabakat yapmak; kira, aidat, otopark, kuru temizleme ve diğer ofis giderlerine ilişkin faturaları işleme alarak takip etmek.
• Satış departmanının seyahat siparişlerini oluşturmak ve ilgili faturaların takibini yapmak.
• Ofis giderlerine ilişkin bütçenin hazırlanmasına destek olmak, gerçekleşmeleri aylık takip etmek; tedarikçi sözleşmelerinin süre ve yenileme tarihlerini izlemek.
• Vefat, düğün, açılış gibi özel günlerde çiçek ve çelenk taleplerini; yılbaşı ve bayram dönemlerinde kurumsal hediye süreçlerini yönetmek.
• Ofis içi düzenin ve ortak kullanım alanlarının korunmasını sağlamak; yönetim tarafından verilen diğer idari görevlere destek vermek.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden ön lisans veya lisans mezunu
• Resepsiyon, ofis yönetimi veya idari işler alanında en az 2 yıl deneyim
• İyi derecede İngilizce (sözlü ve yazılı)
• MS Office uygulamalarına (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) hakimiyet
• Resmi yazışma kurallarına hakim
• Tercihen tedarikçi yönetimi ve fatura takibi deneyimi
• Erkek adaylar için askerlik hizmetini tamamlamış veya muaf olmak

Yetkinlikler

• Güler yüzlü, güçlü iletişim ve temsil becerisi
• Planlama, önceliklendirme ve zaman yönetimi
• Detay odaklılık ve düzenli çalışma alışkanlığı
• Gizlilik ve güvenilirlik
• Aynı anda birden fazla işi yönetebilme
• Proaktif ve çözüm odaklı yaklaşım
• Takım çalışmasına yatkınlık