İdari Sekreter

HBZ HOLDİNG

İdari Sekreter

Menderes İTOB Organize Sanayi Bölgesinde bulunan fabrikamızın günlük operasyonlarını destekleyecek ve yöneticimizin iş süreçlerini organize edecek “idari sekreter” arayışımız bulunmaktadır.

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun (tercihen Büro Yönetimi, Sekreterlik vb.)
• Benzer pozisyonda en az 3 yıl deneyimli
• Tercihen iyi düzeyde İngilizce bilgisine sahip
• Bilgisayar ve klavye kullanımı iyi ve hızlı
• MS Office programlarını (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) etkin kullanabilen
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü
• Takım çalışmasına yatkın
• Planlama, organizasyon ve takip yeteneği gelişmiş
• Dikkatli, düzenli ve sorumluluk sahibi
• Gizlilik ve temsil yeteneğine sahip
• Güler yüzlü, diksiyonu düzgün ve prezantabl
• Zaman Yönetimi, planlama, koordinasyon ve organizasyon becerisine sahip

İş Tanımı

• Gelen ziyaretçilerin güler yüzle karşılanması ve yönlendirilmesi
• Gelen ve giden evrakların takibi
• Telefon, e-posta ve yazışmaların takibi ve yönlendirilmesi
• Kargo-posta trafiğinin yönetilmesi
• Toplantılar ve etkinlikler için gerekli araştırmaları ve hazırlıkları yapmak
• Yönetici ajandasının yönetilmesi, toplantı ve randevuların organize edilmesi
• Toplantı notlarının alınması ve raporlanması
• Dosyalama ve evrak takibinin yapılması
• Tüm seyahat organizasyonlarının yapılması (uçak bileti, otel rezervasyonları, vize, pasaport, seyahat sigortası vb.)
• Yöneticinin iş süreçlerini takip edip yönetilmesi
• İhtiyaç duyulan araştırma, rapor, metin ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak,
• Gerekli durumlarda çay, kahve, ikramlık servisi yapmak
• Gelen misafirlerin karşılanması, ağırlanması ve yönlendirilmesini kurum değerlerine ve standartlarına uygun bir şekilde gerçekleştirmek

* Yalnızca Gaziemir, Menderes ve Torbalıya servisimiz mevcuttur. İzban ile ulaşımlarda yol ücreti ödenmektedir.