Yönetici Asistanı

Sakarya İz Reklam Matbaa, Serigrafi, Bilgisayar San.Tic.Ltd.Şti.

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

• Üniversitelerin ilgili bölümünden mezun,
• Araştırma, planlama ve takip becerilerine sahip,
• Problem çözme, sonuç odaklı olma ve stratejik düşünme becerilerine sahip,
• Zaman yönetiminde etkili, planlı ve disiplinli,
• Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü olan, insan ilişkileri kuvvetli,

Sakarya’da ikamet eden.

İŞ TANIMI

• ’’ Kıymetli evrak’’ tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek ya da göstermemek,
• Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
• Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
• Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak,
• Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
• Gelen-Giden evrakları (kargo, posta, elden teslim, fax, mail) takip ve kayıt etmek, gelen evrakları ilgili departmanlara/ kişilere teslim etmek,
• Yazışmaları yönetmek, gelen aramaları yönlendirmek, Gelen e-postalara yetkisi dahilinde cevap yazmak,
• Microsoft Outlook sistemini kullanarak mail trafiğini yönetmek ve yazışmaları koordine etmek,
• Santrale bağlanan tüm gelen çağrıları karşılamak, ilgililere yöneltmek, notlarını ilgili kişilere iletmek,
• Toplantı ve organizasyon planlamalarını yapmak,
• Toplantı salonu rezervasyonlarını yapmak ve toplantı ekipmanlarının tedarikini sağlamak,
• Yönetim kurulu üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,
• Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak,
• Ofis ziyaretine gelen misafirleri karşılamak,
• Yöneticiler ve Tüm çalışanlar için idari destek sağlamak (uçak bileti rezervasyonu, yurt içi/yurt dışı seyehatlerin planlanması, Yurtiçi/Yurdışı otel konaklama, araç kiralama, ticari vize-pasaport işlemleri, seminer ve davet organizasyonları, toplantı daveti gönderimi ve LCV takibi vb.)
• Üst Düzey yöneticilerin pasaport ve vize işlemleri organize etmek
• Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak,
• Üst Düzey yöneticilerin özel iş ve istek takibini yapmak ve ilgilenmek,
• Üst Düzey yöneticilerin araç takibini yapmak,
• Şubeye ilişkin makbuz, fatura vb. matbu evrakların basılmasını sağlamak,
• Kasa takibini yapmak,
• Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama, doğum vb. durumlarda belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,
• Kaizen süreç takibini yapmak,
• Gerekli durumlarda diğer bölüm ve görevlere destek olmak.