İdari Asistan

İhsan Doğramacı Bilkent Üniversitesi

Üniversitemiz Hukuk Fakültesi bünyesinde İletişim Tasarımı/Grafik Tasarım bölümü mezunu İdari Asistan aramaktayız.

İŞ TANIMI

·       Fakültenin diğer birim ve kurumlarla olan yazışmalarını gerçekleştirmek, takip etmek ve birim yöneticilerine geri bildirim vermek.

·       Fakültenin öğrenci işleri, personele yönelik özlük ve idari işleri hakkındaki ilgili mevzuat, yönetmelik ve prosedürlere hâkim olmak, bu konuda ilgili kişilere bilgi ve destek vermek, işlemlerin bunlara uygun yürütülmesini sağlamak.

·       Kurumsal kimliğine uygun şekilde; etkinlik, sosyal medya ve Fakülte web sitesi için içerik ve metin oluşturmak, web sitesini güncellemek, yeni web sitesi oluşturmak, görsel tasarım yapmak; paylaşımları yönetmek, eş zamanlı olarak güncellemek; metin yazarlığı, editörlük ve içerik geliştirme süreçlerini yürütmek.

·       Bilimsel proje yürütücülerine teknik destek sağlamak.

·       Kurul toplantıları, seminer, toplantı vb. etkinlikleri planlamak, ihtiyaç duyulan hizmetleri temin etmek, etkinliğe katkı verecek birimleri koordine etmek, işleyiş için gerektiğinde bilgisayar, yazıcı, projeksiyon kurulumu desteği sağlamak, fotoğraf çekmek veya teknik destek ekipleri ile iletişime geçmek.

·       Fakültenin öğrenci işleri, özlük işleri, satın alma ve yazışma gibi süreçlerinde kullanılan yazılımları etkin şekilde kullanabilmek, etkinlik organizasyonları ve projeler kapsamında malzeme ve hizmet alımlarında ilgili birimlerle görüşmek ve süreci yürütmek.

·       Yabancı uyruklu öğrencilerle, personel ve yurt dışındaki kurumlarla yazılı ve sözlü iletişim kurmak, birim içi duyuruları Türkçe ve İngilizce olarak yayınlamak.

·       Fakültenin yıllık eğitim ve faaliyet planını yöneticisi ile koordineli olarak oluşturmak, plana göre kullanılacak derslik, salon ve amfileri belirleyen planları ve duruma uygun değişiklikleri yapmak.

·       Fakültenin malzeme ve hizmet alımlarında ilgili birimlerle görüşmek ve süreci yürütmek.

·       Fakültenin faaliyet ve eğitim planlarıyla dekanın ajandasını, telefon görüşmelerini ve randevularını takip etmek.

ARANAN NİTELİKLER

·       Üniversitelerin İletişim Tasarımı/Grafik Tasarım bölümünden en az lisans düzeyinde mezun olmak.

·       İdari işler, belirli bir mevzuat çerçevesinde hizmet sunumu veya etkinlik düzenlenmesi gibi işlerde iş tecrübesine sahip olmak.

·       Yazılı ve sözlü iletişim kurabilecek ileri düzeyde İngilizce yabancı dil bilgisi ve kullanım deneyimine sahip olmak.

·       Yazışma, raporlama ve sunum amaçlı olarak ofis programlarını ve tasarım amaçlı bilgisayar programlarını iyi düzeyde kullanabilmek.

·       Erkek adaylar için askerlikle ilişiği bulunmamak.

Çalışma Düzenine İlişkin

Pozisyonun niteliği gereği görev ihtiyaçlarına bağlı olarak dönemsel biçimde esnek çalışma saatlerine uyum sağlanması beklenmektedir.

Üniversitemiz, çalışanları ve kampüs kullanıcıları için dumansız bir çalışma ve yaşam alanı sunmayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda kampüs sınırları içerisinde sigara ve tütün ürünlerinin kullanımına izin verilmemektedir.