Sekreter

PROFİL METAL

1      Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen telex/fax mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak,

2      Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,

3      Şirket içi, acil, ilişkide olunan kişi/firmaların telefonlarını içeren bir telefon fihristi tutmak ve bu fihristi güncelleştirerek ilgili personele dağıtmak,

4      Şirketin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak ve yürütmek, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere göndermek,

5      Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak,

6       “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,

7      İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb... bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak,

8      Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde İnsan Kaynakları ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,

9      Bölümlere fotokopi desteği sağlamak,

10   İşyerine gelecek veya seyahat edecek personel için seyahat vasıtası ve konaklama rezervasyonlarını yapmak, ilgili organizasyonları takip etmek,

11   Personelin oturma/çalışma izinlerinin alınmasında, pasaport ve vize işlemlerinin yapılmasında İnsan Kaynakları ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,

12   Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,

13     Yöneticilerinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak

14     İmza ve havale edilen yazı ve dosyalan ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların giriş-çıkış kayıtlarını tutmak, arşivlemek

15   Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak