Bölüm Sekreteri

T.C. İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi İşletme ve Yönetim Bilimleri Fakültesi Bölümleri bünyesinde istihdam edilmek üzere;yükseköğretim kurumlarında bölüm sekreterliği, büro yönetimi ve idari evrak takibi konusunda deneyim sahibiBölüm Sekreteri istihdam edilecektir.

Pozisyon; Yükseköğretim Kanunu (2547), üniversite iç yönetmelikleri ve resmi yazışma usullerine ilişkin mevzuata uygun çalışma disiplinini gerektirmektedir.

ARANAN NİTELİKLER

• En az Lisans (tercihen Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler, İşletme veya ilgili bölümlerden) mezunu olmak,

·        Üniversitelerin idari birimlerinde veya bölüm sekreterliği pozisyonunda en az 1-2 yıl deneyim sahibi olmak,

·        EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve üniversite öğrenci otomasyon sistemlerine hâkim veya hızlı öğrenme kabiliyetine sahip olmak,

·        MS Office programlarını (Word, Excel, PowerPoint) ileri düzeyde kullanabilmek,

·         Sözlü ve yazılı iletişim becerileri yüksek, kurum kültürünü temsil edebilecek temsil yeteneğine sahip olmak,

·        Dosyalama, arşivleme, planlama ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş olmak,

·        Öğrenci ve akademik personel ile ilişkilerde çözüm odaklı, güler yüzlü ve takım çalışmasına yatkın olmak,

·        Orta derecede İngilizce bilen (Yabancı uyruklu öğrenci ve öğretim elemanlarıyla iletişim kurabilen ve anlayabilen),

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

·        Bölüm Başkanlığı ile Fakülte Dekanlığı arasındaki resmi yazışma, bilgi ve belge akışını EBYS üzerinden zamanında ve eksiksiz yürütmek,

·        Bölüm kurulu ve komisyon toplantılarının gündemini hazırlamak, karar tutanaklarını yazmak, imzaya sunmak ve arşivlemek,

·        Fakülte ve Bölümler arasında koordinasyonu sağlamak,

·        Haftalık ders programları, sınav takvimleri ve derslik tahsislerinin koordinasyonuna destek vermek,

·        Öğrenci dilekçe, mazeret, staj ve muafiyet formlarını teslim alarak ilgili süreçleri takip etmek ve sonuçlandırmak,

·        Bölüm bünyesindeki öğretim elemanlarına idari ve büro işlerinde sekretarya desteği sağlamak,

·        Bölüme gelen telefon, e-posta ve fiziki ziyaretçi trafiğini yönetmek, ilgili kişileri doğru birimlere yönlendirmek,

·        Bölümün evrak, envanter ve arşiv düzenini mevzuata uygun şekilde muhafaza etmek.