Ön Büro Resepsiyon Sorumlusu

JW Marriott Istanbul Marmara Sea

Görevin Sorumlulukları

·         Misafirler/konaklayanlar/ziyaretçiler için ulaşım (örn. taksi, servis otobüsü) ayarlamalarını yapmak ve önceden iletilen ulaşım taleplerini gerektiği şekilde kayda geçirmek.

·          Misafirlere otel olanakları, hizmetleri ve çalışma saatleri ile yerel ilgi alanları ve aktiviteler hakkında yol tarifi ve bilgi sağlamak

·         Misafir çağrı, talep ya da sorunlarının çözümlenmesi için, gerektiği şekilde, uygun kişi ya da bölümle (örn. Misafir Geliş Görevlisi (Guest Arrival), Resepsiyon (Front Desk), Kat Hizmetleri (Housekeeping), Mühendislik (Engineering), Güvenlik/Kayıp Önleme (Security/Loss Prevention) iletişime geçmek.

·         Misafir talep ya da sorunlarının, misafir memnuniyetini sağlayacak şekilde karşılanıp karşılanmadığının ya da çözümlenip çözümlenmediğinin takibini yapmak.

·         Umuma açık alanlardaki teknolojik cihazlara (örn. televizyon, uzaktan kumanda, bilgisayar, internet, oyunlar vb.) erişimi yönetmek ve temel düzeyde arıza ve sorun giderme yardımı sunmak ya da bu konuda yaşanan sorunları, gerektiği şekilde, uygun kişi ya da bölüme (örn. Mühendislik (Engineering), Güvenlik/Kayıp Önleme (Security/Loss Prevention) yönlendirmek.

·         Özel etkinlikler ve aktiviteler de dahil olmak üzere otel ve çevresindeki olanaklar hakkında bilgi toplamak, bunları özetlemek ve kullanmak.

·         İlgili ayarlamaları yaparak ya da uygun sağlayıcıları belirleyerek, misafirlerin özel düzenleme, ayarlama ya da hizmet taleplerine (örn. ulaşım, din hizmetleri, çocuk bakımı, kuru temizleme, eğlence/spor etkinlikleri, alışveriş) yanıt vermek.

·         Kat Hizmetleri (Housekeeping) için oda durumundaki değişiklikleri (örn. erken çıkış, geç çıkış, oda transferi, beklenmedik konaklamalar) takip etmek.

·         Geliş yapacak gruplara ilişkin giriş/kayıt öncesi prosedürlerini organize ve koordine etmek.

·         Hızlı çıkışlar, gecikmiş ve ihtilaflı ücretlerin çözümlenmesi, hesabın kapatılması, oda anahtarının alınması ve konuktan konaklama deneyimi hakkında yorum talep edilmesi dahil olmak üzere, tüm çıkış işlemlerinin gerçekleştirilmesi.

·         Otel politika ve prosedürlerine uygun biçimde rezervasyonları bilgisayar sisteminde (örn. Fidelio, PMS, FOSSE, OPERA) teyit ederek, misafir kimliğini doğrulayarak, ödeme şekli talep ederek, oda tahsisini gerçekleştirerek ve oda anahtarını teslim ederek, tüm misafir giriş işlemlerini gerçekleştirmek.

·         Oda anahtarını teslim etmeden önce geçerli bir yöntemle (örn. kredi kartı, nakit) ödemeyi almak.

·         Misafirlere, oda müsaitlik durumuna göre, rezervasyonsuz oda/konaklama satışı yapmak.

·         Misafirlere ilişkin faturalamaları doğrulamak ve düzeltmek.

·         Oda ücretleri, nakit ödemeler, çekler, banka kartı ya da kredi kartıyla yapılan ödemeler gibi tüm ödeme türlerine ilişkin işlemleri yapmak.

·         Düzeltme fişleri, nakdi ödemeler, tashih fişleri ve çeşitli ücretlere ilişkin işlemleri yapmak.

·         Vardiya sonunda kasa sayımı yapmak ve kasa mevcudunu güvenceye almak.

·         Muhasebe şart ve gerekliliklerine göre bakiye tespiti ve teslimi yapmak.

·         Bilgisayar sistem arızasının yaşandığı durumlarda, manüel onayları (provizyonları) almak ve tüm Muhasebe prosedürlerine uygun hareket etmek.

·         Vardiya başlangıcında kasa mevcudu sayımı yaparak tutarların doğru olduğundan ve yeterli para üstü tutarının mevcut olduğundan emin olmak.

·         EMEA Resepsiyon (Front Desk) Kasiyerliği SOP'lerinde tanımlanan tüm gereklilik ve görevleri yerine getirmek.

·         Marriott Kasiyerlik Sorumlulukları/Küçük Kasa Fonu ve Kasiyer Fazlalığı/Eksikliği SOP’leri içerisinde yer alan gerekliliklere uymak.

·         Günlük raporlar (gelen, ayrılan misafir sayısı) oluşturmak, her türlü özel talepleri tespit etmek ve raporların doğruluğunu kontrol etmek.

·         Kredi kartı onay (provizyon) raporunu oluşturmak ve uygunsuzluk kontrolü yapmak.

·         Bölüm Amirinin yokluğunda, vardiya kayıtlarını/günlük not defterlerini incelemek ve ilgili bilgileri kayıt defterlerine kaydetmek.

·         Acil durumlarda tüm misafirlerin kaydının bulunması doğrultusunda acil durum listelerinin çıktısını almak.

·          Vip giriş yapacak misafirlerin takibini yapar, odalarına eşlik eder ve oda ikramlarını takip eder.

·          Kendisine verilen görevleri doğru şekilde alır, kaydetmek ve aktarmak

·          Tüm misafirleri JW Marriott standartlarına göre karşılar, misafirlerin ihtiyaçlarını önceden tahmin etmek ve aksiyon almak

·          Misafirlere sıcakkanlı bir biçimde teşekkür etmek.

·          Açık ve profesyonel bir dil kullanarak başkalarıyla konuşmak; uygun görgü kurallarını kullanarak telefonlara cevap vermek

·          Başkalarıyla olumlu çalışma ilişkileri geliştirmek ve sürdürmek; ortak hedeflere ulaşmak

·          Konukların ihtiyaçlarını daha iyi anlamak için soru sormak ve konuk tercihlerini izlemek/dinlemek ve mümkün olduğunda onlara göre hareket etmek de dahil olmak üzere misafirlerin hizmet ihtiyaçlarını tahmin etmek.

·          Konukların hizmet ihtiyaçlarını profesyonel, olumlu ve zamanında karşılamak.

·          Konuklara gerçek bir takdirle teşekkür etmek ve sevgi dolu bir veda sağlamak.

·          Mümkün olduğunda konuğun adını kullanarak her bir konuğu bir gülümseme, göz teması ve samimi bir sözlü selamlama ile karşılar ve kabul eder.

·          Uygun iletişimi sağlar ve misafir hizmetini gerçekleştirmek için diğer çalışanlara yardımcı olur.

·          Bağlı bulunduğu üst yönetimce görev kapsamı ile ilgili olarak talep edilen sair işleri de yapar.